プロジェクト ライフ サイクルの 5 つのフェーズすべてを視覚ツールで管理する方法

これをお読みの方は、実感されていることでしょう: 効果的なプロジェクト マネジメントは、きわめて重要なスキルです。大規模な仕事のプロジェクトに関与するすべての人、タイムライン、タスクを常に注視することは、途方もない難題です。特に、混乱の中で突然、思いもよらないことが登場するときです。  

調査によれば、すべてのビジネス プロジェクトのうち、予定どおりの期日に予算内で完了したものは半数あまりに過ぎません。よくある状況ですが、その原因はあの忌まわしい “スコープ クリープ”、つまりプロジェクトのライフ サイクルを進む中で要件がシフトし、肥大を続けるという傾向です。  

この防止に役立つ方法の 1 つは、プロジェクト マネジメント ライフ サイクルの 5 つのフェーズ、つまり立ち上げ (イニシエーション)、計画、実行、監視、終結に従うことです。これらは、現在では広く受け入れられている概念であり、数十年前に Project Management Institute によって考案されたものです。一種のフレームワークとしての役割があり、プロジェクト マネージャーが計画を立てて、フォーカスを維持し、整然とまとめるのに役立ちます。   

最近では、多数のプロジェクト マネジメント戦略が出回っており、マネージャーとチームがこの 5 つのフェーズすべてを実施するのに役立っています。しかし、シンプルな視覚的作図ツールは、物事をマネージャーの頭の中で、そしてチーム メンバーの頭の中で、最初から最後まで整理するうえで最も効果を上げる可能性があります。  

次の提案事項を参考にしてください。 

立ち上げ 

どのプロジェクトを始めるときでも、最初のステップはアイデアが何で、なぜそれが必要で、それが現実的かどうかを明確にすることです。この段階は、きわめて重要です。それが素晴らしいアイデアでも、手持ちのリソースでは達成不可能な場合は、あきらめる必要があります (あるいは、少なくとも修正を入れる)。 

プロジェクト マネージャー 1 人だけでビジョンを形成することはできません。アイデアを集めて早い時期にフィードバックをもらうことが重要です。視覚ツールは、全員の足並みをそろえるのに役立ちます。  

ブレーンストーミングのテンプレートを起点としてみてください。マインド マップから親和図やクラスタリング チャートまで、多数の選択肢があります。どのスタイルであっても、ブレーンストーミングに視覚的支援を用いると、アイデアを触発し、そのアイデアをすぐに記録して整理するのに役立ちます。 

もう 1 つの有益な選択肢は、SWOT 分析です。SWOT とは Strengths (強み)、Weaknesses (弱み)、Opportunities (機会)、Threats (脅威) の略であり、その分析は大規模なビジネス アイデアに関する意思決定と計画に役立ちます。たとえば、ファッショナブルなスマートフォン アクセサリーを作っている会社が、新しい製品ラインの立ち上げを検討しているとします。しかし、デザインそのものを始めるずっと前に、コストと競争のことを考える必要があります。 

このフェーズの最も重要な部分は、プロジェクトの利害関係者全員の意見の一致に到達することであり、その後で初めて次に進むことができます。全員の意見を完全に一致させることは、この種のシンプルで視覚的なドキュメントがあれば、かなり簡単にできる可能性があります。 

計画 

次のステップは、具体的にどのようにプロジェクトを遂行するかを明らかにすることです。誰が関与するか? どのようなタスクが関与するか? どのタスクが他のタスクに依存するか? プロジェクトの所要期間はどれくらいか?   

