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株式会社サカタ製作所

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掲載日: 2013 年 2 月 25 日

日本の屋根を支えるべく東奔西走する営業員が、より活動しやすい環境を整えるために Office 365 を活用。クラウドの力で社内の情報共有を円滑にし、社会的ニーズへの対応を迅速化

株式会社サカタ製作所

株式会社サカタ製作所

株式会社 サカタ製作所では、多忙な営業員の情報共有をスムーズにするためにクラウド サービスの利用を決断。Google Apps など複数のサービスを比較検討した結果、Microsoft Office との親和性の高さを最大の理由として、マイクロソフトのビジネス向けクラウド サービス Microsoft Office 365 を採用し、社内のコミュニケーション環境を一新。Microsoft Outlook さえ立ち上げれば、メールやスケジュール、タスク管理など必要な情報のすべてにアクセスでき、インターネット接続さえあれば、いつでもどこでも、不自由なくコミュニケーションできる環境を整えています。

<導入の背景とねらい>
エネルギー政策の転換を迎え、さらに多忙となる営業員をより強力に支えるコミュニケーション環境へ

金属屋根を支える部品に特化した専業メーカーとして、国内トップシェアを誇る株式会社 サカタ製作所 (以下、サカタ製作所) は、「社会性に勝る方針はなし」を社是として創業から 60 年、常に社会貢献を意識し、信頼を築いてきた企業です。2011 年の東日本大震災の際にも、被災者の方々が必要としている仮設住宅の屋根を支えるために、社を挙げて部品供給をスピードアップ。さらに、部品製作の内職作業を、新潟県へと避難されてきた被災者の方々に通常よりも高い賃金で依頼するなど、物心両面から被災者支援を行っていました。

株式会社 サカタ製作所
取締役 (総務/経理/ITシステム/事業企画管掌)
総務部長
小林 準一 氏

株式会社 サカタ製作所
総務部 ITシステム課
課長
樋山 智明 氏

そして 2011 年 9 月、新潟にある本社と東京、大阪に設置した営業所の 3 拠点をキーとして日本中の金属屋根を支えるサカタ製作所では、従来からの課題を解決するために 1 つの検討を開始しています。それが、社内コミュニケーションをより円滑に支えるための情報環境の見直しでした。
サカタ製作所では外回りの多い営業は POP 3 メールを Microsoft Outlook を使って送受信してきましたが、社内用はオンプレミスで構築したサイボウズを使ってスケジュールとドキュメントの管理を行っており、必然的にサイボウズのメール機能を利用する人が多数存在していたのです。しかし、サイボウズの利用は社内からのアクセスに限定されていたため、外回りの多い営業員も、一度社に戻らなければ社内メールやスケジュールを確認できませんでした。

この非効率を解決するために、クラウド サービスを活用し、メール環境を統一することにしたサカタ製作所では、Google Apps とサイボウズ、そして Microsoft Office 365 を詳細に比較検討。最終的に、Microsoft Outlook の使いやすさを最大の理由として、Office 365 を採用しています。

このプロジェクトの進行と時を同じくして、国内のエネルギー事情も大きく変化。同社が 2008 年から供給してきた「ソーラーパネル取付け用金具」需要の大幅な伸びと共に忙しさが増し、プロジェクトの重要性が増していったと、サカタ製作所 取締役 総務部長 小林 準一 氏は話します。
「太陽光発電の需要が増している今、当社の取付け金具は、国内外ほぼすべてのパネルメーカーに対応できることもあり、多く引き合いをいただいています。こうした流れとタイミングが重なる形でコミュニケーション基盤を一新するプロジェクトが進行していたため、Office 365 の機能を活かし、社内の業務効率をできる限り向上させたいと考えました」。
こうして 2011 年 12 月、サカタ製作所では、地元の IT パートナーである株式会社 ティーケーネットサービスと共に Office 365 の機能をフルに活用したコミュニケーション環境の構築を開始しました。

