Office を使いこなせばビジネスは変わる × 資料作りのプロフェッショナル山崎 紅さん

 

営業や社内プレゼン用の企画書づくりは、ビジネス パーソンにとって必須の仕事。だが、「分かりにくい」「言いたいことが伝わらない」などと何度もダメ出しされ、途方に暮れている人も多いのではないだろうか?使い慣れた PowerPoint をもっと活用して、通る企画書を作成するためのポイントを“資料づくりのプロフェッショナル”である山﨑紅さんに聞いた。

 

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「この企画はどういうものなのか」という企画そのものの意義を説明する。(1)コンセプト(企画の概念と目的)、(2)実現イメージ(この企画が実現するもの、仕組み、状態)、(3)予測効果(この企画によって得られる効果、それを測る指標や目標値)などをシンプルに、かつ説得力のある裏付けをもってアピールすることが大切だ。

 

営業提案書の場合

 

 

営業提案書のイメージ

営業提案書のイメージ

(1)コンセプト

(2)実現イメージ

(3)予測効果

 

イメージしにくい概念は図で示したほうが伝わりやすい

 

「コンセプトは目に見えない概念です。それを言葉だけで伝えようとすると、相手に具体的にイメージしてもらうのが難しい場合があります」と山﨑さん。「今までにない全く新しい考え方であればあるほど、相手がイメージしやすいように概念図などで説明したほうがいいですね」とアドバイスする。言葉で説明する場合も、長い文章をつづるのではなく、要点を箇条書きして、相手の興味を引くようなキーワードを入れたり、ポイントごとに図や写真を添えたりするのがおススメだ。「企画に対する思い入れが強いと、つい長い文章を書きたくなるものですが、研ぎ澄まされた短い文章にしたほうが頭に残りやすく、相手にインパクトを与えられます」(山﨑さん)。

 

 

効果的なデザイン・レイアウトのイメージ

効果的なデザイン・レイアウトのイメージ

スライド内の情報は、上から下、左から右に流れるようにしたほうが目で追いやすい。
また、どういう順番で読むのか、相手が迷うようなランダムな配置は、企画自体が整理されていない印象を与えてしまう。

知っておきたいパワポ術その 2


画像編集・プレゼンもタッチ操作でより快適に

 

PowerPoint はタブレット端末などのタッチ画面での操作も便利。スライドの何もない箇所をタッチすると「図形」や「画像」挿入が可能なツールバーが表示されるといったマウス利用では使えない機能も。またボタンやリボンの間隔を広げてくれる「タッチ モード」に切り替えれば、指先でも正確に狙った機能をタッチできる。