ビジネスニーズに合った適切なメールサービスの機能

メール サービスは、オンラインにおけるほぼすべての活動に使用されています。たとえば、顧客や同僚と連絡を取り合うために、あるいはソーシャル メディアのアカウントを設定するときや、オンライン ストアで買い物をするときです。そして、地球上のほぼすべての国で、人々はメール クライアントにつながっており、このことが現代的な生活を可能にしています。実際に、Radicati Group, Inc. が 2017 年に実施した調査によれば、地球上の人口のほぼ半数がメールを使用しており、「2021 年の終わりには全世界のメール ユーザー数が 41 億を超える」と予想されています。 この圧倒的な数字は、メール プラットフォームがどれだけ重要な存在となったかを表しています。

しかし、現在のメールは、単純なメッセージを送受信するだけのものではなくなっています。個人や組織の効率的かつ効果的なコミュニケーションを目指して数々のイノベーションが行われた結果、今ではメールに多様なツールが含まれていますが、これらのツールには働き方を向上させる力があります。もちろん、出回っているツールのすべてがすべての企業に必要というわけではないため、ここではソリューションを “基本的なもの” と “高度なもの” に分類しています。自社に最適なメール クライアントの種類を決めるときに参考にしてください。では見てみましょう。

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基本的な機能

ほとんどの無料メール サービスには、メール メッセージを効率的に管理して整理するための、次のような基本的なメール機能があります。

  • 自動応答: メールで連絡を受けたときに自動送信されるメッセージを作成する機能です。自分が不在であり、いつ戻るか、不在中は代わりに誰に連絡すればよいかを知らせるのが簡単になります。
  • ルールを適用する: ルールとは、着信または発信するメッセージに自動的に適用されるアクションです。何をルールのトリガーにするか、トリガーされたときにどのアクションを実行するかを自由に選択できます。たとえば、上司からのメッセージをすべて特別なフォルダーに振り分けたい場合に、そのようなルールを設定できます。あるいは、「今すぐ登録してください」が件名に含まれているメッセージを即座に削除したい場合も、そのようなルールを作成できます。
  • フォルダー: ほとんどの無料メール サービスには、メールを整理するための機能があります。その一例がフォルダーですが、好みに合わせて手作業でメッセージを分類して保管できます。たとえば、”プロジェクト X” の作業をしているときは、”プロジェクト X” というタイトルのフォルダーを作成して、このプロジェクトに関連するメッセージをすべてこのフォルダーに手作業で移動すると、プロジェクトに関連するコミュニケーションの記録を残すことが簡単です。あるいは、会社に必要なある製品の価格を調査しているときに、専用のフォルダーを作成しておくと、受け取ったメッセージと見積もりをすべて 1 か所にまとめることができて便利です。

エンタープライズ向けメール サービスの追加機能

もちろん、基本的な機能だけでは足りないときは、エンタープライズ向けメールを検討する価値があります。メール クライアントはそれぞれ違いますが、次に挙げるようなメール機能はどのエンタープライズ向けソリューションにも含まれています。

  • メール コミュニケーションと保管のセキュリティ保護: 多くのエンタープライズ向けメール ソリューションで、暗号化や各種の高度なセキュリティ機能が使用されており、ユーザーのすべてのメッセージを、転送中か受信トレイの中かを問わず安全に守ります。
  • 共有予定表: 共有予定表があれば、いつならば他の人 (またはチーム全員) が会議に出席可能かがわかるので、会議やその他のグループ イベントのスケジュールを全員に都合のよい日時に設定するのが簡単です。共有予定表は、自分が不在になることを他の人に知らせたい場合にも便利です。休暇を表す予定表アイテムを追加して、その期間をブロックしておくだけで、その予定表にアクセスできる人全員に、自分が不在になることを伝達できます。
  • 1 つのメール エイリアスで多数の人にメッセージを送る: メール サービスの中には、同じプロジェクトの作業をしている人全員へのメッセージを、1 つの名前だけを使用して簡単に送信できるものがあります。たとえば、あるプロジェクトのメンバーが 10 人いる場合に、この 10 人を “チーム プロジェクト X” というグループに入れておくと、この 10 人へのメッセージはいつでも “チーム プロジェクト X” を宛先として送信できるので、全員でのファイル共有や情報伝達が簡単にできます。
  • メール保持: 業界や行政の規制、そして自社のガバナンス基準に準拠するために、会社のメール メッセージをアーカイブすることは非常に重要です。幸いなことに、ほとんどのエンタープライズ向けメール ソリューションには自社の保持ポリシーを設定する機能があるので、必要なものを、必要な期間だけアーカイブできます。

無料のメール サービスが適している場面もあります。個人事業ならば、ひとまず無料サービスで十分ということもあるでしょう。しかし、会社の従業員が何十人もいる場合や、業界または行政の規制に従う必要がある場合、あるいはメッセージの送受信以外の機能も必要としている場合は、エンタープライズ向けメール ソリューションが適しており、ビジネスを適切な方向に成長させていくためのツールとなるでしょう。

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