知っておきたい Outlook のヒントとコツ

Outlook はメール、予定表、連絡先、タスクなどを効率化し、すべてを 1 つの場所に集めます。モバイルでの利用が 2017 年以来、増加を続けているのも当然のことです。これだけ多くのユーザーがいる Outlook には、生産性向上のためのヒントとコツが多数あります。 

ここでは、Outlook を最大限に活用する方法をご紹介します。 

Outlook ユーザーの皆さまは、可能な限り効率的に使う方法を既にご存じかもしれません。念のため、ここで紹介する 7 つのヒントとコツもぜひご覧ください。 

#1 Outlook に話してもらう 

正確には、Outlook が話すのではなく、Microsoft の生産性向上アシスタント Cortana です。Cortana は Outlook モバイル版のメールを再生機能と統合されています。この機能が Outlook で設定済みならば、外出先で新着メールを耳で聞くことができます。さらに、メールを管理することもできます。自分の声だけを使いハンズフリーで、メールを未読にする、フラグを付ける、削除する、そして返信することができます。 

何よりも、Cortana はメールを読み上げるだけではありません。スケジュールの整理も手伝ってくれます。AI が、イベントの変更を知らせてくれるだけでなく、予定表上でのスケジュールの競合も見つけてくれます。 実際の動作をご覧ください。 

#2 優先受信トレイを使う 

特にスマートフォンでは、あれもこれも入っている受信トレイをスクロールして読むのは大変です。メールの一覧をさっとチェックして自分に必要なものを簡単に見つけるには、優先受信トレイを利用します。この機能を使用するときは、”優先” と “その他” の 2 つの受信トレイが作成されることになります。この 2 つを切り替えるには、受信トレイの一番上にあるボタンをスライドします。  

Outlook が自動的にメールを分類し、重要なメッセージは “優先” に、ジャンク メールのようなものは “その他” に移動します。 ユーザーがメッセージの分類を変更するのも簡単で、それには一方の受信トレイから他方に移動します。”常に優先に移動” やその逆を選ぶこともできます。これは、その送信者からのメッセージをいつも同じ受信トレイで見たい場合に便利です。 

加えて、ユーザーが優先受信トレイ機能を使えば使うほど、この機能はさらにスマートになります。どのようにユーザーがメールを分類するかを観察して着信メッセージの分類機能を向上させるので、ユーザーが重要なことに集中するのに役立ちます。  

#3 予定表を他の人と共有する 

私たちはみな、会議に時間を使いすぎです。どの組織もこの問題に取り組んでいますが、Outlook を利用すると、さらに別の会議をスケジューリングしようとするという非効率性をなくすことができます。 

Outlook の共有予定表を利用しましょう。自分の予定表の設定画面に移動して、共有したい相手を選択します。たとえば、同僚や友達です。チームごとに色を変えることや、アクセス許可を管理することもできます。つまり、共有する相手に自分の予定表の閲覧だけを許可するか、編集や管理もできるようにするかを指定できます (委任を使用)。さらに、詳細情報をどの程度まで共有するかについても、[すべて]、[タイトルや場所のみ]、[予定がある場合のみ] から選択できます。 

#4 スケジュール アシスタントを利用する 

自分の予定表を共有するときに、モバイルのスケジュール アシスタントを利用すると、集まる日時を決めるためにメールをやり取りする必要はなくなります。予定表上でイベントを作成し、招待したい人を追加します。次に、スケジュール アシスタントの時間選択機能を使い、予定表上で緑色になった時間帯にドラッグ アンド ドロップします。その時間は、全員が空いていることを示します。予約しましょう! 

#5 他の人にメンションしてその人の注意を引く 

オフィスで他の人と机を並べて仕事しているときは、気軽に話しかけることができます。 名前を呼ばれた人は、それまでしていたことを止めて顔を上げます。同じことがスマートフォンから、Outlook の @メンションを使ってできます。メール メッセージの中で @ に続けて名前を入力すると、その人は自分が会話に呼ばれていることを理解します。  

さらに、他の人が @ であなたにメンションしたときは、受信トレイに、その @メンションに関係するセンテンスが直接メッセージ抜粋として表示されます。この機能を利用すると、自分が注意を払う必要があるものがひと目でわかります。 

#6 スワイプ オプションをカスタマイズする 

デート相手を見つけるアプリでは、左右にスワイプしながらお相手候補に投票します。同じような決断力を、Outlook の受信トレイに対しても発揮できます。Outlook モバイルの [設定] を開き、[スワイプ オプション] を選択します。[右方向にスワイプ] と [左方向にスワイプ] に、次のような操作を割り当てることができます。 

  • 削除  
  • 既読にする 
  • 未読にする 
  • フラグを付ける 
  • アーカイブ 

#7 “応答不可” を使う 

際限なくメールをチェックしていると、実験用のネズミのような気分を感じることがあります。あの小さなボタンを押すのは、新しいメッセージというごほうびをもらうためです。しかし、集中力がそがれてしまいます。今、重要なことに確実に集中するには、Outlook の “応答不可” 機能を使います。アプリからの通知をオフにすることによって、自分の注意を会議や、完成させなければならないレポートに集中させることができます。  

毎日の午後、仕事を終える前の時間帯を “応答不可” にするようにスケジュールを設定することもできます。このようにすると、静かな時間を利用していろいろなことを整理し、次の日に備えることができます。あるいは、時間を区切った “応答不可” セッションをいつでも必要なときに、すぐに開始することができます。 

移動中もつながり、整理する 

メールでいっぱいになった受信トレイは現実です。Outlook モバイルは、外出先でもつながって情報を整理するのに役立ちます。Cortana を利用し、ここで紹介したその他の Outlook のヒントとコツも参考にして、プライベートと仕事のコミュニケーションと約束をうまくコントロールしましょう。  

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