Office を使いこなせばビジネスは変わる × 資料作りのプロフェッショナル山崎 紅さん

 

営業や社内プレゼン用の企画書づくりは、ビジネス パーソンにとって必須の仕事。だが、「分かりにくい」「言いたいことが伝わらない」などと何度もダメ出しされ、途方に暮れている人も多いのではないだろうか?使い慣れた PowerPoint をもっと活用して、通る企画書を作成するためのポイントを“資料づくりのプロフェッショナル”である山﨑紅さんに聞いた。

 

How


「この企画をどうやって実現するか」について説明するのが How。(1)手段(具体的な実行方法)、(2)スケジュール(企画の実行に要する時間と日程)、(3)コスト(企画の実行に必要なヒト・モノ・カネ)などを書き込む。コストは投資判断ができるように、できる限り正確に見積もること。手順やスケジュールは図解したほうが理解しやすい。

 

営業提案書の場合

 

(1)手段

(2)スケジュール

(3)コスト

営業提案書のイメージ

営業提案書のイメージ

相手や内容によって伝える情報量を調節する

 

どんなに魅力的な企画でも、かかるコストが予算より大きかったり、スケジュールに無理があったりするようでは“絵に描いた餅”になりかねない。実現性を判断してもらうために、(1)手段、(2)スケジュール、(3)コストはしっかり押さえるべきだ。ただし、「実務会議なら詳細な How が必要ですが、経営陣など上層部に企画をプレゼンするのであれば、さほど詳しくなくても構いません。むしろ What や Why に厚みを持たせるべきです」と山﨑さんは言う。経営陣は細かなコストやスケジュールといった実務よりも、その企画が「会社にとって必要かどうか」という大きな判断を求められているからだ。「RFP のように具体的な提案内容を求められる企画書は別ですが、社外に営業提案する場合でも、相手が経営者なら How は少なめでもいいでしょう」(山﨑さん)。

 

 

端的な表現

遠回しな表現や回りくどい表現はなるべく避け、伝えたいことをはっきりと伝えるのが望ましい。表現が不明瞭だと、何を言いたいのかが理解できず、誤解されてしまう恐れもある。

具体的に

例えば「多くの参加者が集まり、大盛況だった」と書くよりも、「過去 3 年間は 500 人前後の参加者だったが、今年は約 3 倍の 1546 人だった」と書くほうがイメージされやすい。

正確に記述

企画書を提出する先の社名や部署名が間違っていたり、見積金額などの数字が間違っていたりするのは論外。漢字の間違いも、企画書に対する信頼性を損ねるので注意したい。

文章は短く

だらだらと長い文章を書くよりも、センテンスをなるべく分割して箇条書きに整理したほうが読んでもらいやすい。短文を並べるレイアウトのほうが見た目にもすっきりする。

知っておきたいパワポ術その 4

 

定番のショートカットキーは確実に押さえておく

 

企画書づくりはスピードも肝心。だが、あせってまとめようとすると、ますます構成が乱れてしまう。作業効率そのものをアップして考える時間を捻出することも大切だ。 PowerPoint にはコントロールキー(Ctrl)+各キーを押すだけで作業が実行できる定番ショートカットキーがいくつもある。積極的に活用すればスピードアップは間違いない。作成途中の企画書をうっかり閉じて消してしまわないよう、こまめに上書き保存をするのにもショートカットキーが便利だ。ちなみに保存先を「Microsoft OneDrive」に設定しておけば、クラウド上に保存可能。パソコンのクラッシュ時に困ることもない。

ショートカットのイメージ

ショートカットのイメージ

 

定番の上書き保存やコピー&ペーストは必須だが、段落の揃いなど配置に気をかけるのも資料作りでは重要。また、トップバー上にあるクイックアクセスツールバーに、オブジェクトの配置を整えるツールを入れておけば、スピードアップに有効だ。