オンライン会議の議題を活性化させる 6 つの方法

投稿者 Dianna Booher (Microsoft ゲスト寄稿者)

非常に多くのオンライン会議が、活気、参加者の積極的な関与、生み出されるアイデアという点で、対面での会議とはかけ離れたものになっています。

多くの場合、これらのオンライン会議で、本題から離れてしまうのは、独り言のような発言が繰り返されるうちにどんどん活気が失われ、お葬式のように静まり返ってしまう、または、大型の契約を取った営業担当者たちが空港ラウンジで大騒ぎしているような、全員が意見に同意するばかりで、方向性も焦点も定まらない、という 2 つのことが理由です。このような会議にならないようにしましょう。

オンライン会議で、対面での会議と変わらない活気と生産性を実現するには、次のガイドラインが参考になります。

1. 正式な議題を用意する。

議題が設定されていない場合、出席者は、あなたが業務を行い、アイデアを交換し、意思決定を行うのではなく、「おしゃべり」をしたいのだと思ってしまいます。議題を正式な書面で作成し、これを少なくとも 2 日前には出席者に送信して、確認、準備してもらいます。

また、会議中には、議題についての話題をときどき投げかけてください。(その理由は以下に記載しています。)

2. トピックを質問形式にする。

次のようなありきたりなトピックの形式は避けます。

─第 3 四半期の売上

─ITH カンファレンスでの展示ブース

─競合他社の 8 月度のマーケティング キャンペーン

その代わりに、トピックを疑問文にします。こうすると、ディスカッションの焦点があいまいにならず、明確になります。

─第 3 四半期のノルマの現在までの達成率は?

─ITH 展示会での展示は、35,000 ドルのコストと 2 日間という時間を費やす価値があるか?

─Logard の 8 月度のマーケティング キャンペーンに対抗するのに最良の販売戦略は?

3. 各議題のトピックに対して形式を指定する。

議題を文書にするときに、各トピックについて形式を指定します。"オープン ディスカッション" "報告のみ" "Q&A" "多数決により決定" "推奨を求める" "決定のため" などです。会議の終了時に何も決定事項がないと、多くの出席者は時間の無駄だったと考えます。しかし、会議のリーダーの目的は、問題の提起と意見の収集にすぎなかったかもしれません。グループにあなたの意図を最初に周知しておくことで、そのようなトピックであっても、達成感があるようにします。

4. 各トピックに時間を割り当てる。

会議中は、時間はいつでも調整できます。しかし、時間を見積もっておくことで、あなたの期待するものを全員が把握できます。議題で Deepak による研究結果の報告と記載し、時間を 5 分と割り当てておけば、30 分もかかるスライドショーの作成は不要であることがわかるでしょう。

5. 担当者に必要な情報の準備を促す。

Jana にディスカッションのたたき台となるデータを提示してもらいたいと思っている場合は、その手配をしましょう。議題に “担当者” として Jana と記載しておけば、彼女もデータの準備ができます。

6. 結論の要約、フォローアップ アクションの委任を "議題に" 記載する。

特にオンライン会議では、出席者が参加中も携帯電話の画面や書類の山に気を取られる可能性が高いことを念頭に置いてください。主要な結論や決定事項について要約し、対象の議題の空白欄にこれらを書き込みます。次に、最後の欄にフォローアップ アクションを記載します。アクションの担当者、アクションの内容と実行期限を記入します。

さあ、完成しました。完成した議題は、会議の議事録になります。その最終版の議題は、出席者および欠席者に (参照できるようにダウンロード可能な形式にして) 後で送ります。

議題の作成は、とても手間のかかる作業ですが、生産性の高いオンライン会議につながります。

Dianna Booher 氏はベストセラー作家で、これまでに 47 冊の著作が 60 の外国語で出版されています。組織の明確なコミュニケーションの方法や、リーダーがその影響力をエグゼクティブとしての強力なプレゼンスによって拡大する方法を主なテーマとしています。ブログ記事が定期的に Forbes、HuffPost、The CEO Magazine に掲載されています。www.BooherResearch.com @DiannaBooher

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