<システム概要と導入効果>
Outlook へ情報と機能を集約し、機動性の高いコミュニケーション環境を実現

サカタ製作所の新しいコミュニケーション環境は、プロジェクト開始からわずか 3 か月後の 2012 年 3 月にサービスインを迎えました。

新しい環境では、メール システムに Exchange Online を活用。Microsoft Outlook と OWA (Outlook Web App) を併せて活用することで、インターネットさえあれば、いつ、どこにいてもメールとスケジュールを確認できる環境を実現。予定確認のために外出先からオフィスに頻繁に電話をかけたり、遠方から時間をかけてオフィスに戻るといった手間が不要になり、営業員の業務効率が大幅に向上したと言います。15 名の営業員が外出後に帰社して平均 2 時間残務作業をする時間が削減できているため、1 か月あたりの効果を金額に換算すると約 80 万円にもなります。さらに、スマートフォンとの同期も可能なことから、BYOD (Bring Your Own Device : 私物端末活用) まで推奨するなど、自由度の高いメール活用が実践されています。

株式会社 サカタ製作所
総務部 ITシステム課
後藤 美奈子 氏

株式会社 サカタ製作所
総務部 ITシステム課
漆原 大介 氏

全体の予定表や個々のタスクは、SharePoint Online を使って共有。Lync Online も展開し、全社員のプレゼンス (在席情報) を見ながら、IM (インスタント メッセージ) やメール、音声通話など複数のコミュニケーション手段を選択、活用できるようになっています。また、Active Directory との連携で詳細な権限設定を付与し、高度なセキュリティも保っています。
サカタ製作所における Office 365 活用の最大のポイントは、上述した機能がすべて、Outlook から利用できることにあります。同社 総務部 ITシステム課 課長 樋山 智明 氏は、次のように説明します。
「当社が、Office 365 導入に至った理由は、Microsoft Office との親和性の高さにあります。中でも Outlook の使いやすさが、他のクラウド サービスと決定的な違いでした。そこで、メールだけではなく SharePoint 上に構築したタスク管理や全体のスケジュール共有、全社員の顔写真が掲載された社員名簿、それに Lync の機能も連携させ、『Outlook さえ立ち上げれば十分』という状態を作りました」。

さらに、Office 365 のプラン E3 を選択することで Office Professional Plus for Office 365 を使い、常に最新の Microsoft Office をダウンロードできる環境まで整えています。
「今回、Office のバージョンを 2007 から 2010 にアップデートした結果、非常に使いやすくなっていることが実感できました。今後は Outlook を筆頭に Office の活用度が増していくことは明白でしたので、常に最新の使いやすさと、最新のサポートを享受できる環境を整えようと決めました。ティーケーネットサービスさんに協力を仰ぎながら、今後の運用面を含め、継続的に改善を図っていく予定です。バージョンが 2013 となる最新版も、今後 Office 365 の中で追加料金なしで利用できるようになるとのことなので、積極的に活用していきたいと思っています。Office 365 を導入するということは、情報共有基盤を丸ごと導入するのと変わりありませんから、身近で相談に乗ってくれるパートナーの存在は重要です」(樋山 氏)。

Lync 活用をキーとした、ユニファイド コミュニケーションへ

株式会社 ティーケーネットサービス
代表取締役
武田 勇人 氏

Office 365 活用によって、従前の不便さはすべて解消。Lync Online などの最新機能が活かされたことで、情報コミュニケーションの質が変化してきていると、小林 氏は言います。
「以前であれば、何かと電話に頼っていたのですが、Office 365 導入後はメールを使う機会が増えました。また、Lync Online を内線代わりに活用することで、"通話中" で待たされることもなく、スムーズに対話できるようになりました」。
同 ITシステム課 後藤 美奈子 氏は、こうした Office 365 活用が、社内にスムーズに浸透したことを強調します。
「導入時、私たちの手でマニュアルを作成して操作説明会を行いましたが、Microsoft Office のように使えますので戸惑う人は少なかったですね。Lync Online については PC 画面を共有できる機能が、特に好評でした。本社でも営業と開発の部署が別棟に分かれているため、Lync で図面を共有しながら話すと非常に分かりやすいと、すぐにメリットを実感してもらえました」。

