統合型オンライン カレンダー アプリで生産性を高める 5 つの方法

オンライン カレンダーとは? 

多くの人々が毎日いろいろな予定に追われており、あらゆるものをトラッキングしようとして苦心しています。紙のカレンダーは便利ですが、マイナスの点もあります。スペースが限られ、スケジュール変更がやっかいです。すべてを手書きする必要があり、他の人との共有は困難です。

オンライン カレンダーは、紙のカレンダーによく似ています。予定を何でも書き込むことができますが、柔軟性は大きく上回ります。それは、すべてがデジタルだからです。 スケジュールの変更や繰り返すイベントの追加も簡単で、見たい期間を指定して表示することもできます。 加えて、カレンダー アプリにはどのデバイスからでもアクセスでき、さらに友人や同僚と共有することもできます。 オンライン カレンダーには、紙のカレンダーのような楽しい写真やイラストはないこともありますが、はるかに強力です。一度使ってみれば、元には戻れないでしょう。

オンライン カレンダーの機能 

カレンダー アプリは多種多様ですが、共通する利点があります。それは、計画を立て、情報を整理し、期限を守るのに役立つことです。 どのアプリを使うかにもよりますが、オンライン カレンダーでは次のようなことができます。

  • 個人的な、または仕事の面会予定を作成する。
  • 他の人のスケジュールを見て、空き状況に基づいて会議を開催する。
  • 会議室の空き状況を調べて、場所を選ぶ。
  • 会議出席依頼への返信を見る。
  • 自分のカレンダーを他の人と共有し、共有の設定 (他の人にイベントの詳細も公開するか、空き/予定ありの状況だけを知らせるか) を調整する。
  • 複数のカレンダー (仕事用、個人用、祝日など) を同時に見る。
  • 日、週、月、年単位の今後の予定と、過去のイベントを見る。
  • 面会予定のリマインダーを設定する (イベント日時の 5 分前でも、何週間も前でも)。
  • 繰り返す会議を作成する (毎週、毎年、または毎月特定の日)。
  • 自分の仕事用カレンダー アプリを管理する権限を他の人に付与する。
  • 天気予報を調べる。
  • イベントを色で分類する。
  • 会議出席依頼を自分の空き状況に基づいて自動的に承諾または辞退する。

オンライン カレンダーを既存のアプリに接続する方法

オンライン カレンダーの最大の長所の 1 つは、自分が使用している他のアプリと接続できることです。 一緒に使う方法を次に紹介します。

メール:  新たに会議を開催するときに、オンライン カレンダーから出席依頼メールを作成します。依頼する相手の出席が必須か任意かなどの詳細情報をこれに入れることができます。 カレンダー全体をメールで送信することもできるので、自分がいつ空いているかを他の人が確認できます。 カレンダー アプリの中には、メールを受信トレイからカレンダー アイコンにドラッグすると自動的に新しい会議を作成できるものもあり、これを利用するとメール本文に会議の詳細情報が自動的に入力されます。

ビデオ会議:  カレンダー アプリの中にはビデオ会議アプリに接続できるものがあり、カレンダーの中で “今すぐ会議” または “新しい会議” をクリックすると会議出席依頼が自動的に作成され、その中にビデオ会議のリンクが追加されます。

ドキュメント:  新しいイベントを作成するときに、カレンダー アプリによっては “ファイルを添付” を選択できることがあります。これでドキュメント、ビデオ、または画像を会議出席依頼に追加すると、出席者が会議の前または会議中にその内容を見ることができます。

ノート作成アプリ:  カレンダー アプリの中には、イベントを開いたときに議事録をノート作成アプリで作成するかどうかを選択できるものもあります。作成したノートを共有するか、非公開にするかを選択できます。

統合型オンライン カレンダー アプリで生産性を高める 5 つの方法

#1. 会議のスケジュールをすばやく作成する

かつては、全員に都合の良い会議の日時が見つかるまでメールを何度もやり取りしていました。オンライン カレンダーの機能であるスケジュール アシスタントを利用すると、一人一人のまとまった空き時間と予定ありの時間がわかるので、会議に最適な日時を見つけるのが簡単です。 他のタイム ゾーンにいる人と仕事をしている場合は、相手の現地時間で表示することもできるので、勤務時間外に会議を設定してしまうことを防止できます。

