リモートチームの管理を簡単にするコラボレーションツール

組織運営者が注目している傾向としてリモート ワークがありますが、これは今まさに史上最高に達しています。実際に、「米国では企業の 60% が遠隔勤務制度を導入しており、1996 年の 20% から上昇している」と Bloomberg は報告しており、この傾向はインド、インドネシア、メキシコでも支持を集めています。つまり、今これをお読みの方も、既にリモート チームで仕事をしているか、最初の遠隔勤務スタッフを雇用しようとしているところかもしれません。バーチャル チームを管理すること (および、その一員となること) は一筋縄ではいきません。そして、かなりの信頼が全員に必要になります。

言うまでもなく、信頼はおそらく、バーチャルなチームを率いていくうえで最も困難な部分です。そして、それを “感じられる” ことが求められます。 しかし、既に存在するリーダーシップのツールと多様なテクノロジが、仕事仲間や部下との関係を深めていくのに役立ち、このことは最終的に、心地よくシームレスな仕事上の関係、深い敬意、そして相互信頼を発展させていくのに役立ちます。リモート チーム管理のための効果的なコラボレーション ツールとしては、次の 4 つがあります。

• Web 会議: メールは、プロジェクトに関する情報を後で参照できるような形式でグループに伝えたいときや、日時が迫っている会議や休暇などについての簡単なメモを送信するときに役立ちますが、ブレーンストーミングや従業員業績評価など、自分の話にもっと説得力を持たせたいときは、対面のミーティングに勝るものはありません。このようなときは、ビデオ通話の出番です。何よりも、ビデオ通話やウェビナーならばお互いの顔が見えるので、相手の個性や雰囲気が伝わり、微妙なニュアンスや語調もわかります。その結果、アイデアの共有や、難しい話題での会話、そして論理的な主張がしやすくなります。
• チャット/インスタント メッセージング: バーチャル チームでは、従来型のオフィスと同じような自然発生的な行動を期待できません。しかし、チャット クライアントがあれば、簡潔な会話を随時開始することも可能です。そのような会話は、オフィスのカフェ スペースだけで行われるのではありません。特に、あるアイデアについて一度に複数の人に意見を聞きたいときは、ほとんどのチャット クライアントにそのための機能があるので、アイデアや問題をその場で検証するのが簡単にできます。
• 共有ワークスペース: 自分が管理するチームのメンバーが世界各地に分散しているときでも、同じ市内にいる数人だけのときでも、おそらくいつかは、プレゼンテーションやクライアントへの提出物、あるいは社内用のドキュメントやプロセスの共同編集が必要になります。もちろん、すべての作業をメールで進めることもできますが、バージョン管理が悪夢になるまでにそう時間はかかりません。このようなときは、共有ワークスペースが便利です。中央の 1 か所でグループの全員が同じファイルをリアルタイムで編集できる (そして、他の人の編集内容もわかる) ようにしておくと、バージョン管理を維持でき、制作プロセスもシンプルになります。
• 共有バーチャル タスク リスト: バーチャル チームのメンバーのタイムゾーンがそれぞれ違うときは、共有プロジェクトの最新情報を全員に伝えるのが多少難しくなることもあります。しかし、バーチャル タスク リストを利用すれば、チーム全員 (または特定のメンバー) がすべてのタスクとそれぞれの状態を一覧として見ることができるので、作業の共有や全員への情報伝達がシンプルになります。さらに合理化を進めるために、バーチャル タスク リスト機能を持つアプリの中には、タスクへのファイル添付や、そのファイルの共同編集、さらにはメモの共有やそれに関する会話などが可能なものもあります。このような操作のためのアプリを別途用意する必要がないので、互いのスケジュールが合わないときでも共同で作業するのが簡単になります。

グローバルあるいはバーチャルなチームを監督する人はだれも、リモート管理に伴う課題を実際に体験しています。しかし、テレワークの人気は上昇する一方であるため、コラボレーションが可能な環境を作り、人と人との関係を発展させ、傑出したプロジェクトを達成するためのテクノロジに投資することには、理にかなっています。幸いなことに、そのようなテクノロジは既に存在します。あとは、従業員と組織にとって最適なソリューションを見つけるだけです。