リモート オフィスやモバイル オフィスでの生産性向上のヒント

リモート オフィスやモバイル オフィスで作業すると、柔軟性とビジネスの俊敏性が向上します。しかし、課題がないわけではありません。自己動機付けは重要です。以下のような他のヒントが生産性の向上にもどのように役立つかをご覧ください。 

モバイル オフィスの基本 

モバイル オフィスをセッティングすると、外出先や一時的な作業場所で作業できるようになります。モバイル オフィスにはさまざまなタイプがあります。車を使う人もいれば、キッチンのテーブルで作業する人もいます。ホテルの部屋をモバイル オフィスあるいは一時的なオフィスとしている人もいます。 

Gallup は、米国の全従業員の 43% が少なくとも一部の時間社外で勤務していると報告しました。モバイル オフィスの利点は次のとおりです。 

  • 柔軟性が高い  
  • ワークライフ バランスが改善される 
  • 会社のコストが削減される  
  • 従業員の関与が高まる 

しかし、モバイル オフィスを使う大きな理由の 1 つは、仕事を終わらせるためです。仕事をする機会が増えます。通勤をなくすことで時間を節約できます。モバイル オフィスにより、時間や場所に関係なく仕事ができます。たとえそれが 30 分であっても、後で仕事以外に使える時間が増えます。 

モバイル オフィスで仕事する場合は、それなりのノート PC、電話、充電器、信頼性の高いインターネット接続が必要です。また、クラウド ストレージを使用することで、ビジネス ドキュメントやソフトウェアにリモートでアクセスできるようになります。

物事を合理的に行えば、生産性が向上します。気を散らすものを最小限に抑えれば、集中力を高めることもできます。 

時間の節約、簡素化、生活の改善というこのようなメリットをすべて享受するには、効果的なモバイル オフィスやリモート オフィスが必要です。生産性を向上させる方法はいくつかあります。 

生産性を高める

ワークスペースのどこにいても、効率とモチベーションを高めるためにこの方法を試してみてください。 

整理する 

不必要なことに時間と労力を割くことがないようにしましょう。一歩下がって、仕事をするために常に手元に置いておく必要があるものを判断してください。たまにしか使わないものは他の場所に保管しましょう。 

次に、必要なものを合理的に整理します。クラウド コンピューティング ソリューションでは、さまざまなアプリケーションを 1 つのダッシュボードにまとめることができます。重要な電子機器やファイルは、1 つの荷物に収まるようにしてください。法人向けクラウド ストレージにすべてのドキュメントを保存して整理します。

テクノロジーを活用する 

仮想デスクトップを使うと、どこにいてもよく使うツールに一貫性のある方法でアクセスできます。モバイル デバイスでも、本社のパーティションで見るのと同じデスクトップにアクセスできます。  

ビジネス コラボレーション ソフトウェア を使えば、同僚や顧客と音声通話/ビデオ通話をしたり、チャットしたりできます。また、ドキュメントの改訂、ホワイトボードでのブレインストーミング、カレンダーの共有、会議のスケジュール設定などもできます。 

アシスタントを使う 

リモートで問題を解決するために人を雇う必要はありません。Outlook ソフトウェアに統合されている人工知能を備えた仮想アシスタントを活用しましょう。 

Cortana は 仮想生産性アシスタント です。Outlook for iOS のメール メッセージの再生は、Cortana を使ってメールとスケジュールを管理しています。移動中や他の作業のために目と手を離せないときは、Cortana に受信トレイのメッセージを読んでもらうことができます。また、メッセージを削除、フラグ付け、返信、未読にすることもハンズフリーでできます。まさにリモート オフィス ワーカーに最適です。  

Outlook の予定表や連絡先と統合された Cortana は、スケジュールの競合をチェックしたり、メールに基づいて新しいイベントを作成したりします。このインターフェイスを使えば、重要なことを判別するだけでなく整理された状態を維持できます。 

Cortana では、男性と女性の声を切り替えることができます。これは、リモート オフィス作業の孤独感に対処するのに役立ちます。少なくとも人間のような声で話す別の存在がいます。犬や猫が会話の相手をする羽目になることはまずないでしょう。 

期待値を管理する 

何が期待されるかについて、上司や同僚と話しましょう。次のことを事前に確認できます。 

  • 進捗状況をどのように提示するか 
  • マネージャーに連絡するタイミングと方法 
  • チーム コラボレーションへの期待値 
  • 業務時間をどの程度柔軟に決められるか 

自由な時間に随時仕事できるため、モバイル オフィスやリモート オフィスを気に入っている人もいます。自分のセッティングが好きだが、決まった業務時間で仕事をしたいと思っている人もいます。 

時間管理を受け入れる 

リモート ワーカーは、仕事をするために自分でモチベーションを高める必要があります。時間管理には真剣に取り組みましょう。 

  • その日の明確な目標を設定する 
  • 共有ファイル ストレージとカレンダーまたはプロジェクト管理ソフトウェアを使う
  • 電話に対応できる一定の時間を決める 
  • 結果に焦点を当てて成功を評価する  

自然光を浴びる 

光は最重要なことではないかもしれません。それでも、自然光のあるエリアに移動すると違いが生じます。あるいは、コンピューターから離れて外を歩きましょう。運動によって新たな視点を持てるかもしれません。日差しを浴びると気分が良くなり、 よく眠ることができます。    

生産性を向上させるためのこれらのヒントを使って、モバイル オフィスやリモート オフィスを最大限に活用してください。皆さんの効率が高まるほど、雇用主はオフィス外での勤務に寛容になる可能性が高くなります。  

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