中小企業の会議を改善する 5 つのヒント

規模の大小をとわず、どのビジネスでも、仕事を遂行するためにはコラボレーションの時間が必要です。多くの従業員にとって、会議は雑事のように感じられることがあります。会議が多すぎるまたは少なすぎる、メールで済ませられる、単に時間のムダであるなど理由は何であれ、非効率な会議は ”時間” と ”人” という最も貴重なリソースを浪費します。米国の労働統計局では、米国の企業は不要な会議のために毎年数十億ドルを浪費にしていると推定しています。 

一方、効率的な会議は、効果的なコラボレーションを確実なものにします。これは、賢明な意思決定を行い、会社の目標と収益目標を達成するために欠かせません。本質的に、それは中小企業に特に当てはまります。中小企業は従業員数が少ないため、全員がさまざまな業務を担当していることが珍しくありません。つまり、複数の作業を並行して行う度合いや、集団での意思決定の度合いが高くなり、優れたコミュニケーションと計画がなければ対応できない独特の課題が多数発生します。 

いくつかの重要な対策をとることで、チームを正しい方向に保つことができます。ここでは、中小企業の会議の効率を改善し、高い生産性を維持するための 5 つの簡単な方法を紹介します。 

1.リズムとルーチンを確立する 

やることは山のようにあるのに人手が足りない中小企業にとって、定期的な会議は極めて重要になります。これは、週次のスタッフ会議、月次のブレインストーミング会議、四半期ごとの振り返りの会議、さらには毎日の確認などが該当します。重要なことは、スタッフが納得し、ビジネス目標に即したリズムを決めることです。不定期であったり、予期せず発生する会議では、スタッフは準備をして会議に臨むことが困難です。また、実際の仕事に必要な時間を確保するのも難しくなります。

  • 仕組みを整えることは重要: 会議の開催日時と内容が明確であれば、全員が会議に参加する時間を捻出し、生産的な形で出席できる可能性が高まります。
  • 鍵は目標設定にあり: 定期開催の会議では、だれでも、目標を設定して、その目標に向けての進捗やパフォーマンスを追跡しやすくなります。
  • 短時間の会議で問題なし: すぐに済むので着席する必要がない、日次の “スタンドアップ ミーティング” や近況報告会を行っている企業もあります。このような会議は、貴重な時間をタスクから奪わずに、全員の足並みを揃え、障害を取り除きます。 

2.議題を設定する 

目的が明確でなく、適切に計画や管理がされていないビジネス ミーティングに出席したいとは誰も思いません。また、非効率はお金のムダも生みます。ある  2019 年の報告  (英語情報) では、適切に運営されていない会議は、時間の浪費により米国経済に数十万ドルの損失をもたらし、顧客との関係にマイナスの影響を与えていると推測されています。以下に、議題を設定する実用的なヒントをいくつか紹介します。 

  • 計画を立てる: 具体的な議題を書き出すと、脱線を防止できます。
  • 対象を絞る: 話し合う項目の数を限ることで、会議の時間を適度に保つことができます。
  • 目標を設定する: 目標や達成する必要がある項目を、数を制限して選びます。明確な目標がある方が、参加者にはより価値がある会議であるように感じられるものです。
  • 問題ではなく解決策に集中する: 解決することを主眼とすると、会議はより生産的になります。チーム メンバーが事前にソリューションをブレインストーミングしていると、特に有効です。 

3. フィードバックを速める

あるメンバーが別のメンバーからの回答を待っているために、プロジェクトの進行が止まることはよくあります。プロジェクトの遂行や、離れた場所にいるクライアントとの対面でのミーティング、リアルタイムでのドキュメントの共同編集が可能な オンライン コラボレーション ツール を使用すれば、会議の時間を業務の時間に変えることができます。 

  • ドキュメントを共同で編集する: リアルタイムでドキュメントを作成、編集し、それらのドキュメントのすべてのバージョンを クラウド ストレージ に保存しておけば、フィードバックを待つことも、どのバージョンが最新かを迷うこともありません。ドキュメントの編集も保存もフィードバックもすべて、打ち合わせ中に直ちに処理されます。
  •  ビデオ会議 を試す: お客様やチーム メンバーがその場に来られない場合でも、対面での会議に参加してもらうことで、回答が得られるまでの時間を短縮できます。
  • ビジュアルな情報を共有する: オンライン ツールなら画面共有や、タイムラインおよびスケジュールの共同編集などを行うことができます。 

4. 意思決定モデルを使用する

中小企業の従業員の役割と職務はビジネス ニーズに合わせて常に変化するため、意思決定責任者とプロジェクト マネージャーを特定することは難しい場合があります。決定行列や決定図を使用すると、意思決定責任者を特定できる (また、時間も節約できる) 可能性があります。以下に、役割や職務の特定に役立つツールをいくつか紹介します。 

  • RACI/DACI 図: プロジェクトや意思決定のどの部分を誰が担当しているかを誰もがわかるようにするツールです。理想的には、プロジェクトが始まる前の会議で決定します。 
    • RACI: タスクの実行に責任を持つ“実行責任者 (Responsible)”、タスクの遂行に責任を持つ“説明責任者 (Accountable)”、プロジェクトについて意見を求められる“協業先 (Consulted)”、プロジェクトについて報告を受けるだけの“報告先 (Informed)” を決定します。Y 軸にタスクを並べ、X 軸に従業員の名前を記した図を作成し、人と役割の組み合わせごとに RACI の文字を割り振ることができます。 
    • DACI: RACI と似ていますがこのモデルでは、“推進者 (Driver)” がプロジェクトの管理者となり、“承認者 (Approver)” がプロジェクトの完遂に責任を持ち、“貢献者 (Contributor)” はプロジェクトに協力します。“報告先 (Informed)” はプロジェクトの状況について常に報告を受けます。
    • RACI も DACI も、遅延や混乱の防止に役立ちます。また、一人にタスクが過剰に割り当てられている場合、RACI/DACI 図を見れば一目瞭然です。 
  • 決定木: 問題とそのオプション、さまざまな結果や問題を緩和する要素をわかりやすく可視化する手段です。 
  • プロセスを開発する: 重要なことは、どのモデルやプロセスを使うかではなく、モデルやプロセスを “実際に用意する”  ことです。仕組みがあり、それが実際に使われることで、意思決定や職務の割り当ては容易になります。

5. 全員が責任感を持つ 

タスクや意思決定の責任者を決めることは、中小企業 (や中小企業の会議) の成功に欠かせませんが、本当に効果的なコラボレーションを実現するには、目標や結果に対する責任感を全員が持つことが必要です。すべての会議で責任感を共有することで、常に全員がぶれずに能動的に関わりながら進むことができます。

  • 対面で話し合う: ときには、問題を解決するために、メールではなく実際に会って合意形成を図らなければならないことがあります。
  • “それは私の仕事ではない” という考え方をしない: チーム メンバーがそれぞれに違うタスクを担当していても、会社の成功や失敗に対して等しく責任を負うという意識があれば、誰もが集団のために、より仕事に力を入れようという気持ちになります。
  • 異なる見方を受け入れる: 意思決定に対して責任感を共有することは、思いもしない形でのビジネスの成功をもたらす可能性があります。 

何よりも、自社の構造と文化に合ったモデルやツール、ルーチンを選ぶことが極めて重要ですが、以上のヒントのいくつかを取り入れることは、時間の節約、チームワークの改善、中小企業を経営するうえで次々に現れる課題への対応に役立つでしょう。 

中小企業の会議や チームのコラボレーションの改善 、イノベーションに役立つツールについての詳細をご覧ください。 

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