プロセス マッピングはビジネスの成功にどのように役立つか

プロセス マッピングとは何か 

プロセス マッピングは、ビジネス プロセス、またはこの先のワークフロー内のイベントの順序を定義し、多くの場合はビジュアル表現であるプロセス フロー図の作成に役立ちます。結果として、リーダーおよびプロジェクト マネージャーはプロセス マップを使用して、チームをまとめ、メンバーがプロジェクトのどこに配置されているか、また、自分の作業が他のメンバーにどのように影響するかを理解しやすくして、最終結果へと導くことができます。  

プロセス マップは、一般に、新しいプロセスを定義するか、既存のプロセスを文書化あるいは改善します。プロセス マッピング ソフトウェアを使用すると、誰でもプロジェクトのビジュアル表現を作成できます。  

プロセス マッピングの利点  

プロジェクトを最初から最後まで視覚的に把握して、理解できれば、効率性を改善できる分野をすばやく特定できます。また、プロセス フロー図は、次のような点で役に立ちます。 

  • プロセスの文書化を実現する 
  • 最初から最後までプロジェクトを視覚的に表示する 
  • リーダーが一目で理解できる詳細をビジュアルに共有する 
  • 複雑性や冗長性などの未知の要素を強調する 
  • 分かりやすい記号を使用して、プロセスを複数のステップに分割する 
  • チーム メンバーの相互接続を示して、より有意義な対話を実現させる 
  • 参照の枠組みをチームに提供する  
  • 潜在的な問題と解決策を強調する 
  • より多くの情報に基づく決定を可能にする 
  • 新しいプロジェクトが発生するたびに、利用、再利用および別用途での使用が可能なフロー チャートのライブラリを作成する 
  • より戦略的な質問を投げかけ、答えを出す  
  • より良い製品とサービスをクライアントに提供する 
  • コンプライアンスおよび監査の文書化を実現する  
  • 品質管理システム (QMS) 

プロセス マッピングの使用方法

産業環境、オフィス、倉庫、またはヘルスケア施設のどこで働く場合でも、プロセス マッピングはチームが物事の仕組みと自分の立場を理解するのに役立ちます。これらの利点は仕事への愛着と意義を実感させます。プロセス マッピングの 2 つの利用法を見て、どちらが自分のプロジェクトに適しているか判断してみましょう。  

プロセス フロー 

プロセス フロー図には、プロジェクトまたは産業の主要コンポーネント間の関係が示されます。標準や手順の確立に役立ち、タスクのガイドとして使用できます。さらに、チームがワークフローの各ステップを決められた順序で行うようにできます。  

プロセス フロー図は、プロセスを文書化、改善、または新しいプロセスをモデル化します。プロセス フロー図がプロセス マッピング ソフトウェアで作成されるときには、クリックすると展開する記号を含めて、プロセスの各フェーズの詳細を示すことができます。したがって、タスクを含んだワークフローやビジネス フロー チャートを作成する前に、プロセス全体をフロー図にした方がよいでしょう。 

イメージ プロセス フロー チャート
イメージ プロセス フローの例

ビジネス プロセス 

ビジネス プロセス マッピングは、プロセスの詳細を明らかにします。プロセスの終了に達するために必要なことを最初から最後まで示します。手順には、関与する必要があるユーザー、しなければならないこと、しなければならない時期、およびタスクを完了する方法が含まれます。より大きな目標を目指すべき理由とインサイトをチーム メンバーに与えます。彼らの役割、彼らがプロセスにとって不可欠な理由、チームが協力してプロジェクトを完了する方法を示します。  

すべてのプロセス マッピング図と同様、ビジネス プロセス マッピングも途中のタッチポイントを示す記号を使用し、それらの記号を展開して詳細を示すことができます。 

ビジネス プロセス フロー チャート
ビジネス プロセス チャートの例

プロセス マッピングの種類  

さまざまなビジネスとさまざまなプロセスには、それぞれ独自のニーズがあるため、同じスタイルのプロセス フロー チャートを使いまわすのは、おそらく、ツールの最善の利用方法ではありません。したがって、より特化したニーズのために、複数の種類のプロセス マッピングがあります。さまざまな種類のプロセス マッピングを見て、自分のプロジェクトに適したものを判断してみましょう。  

詳細プロセス マッピング 

詳細プロセス マッピングは、プロセス マップという形でプロジェクトのミニチュアを提示します。プロセスの完了に必要な入力、出力、指標、人材を含めて、正確なステップに対する技術的な視点を提供することにより、混乱を軽減し、依存関係を示し、待ち受けているものに対するチームの心の準備 (また、プロジェクト開始後の集中力の維持) を容易にできます。詳細プロセス マップは、通常、ハイレベル、メイン、またはプライマリ プロセス マップにリンクします。  

