効果的な Web 会議を準備するために必要な 6 つの方法

ここ最近で、実際に直接顔を合わせてのミーティングはありましたか? 仕事の打ち合わせは、電子化が進んでいるという現実と向き合わなければなりませんね。仮想会議や Web 会議を活用すると便利ですが、注意力が低下して、参加者の責任感が薄れてしまうという側面もあります。注意力が低下すると、会議は焦点がぼやけ、繰り返しに要する時間が増えます。

会議やスケジュールを予定どおり進めるためには、ここに示した 6 つのヒントに注意して、ふだんのやり方を変えてみましょう。

1.アジェンダに関する行動 — 会議参加者が、少し先の建物内にいるのか世界中に散らばっているのかに関わらず、全員に共通認識を持たせることが重要です。形の整ったアジェンダは以前ほど使われなくなっているようですが、これを復権させましょう。開始時刻の 24 時間から 48 時間前に、会議のトピックをカレンダーの招待通知に含めるか電子メールでドキュメントとして送信します。これにより、すべての参加者は会議の目標に関して、自分の中で準備をすることができます。そして会議のアジェンダを受け取った場合は、当然それを読んでおきましょう。プロジェクトや議題が慣れ親しんだものであっても、提示された捉え方や懸念に関して重要な情報が得られる可能性があり、見落としがあるのは好ましくありません。

2.作法 — 会議のアジェンダが設定されたかどうかに関係なく、目標を明確にしましょう。会議の前には、参照する必要が生じる可能性のあるメモや背景情報、また、質問がある場合はそれもまとめておきます。準備事項のリストや要点を用意しておくと、難しい点について質問される可能性を考えるプレッシャーから解放され、また、議論をしっかりと把握することができます。アジェンダがあれば、それにメモして構いません。なければ事前に用意して、先頭部分に初期目標や考えを書き込みます。準備のスタイルがどのようなものであっても、この準備の習慣に従えば、会議の当日には確実に自分のアジェンダの内容が頭に浮かびます。

3.技術的問題のトラブルシューティング — 会議が何回目であるかに関係なく、テクノロジの扱い方を確実に把握しておきます。電話がつながり、スピーカーが動作することを確認します。会議や会議関連のメール、メモのためにインターネット アクセスが必要な場合は、Wi-Fi を確認しておきます。会議冒頭でのイライラは往々にして、だれかひとりだけが会議の回線に接続するまでに余計な時間がかかることで生じます。そのようなことが起きないように、会議室には早めにアクセスしましょう。他の参加者が揃うまで電話をミュートしておくにしても、アクセスすることに気を取られることなく、自分が話す内容に集中することができます。

4.共有に関する気遣い — 画像や統計を伴う情報を参照するときや、外部のドキュメントに言及するときは、全員が参照できているか確認します。画面共有を設定してオーディエンスの注意をそちらに向け、全員が同じ認識を持てるようにします。これにより、「待って! 何の話をしているの?」などの質問や、「そのページを開くまで待ってもらえますか」などの発言を避けることができます。 画面を共有すると、このような中断や混乱がなくなります。画面を共有する場合の注意点としては、通知に邪魔されることがないよう、会議に必要なもの以外の、電子メール、電話、メッセージングのプログラムを必ず閉じておくことです。

5.直接的 — オンライン会議の課題の 1 つは、だれが発言しようとしているか、また、だれが流れに参加したがっているかを把握することです。会議の参加者とその性格により、仮想会議は全員が互いに話し合う場になることもあれば、だれかが発言した後で長い沈黙が続くこともあります。雑然とした発言が交錯したり沈黙時間が発生したりするのを避けるために、質問は、はっきりと他の会議参加者に向けます。話を先に進める際に、互いの様子を伺ったり、受け身になっているような時には、躊躇せずに特定の人に声をかけ、追加で説明すべきことや質問がないかどうかを尋ねるようにしましょう。直接的に会話を始めることで、会議の時間を最大限に活かすことができ、それと同時に全員に聞いてもらえます。

6.個性の重要性 — オンライン、電話、仮想で行われる会議では、ボディ ランゲージがないため、他の参加者の反応がわからず、話についてきてくれているかを読み取れないため、手間がかかるように感じるかもしれません。集中が切れてしまう可能性への対策として、常に個性を印象づけるようにします。その会議で要求される範囲内で、対面のときと同じかそれ以上にできるだけ感じよくします。エネルギッシュな態度はオーディエンスを活気づけ、目の前のトピックへの集中を維持してもらうことができます。聴き手は話の展開がわからなくなることを嫌います。特に、直接感想をたずねる癖がある場合は注意します。全員が会議というゲームの頂点を目指している状態なので、自分が主張したいポイントを手短に述べ、より短い時間でより多くの資料に触れます。

会議の形式が何であっても、中身のないことばの綾で混乱させる必要はありません。準備を整え、同僚としっかりかかわり合うことで、会議の目標は明確になり、そこに向かって進むことができます。

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