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オンライン カレンダーならば、会議出席依頼の承諾または辞退やスケジュール変更もすばやくできますが、これはメールと同期できるからです。 会議の出席者は、メールで出席依頼を受け取ったときに、承諾、辞退、または別の日時の提案をメール アプリから直接行うことができます。

#2. 期限を守れるようにスケジュールを組み立てる

いくつものプロジェクトを抱えていて、それぞれにマイルストーンがあるときは、時間のやりくりが簡単ではないこともあります。オンライン カレンダーを利用すると、計画を立てるのが簡単になります。グループと組織のカレンダーで主な期限を確認してから、予定どおりに進められるように逆算して個人用カレンダーでスケジュールを作成します。大規模なプロジェクトを小さく分割し、それぞれに自分の時間を割り当てて、必要に応じてリマインダーを設定します。自分のスケジュール上で、タスクに集中するためのまとまった時間をあらかじめ確保します。理想的には、一日の中で自分の生産性が最も高くなる時間帯です。邪魔されたくないことを他の人に知らせて、より多くを達成しましょう。

#3. 共同作業をもっと簡単にできるようにする 

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カレンダーの予定にファイルを追加しておくと (たとえば共有プレゼンテーションや、デザインのモックアップ)、会議中に出席者がすばやくアクセスできます。 ドキュメントを探す必要がなくなるので、会議への貢献に集中できます。 生産的なコラボレーションにするには、質問など、出席者に事前検討してほしい事項を会議の説明の中に入れておくとよいでしょう。

#4. 不在に備える

休暇、病欠、祝日、カンファレンスなど、プロジェクトを遅らせる可能性のあるイベントはいろいろあります。オンライン カレンダーならば、複数のスケジュールを一度に見ることができるので、期限までのチームの空き状況がわかります。 これで、リーダーは代行の計画を立て、突然の混乱を防ぎ、必要に応じて期限を移動することができます。

#5. どこにでも持ち運ぶ 

カレンダー アプリは自動的にオンラインで同期するので、自分のすべてのデバイスにスケジュールの最新版が自動的に反映されます。さらに、会議出席依頼の中にビデオ会議のリンクがある場合に、スマートフォンから会議に参加することもできます。

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オンライン カレンダーのベスト プラクティス

ビジネス カレンダー アプリを最大限に活用するためのヒントを紹介します。

  • 休憩をスケジュールする。 昼食の他に、散歩や体操などの短時間の休憩の時間をあらかじめ確保します。新鮮な空気とストレッチは、生産性に良い効果を与える可能性があります。
  • 同僚に委任する。 時間を節約するために、他の従業員、たとえばオフィス マネージャーに自分のカレンダーへのアクセス権を付与し、イベントの追加やスケジュール変更ができるように設定します。
  • 代わりにメールを送信する。会議をメール 1 通で済ませることができないかどうか検討します。会議が必要な場合は、出席を依頼する人数をできるだけ少なくします。
  • 可視性を検討する。 面会予定の詳細を自分の同僚も知る必要があるか、それとも自分が予定ありであることだけを知らせるかに基づいて、カレンダーの設定を調整します。
  • リマインダーを制限する。 会議の通知はおそらく必要ですが、同僚の休暇についてはおそらく不要です。 不要なものはオフにして、割り込みを減らしましょう。
  • スケジュールする会議の長さを短くする。 ビジネス カレンダー アプリの中には、スケジュールする会議の長さを一般的な 30 分や 60 分ではなく 25 分または 50 分にするものがあります。 ぜひ試してみてください。仕事仲間には、自分の時間が増えるので感謝されるでしょう。

オンライン カレンダーは、スケジュールを整理し、生産性を発揮してチームと常につながることを、場所を問わず実現するのに役立ちます。 どのカレンダー アプリを導入すればよいかがわからない場合は、一般法人向け Microsoft Outlook をお試しください。 Microsoft Outlook も含まれている包括的なソリューションをお探しの場合は、一般法人向け Microsoft 365 を購入すると今すぐ始めることができます。

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