樋山 氏も次にように続けます。
「月 1 回の定例役員会議が開催される際には、従来は大阪などの支店の部長が会議のために片道 5 時間以上、往復 2 日かけて本社に出向いてくることが多かったのですが、いまは Lync を使って行っています。これにより、1 人当たり 1 年間で 50 万円以上かかっていた交通費と宿泊費が削減され、また 24 営業日を移動以外のことに有効に使うことができるようになりました」。
同 ITシステム課 漆原 大介 氏もまた、Office 365 活用が社内で進んでいることを実感していると話します。
「従来は東京、大阪の営業所に電話をかけても通話中であることが多かったのですが、今はすぐにつながります。電話に頼るコミュニケーションから、メールと IM も有効活用できるようになった成果が端的に現れているのだと思います。今、私たち IT システム課でも複数のスマートフォンをテストしていますが、それが終わったら BYOD についても本格的にアナウンスして、導入効果を最大化していきたいと思います」。

<今後の展望>
タブレット端末や経営層向けダッシュボードも含め、長期的な視野で Office 365 活用を強化

小林 氏は次のように、今後への期待を話します。
「現時点でも、かなりの成果が現れていると思いますが、今後はさらに外部取引先との情報共有や、災害時の連絡網としての整備など、活用の幅を広げていきたいと思っています。将来的には、現在個別に行っている名刺管理とスケジュール管理をまとめて、効率的な顧客管理などができれば良いと思っています。マイクロソフトのサービスであれば、長期的な利用計画も安心して立てられるのもありがたいですね。今後も、Office 365 の機能強化などに期待しています」。

樋山 氏も次のように続けます。
「今後は、新しい Excel 2013 でさらに強化されるというデータの視覚化機能を使って表現した経営指標を SharePoint 上の Excel Web App に張り付けてブラウザーから簡単に確認できる経営者向けのダッシュボードを作成することも検討しています。また、Windows 8 タブレットと組み合わせることで、設置済みの製品についてお客様からお問い合わせがあった際に、営業、品質保証、技術の人間が現地に出向いて写真を撮って OneDrive for Business (旧 SkyDrive Pro) にアップすることで、すばやい情報共有と履歴の管理を実現することも考えています」。

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ソリューション概要

プロファイル

株式会社サカタ製作所 外部サイトへ移動するため、別ウィンドウで開きますは、1951 年に新潟県三条市で創業。以来半世紀以上にわたって属屋根の構成部品に特化し、たゆまぬ技術革新を続けてきました。自社ブランドのみならず、OEM 生産にも積極的に取り組み、専業メーカーとして国内のマーケット・リーダーとしての地位を確立。過半のシェアを維持しています。

導入メリット

  • Office Professional Plus for Office 365 により、常に最新の Office をインストールして使用可能
  • SharePoint Online 上に構築したプロジェクト サイトなども、Outlook の画面上に組み込み可能
  • Lync を活用することで、プレゼンス (在席情報) を確認しながら、IM やメール、音声通話など複数のコミュニケーション手段を利用可能
  • Lync の画面共有機能で、同一のドキュメントを操作しながら対話可能
  • 地元にいる Office 365 販売パートナーの支援により、環境構築を円滑化

ユーザーコメント

「クラウド サービスが数ある中で、やはりマイクロソフトのサービスだという安心感は大きいと思います。社内のコミュニケーション環境の刷新は、エンドユーザーである社員への影響も多いのですが Microsoft Office は、業務に欠かせないツールとして使っていますので、Office 365 にも馴染みやすいという利点があります。さらに言えば、まったく違うツールを入れて『慣れてくれ』というのと、『Office が新しくなったから慣れるように』というのでは、社員の受け取り方も異なると思います」。

株式会社サカタ製作所
取締役 (総務/経理/ITシステム/事業企画管掌)
総務部長
小林 準一 氏

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