ドキュメント プロセス マッピング 

ドキュメント プロセス マッピングは、プロジェクトの入力と出力を定義します。各ステップで必要な情報と、プロジェクトに関連する出力 (または有形の品目やサービス) の概略を示すことにより、チームが仕事の上で必要とするものや、最終結果がどのようなものになるかが理解しやすくなります。ドキュメント プロセス マップを詳細プロセス マップに追加すると、作業に影響する変数や決定が明確になります。  

ハイレベル プロセス マッピング 

ハイレベル プロセス マップは、組織のプロセスと目標の概要を示します。プロジェクトについては、代表者が必要な部門と部門内の役割を簡単に指定できます。プロセス マッピング ソフトウェアを使用している場合、各部門または役割をクリック可能にして、プロジェクトの必要に応じて詳細を表示できます。 

レンダード プロセス マッピング 

現在と未来のプロセスの概略を示すことによって、組織やプロジェクトの仕組みの鳥瞰図を得ることができます。この概要により、作業を合理化する新しい方法を見つけ、重要な利害関係者や接続点を識別し、仕事上の関係を改善し、チームの時間と才能を活用できるプロセスを作成することができます。  

スイムレーン / 機能横断型プロセス マッピング 

スイムレーンまたは機能横断型プロセス フロー図では、プロジェクトに関与する部門を識別して、プロセスを複数のステップに分割し、それらのステップを担当部門のレーンに配置することができます。これはプロセスを新しい方法で捉えて、改善できる分野を見つけ、プロセス内の現実または潜在的なギャップやオーバーラップを特定して、事前に計画できる優れた手段です。 

付加価値チェーン プロセス マッピング 

チームにプロセスの概略を示したいとき、付加価値チェーン プロセス マッピングが役に立ちます。つながっていないボックスでなる簡単なマップであり、プロセスを一目で視覚化できます。そうすることにより、プロジェクトに含める必要がある主な関係者を理解し、プロジェクトの大まかなフローを把握できます。 

バリュー ストリーム プロセス マッピング 

バリュー ストリーム マッピングは、製品またはサービスの提供に必要なステップを図示し、分析し、改善するために使用される手法です。この手順は、無駄を発見してなくすのに特に有用です。リーン方法論の主要部分である VSM は、原点から顧客への提供までのプロセス ステップと情報のフローを見直します。通常、消費者向けの有形財を生産する企業で使用されます。  

活動プロセス マッピング 

活動プロセス マッピングは、バリュー ストリーム マッピング ツールであり、プロセス内の付加価値活動と非付加価値活動を示します。これらの活動がどこで発生するかを容易に示すことができ、以前にはなかった価値を付加できる関係者間のシナジーの特定に役立ちます。 

ワークフロー プロセス マッピング 

“フロー”形式でプロセス図を作成するときには、統一モデリング言語 (UML) 記号は含めません。代わりに、情報表記や語句を使用します。UML 記号を理解できない人や記号より語句を好む人とコミュニケーションを取るときの優れたソリューションです。  

ビジネス プロセス マッピングには時間がかかりますが、その価値はあります。チーム全員にビジョン、プロセスとタスク、または物事の仕組みのより深い理解を与えることによって、明確な境界を設定し、役割と責任の概要を示し、いつ何をしなければならないかを全員に理解してもらえます。また、プロセス マッピングが有形の成果物を生産するビジネスにのみ適しているとお考えでしたら、ぜひご再考ください。 

2018 年、アメリカ国立医学図書館とアメリカ国立衛生研究所はヘルスケアにおけるプロセス マッピングの重要性に関する記事を発行しました。そのレポートによると、プロセス マッピングは次のような点で医療従事者の役に立っています。  ​ 

  • 共通認識を得る 
  • 改善の機会を識別する 
  • プロジェクト関係者を招く  
  • プロジェクトの目的を定義する 
  • プロジェクトの進捗状況を監視する 
  • 学習 
  • 共感を高める 
  • 簡単なプランニング手法を得る  

したがって、ソフトウェア開発、ヘルスケア、建設プロジェクト、マーケティングなど、管理するビジネスの種類に関係なく、プロセス マッピングはよりスマートで順調に仕事を進めるのに役立ちます。また、共通のビジョンのもとでチームの共同作業をサポートし、全員が会社とクライアントのために全力を尽くせるようにします。詳細については、 プロセス マッピング ソフトウェア  で図を作成するためのステップバイステップ  ガイド を参照してください。

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