プロセスのこの部分のための優れた視覚ツールの 1 つが、ガント チャートです。ガント チャートは、プロジェクトのタスクがどのようなもので、それぞれがいつ行われるかを、日々の目標にまで落とし込んで定義するのに役立ちます。作図ソフトウェアを利用すると、マイルストーンの追加や、タスク間のリンクの作成、チャートの色分けなども簡単になります。  

他にも、プロジェクトのライフ サイクルを視覚化するのに役立つ、すっきりとしたタイムライン図を、タイムライン テンプレートやロードマップ テンプレートを使用して作成することをおすすめします。プロジェクトのさまざまな面をはっきりと切り分けることは、他のチームや会社の上層部と共有するときにきわめて役立つ可能性があります。  

必ず、プロジェクトについてのたくさんの詳しい質問を自分とチームに問いかけてください。可能な限り精度の高いタイムラインを、ガント チャートまたはタイムライン テンプレート、またはその両方を使用して作成できるようにするためです。  

オンラインのタイムラインやガント チャートなら、チームの全員がドキュメントの編集にリアルタイムで参加できるだけでなく、各自のタスクを予定どおりに進めることも、カスタマイズしたビューを使って簡単にできるようになります。  

実行 

実行フェーズが成功するかどうかは、計画フェーズの成功次第です。そのため、複雑なプロジェクトの実行のための最高の視覚ツールの 1 つを計画にも活用します。それがフロー チャートです。  

たとえば機能横断型のフロー チャートは、特定のマイルストーンを達成するための責任者やタスク依存関係をプロジェクト マネージャーが定義するのに役立ちます。プロジェクトによっては、プロジェクトの他の面をさまざまなチームが担当することもありますが、この種の図はそのすべてを定義することができます。   

たとえば “スイム レーン” は、各タスクに関与する人を定義するものであり、”フェーズ ボックス” はタイムラインまたはマイルストーンを表します。 

プロジェクトがスタートして実行が進行中のときは、共有可能なフロー チャートを用意すると全員が全力を発揮できるようにするうえで有益です。チーム メンバーは、図にコメントを付ける機能を使って、必要に応じて背景や最新情報を追加することもできます。クリック可能な図形が展開されたときに、追加情報が表示されるようにすることや、外部のデータ (たとえばデータベースやスプレッドシート) にリンクすることもできます。  

監視  

この時点では、プロジェクト マネージャーがすべきことは完了していますが、それでも各タスクを監視することは、すべてを順調に進めるために重要です。オンラインの視覚化やデータにリンクした図の利点の 1 つは、進行状況を他の人と共有することが、相手がそのプロジェクトに直接関与していない場合でも簡単にできることです。 

作図ソフトウェアには、シンプルなステータス報告テンプレートが付属していることも多く、プロジェクト マネージャーが要点だけを取り出して上司や外部のクライアントまたは利害関係者と共有するのに役立ちます。 

プロセス全体を通して複数のドキュメント (SWOT 分析からフローチャートまで) を持つことには、プロジェクトのフォーカスを維持できるという効果もあります。プロジェクトの当初のゴールと成果物を監視することは、スコープ クリープの防止に役立ちます。 

作図ソフトウェアの中には、自動化ソフトウェアと連携するものもあり、これを利用するとプロジェクトのワークフローを設計してから自動トリガーをセットアップすることもできます。たとえば、タスクが完了したときに通知を受け取ります。 

終結 

お疲れ様でした。チームがすべての成果物を完成させると、プロジェクトは完了です。しかし、この最後のフェーズの鍵は、少し時間を取って、たった今起きたことを評価することです。明確で、具体的な視覚表現がプロセス全体を通して手元にあれば、何がうまくいき、何がそうでなかったかを振り返ることがずっと簡単になります。 

チーム メンバーや利害関係者とのポストモーテム ミーティングのスケジュールを設定し、成功と課題の両方について話し合います。ここでも、作図ツールが頼りになります。プロジェクト ポスト モーテム テンプレートを利用して、ミーティングで挙げられたフィードバックやアイデアを記録してみてください。  

すべてのドキュメントを中央の場所に一括保管しておきます。次回のリソースとして利用できるようにするためです。 

これらの周到な計画と文書化は、やり過ぎのように思えるかもしれませんが、きっと役に立ちます。視覚ツールを使って計画、コミュニケーション、進捗管理を行うことは、プロジェクトを予算とスケジュールのとおりに進める最も確実な方法の 1 つです。