作業効率化に役立つ時間管理の 5 つのスキル

ビジネス オーナーがベンダー、クライアント、自分のチームと予定を設定したり、目の前に抱えているあらゆる業務を行ったりするうえで、効率的な時間管理は欠かせません。スケジュールが延びると、その結果として作業に抜けが生じる、途中で頓挫する、または忘れてしまう、などのことが起こります。そしてそれは、業務に悪影響を与え、自分のストレス レベルが上がり、自分自身にも問題を引き起こす場合があります。

もちろん、多忙なスケジュールに対する万能薬はありませんし、あらゆる人に対応できる決定的な時間管理術もありません。しかし、組織に合わせてカスタマイズでき、1 日を最大限に活用できるようになる時間管理ソフトウェアがあります。多くのビジネス オーナーが、たとえば次のような状況でこのようなソフトウェアを便利だと感じています。

  1. 請求。デジタルで請求書を作成して配布でき、すべてをクラウドに保存できるソリューションにより、仕事を迅速に進められるだけでなく、貴重なオフィスのスペースを節約することもできます。さらに、複数のデバイスからすばやく簡単にファイルにアクセスできるため、即座に変更を加え、ほぼあらゆる場所から請求を管理し、場所を問わず自分の記録を確認することができます。さらなるメリットとして、オンラインでの請求により、紙、インク、郵送に関わる多くのコストも削減され、請求のコストはほぼ 3 分の 1 にまで削減できます。
  2. スケジュール管理。何度もスケジュールを再設定しなければならないことで、自分の時間管理スキルを疑問に思う必要はありません。最新のソフトウェアを使えば、予約を簡単に行うことができます。全体を把握できるように設計されたテクノロジを使って、クライアント、会議、スタッフのスケジュールを設定できるため、自分の時間、そして相手の時間を最大限に活用できます。もちろん、スケジューラーは社内で使用するためだけのものではありません。非常に優れた顧客向けのツールでもあります。顧客がモバイル アプリにアクセスし、オンライン上でどこからでも予約できるようにすることで、顧客の時間管理も効率化できます。編集や更新も可能で、1 つのハブから複数のスケジュールを管理できるため、負担が軽減されます。

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詳細について
  1. 交通費の管理。管理ソフトウェアにより交通費をデジタルで記録できるため、記録保持が簡単になり、事実上どこからでも交通費を入力することができます。また、デジタル ログを使用すれば、特定のニーズに合わせて設計されたソフトウェアを使って簡単にアクセスして編集できるため、時間の節約にもなります。
  2. 業務を計画通りに進める。果てしなく続く業務を順調に進め、それを常に念頭に置かなければならない毎日の中では、適切なソフトウェアを使用することが重要です。自社の情報をデジタルで表示でき、その情報を一度に複数の場所で更新できるソリューションを使用することにより、自分のビジネスの情報が常に正しいことを確信でき、その結果、製品、サービス、クライアントにより多くの時間を割くことができます。さらに、1 つの場所からすべての重要な情報にアクセスできるソリューションを選択すれば、1 つのハブにログインするだけで、未処理の請求書、未送信のマーケティング キャンペーン、顧客との予定、オンライン上でのあなたの印象などの内容を確認できるだけでなく、おすすめのアクションやアプリのアクティビティに関する通知を受け取ることもできます。
  3. 連絡先の整理。場所を問わずに使用できる時間管理ソフトウェアにビジネスの連絡先を統合すると、重要なクライアント、ベンダー、自分のチームに常にアクセスできるようになります。作業の委任、備品の発注、場所を問わない顧客との会話などを行うことができる機能も備わっており、これは成功に近づくための強力なツールになります。

ビジネスに関する時間管理に関していえば、成功と失敗、取引成立と提案中、クライアントとの関係維持、失注には大きな関連性があります。だからこそ、予定表の表示と共有だけではなく、それ以上の機能を備えた時間管理ソフトウェア ソリューションの選択が非常に重要なのです。請求、連絡先、予定表、スケジュール ソフトウェアや、あなたのオンライン上でのプレゼンスを 1 つのハブにまとめるツールを試用すれば、オフィスでも外出先でも、あらゆるデバイスからさらに多くのことを実現できます。それだけでなく、業務のさらなる効率化にも役立ちます。プロジェクト、依頼、タスク リストの状況を把握でき、ストレスを大幅に軽減できるため、仕事の成果を享受できるようになります。

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