小規模ビジネスのための安全なファイル共有

小規模ビジネスの従業員もオーナーも、同僚やクライアントとのファイル共有が必要になることはよくあります。しかし、現在使用しているファイル共有の方法は安全ですか? 重要な記録や機密性の高いデータは、安全に守られていますか? 

安全なファイル共有とはどのようなものかを考えてみましょう。  

安全なファイル共有とは? 

ファイル共有とは、簡単にいえば、ファイルを他の人に送ることです。以前は、ファイルを共有するにはメールに添付するという方法が取られていました。受け取った人が、そのファイルを編集して送り返すということを繰り返していました。 

さらには、ファイル共有サイトも使用されていました。このどちらの方法にも、無数のセキュリティ リスクがあります。 

安全なファイル共有とは、ファイルを共有するにあたり、そのファイルがオンラインの脅威から保護されるとともに、所有者から許可を受けた人だけがアクセスできるようにすることです。クラウド ストレージ サービスは、安全なファイル共有を可能にするために次のようなセキュリティ機能を備えています。 

  • 許可ベースのアクセス 
  • パスワード保護アクセス 
  • ファイル暗号化 
  • 不審なログイン活動の監視  
  • ウイルス スキャン  
  • ランサムウェアの検出 
  • 2 要素認証 
  • 共有リンクの有効期限の設定 

これらのセキュリティ機能は、許可を受けた人だけがファイルにアクセスできるようにするのに役立ちます。加えて、ファイルをハッカーやマルウェアなどのオンラインの脅威から守るのにも役立ちます。 

共有を安全に行う必要があるファイルの種類 

理想的には、企業が社内で、あるいはクライアントと共有するファイルはすべて、セキュリティで保護されている必要があります。ファイル共有はどのビジネス ファイルにとっても有効です。具体的には次のようなものがあります。 

  • 法的情報 
  • 財務データ 
  • 人事または個人の情報 
  • 非公開の労働者情報 
  • 秘密プロジェクト 
  • 合併または買収の計画 

安全なファイル共有ならば、ファイルは不適切なアクセスや犯罪者、ランサムウェア、ウイルス、オンラインの脅威から守られます。  

安全なファイル共有の方法 

サイバー攻撃の被害者が小規模ビジネスであるケースは全体の 58% に及びます。クラウド ストレージ プロバイダーは、この問題をよく認識しており、データとファイルのセキュリティが深刻な懸念事項であることを理解しています。多くは、ユーザーのファイルを保護するために次のような機能を採用しています。 

  • パスワード保護。ユーザーは、パスワード保護されたファイルへのリンクを送信できます。受け取った人は、パスワードを知っている場合に限りそのファイルにアクセスできます。  
  • リンクの有効期限を設定する。期限付きのリンクは、所定の時間が経過するとアクセスできなくなります。受け取った人は、期間限定でファイルにアクセスできます。 
  • さまざまなアクセス許可。ファイルのアクセス許可を設定することによって、誰が閲覧、コメント付加、編集、または再共有できるかを選択します。たとえば、アクセスを特定の人またはグループに限定することも、会社の従業員全員に、または誰にでも許可することもできます。   
  • バージョン履歴。自分が共有したファイルに、他の人が好ましくない編集を加えることもあります。バージョン履歴を利用すると、ファイルを以前の下書きの状態に戻すことができます。 
  • ごみ箱。そのつもりはなくても、ファイルを削除してしまうこともあるでしょう。そのような場合は、ファイルをごみ箱から復元できます。 
  • 一括ファイル削除からの保護。大量のファイルを誤って削除してしまうこともあるでしょう。その場合は、クラウド ストレージ プロバイダーから警告が送られます。併せて、そのファイルを復元する手順も教えてくれます。 
  • アクティビティ監視。プロバイダーは、不審なサインイン試行を監視し、発見して阻止します。自動的な監視で、ユーザーのアカウントへの不正アクセスを防止します。 
  • 暗号化。クラウド ストレージでは、一種の暗号コードによってユーザーのファイルが常に隠されるため、ハッカーによるのぞき見を防止できます。 
  • ウイルス スキャン。ファイルがダウンロードされるときに、スキャンして既知のウイルスを探します。 
  • 物理的保護。ユーザーのコンテンツが保管されているデータ センターには、セキュリティ責任者が常駐し、モーション センサーが設置されています。監視カメラと侵入検出アラートも使用されています。 
  • ネットワークの保護。データ センター内外のネットワークにはファイアウォールがあり、未承認の場所からのトラフィックを制限します。 
  • システム監視。ソフトウェア チームがセキュリティの問題を監視し、発生した場合は修復します。 
  • Vault。これは、セキュリティで保護されたフォルダーであり、アクセスするには本人確認が必要です。他者がユーザーのデバイスまたはアカウントへのアクセスに成功しても、ここにあるファイルは守られます。 

クラウド ストレージのファイルをさらに安全に守る方法 

クラウド ストレージは、セキュリティが確保されています。それでも、ストレージ内とデバイス上の両方のファイルを保護するために取れる対策は他にもあります。次のような方法があります。  

強いパスワードを作成する 

強いパスワードは、最前線の防御としてきわめて有効です。自分のファイルに、権限のない人物がアクセスするのを阻止できます。次のようなパスワードを選んでください。 

  • 長さ 8 文字以上 
  • 完全な単語が含まれていない 
  • ユーザー名や実名が含まれていない 
  • 他のパスワードとは異なる 
  • 大文字と小文字を使う  

2 要素認証を使用する

2 要素認証は、アカウントをハッカーから守る盾となります。これは、高度なログイン プロセスの一部です。クラウド ストレージ プロバイダーからユーザーのスマートフォン、メール アドレス、またはアプリにコードが送信されます。ユーザーは、このコードを入力すると自分のファイルにアクセスできます。  

モバイル デバイス上でのファイル暗号化を有効にする

プロバイダーは、ユーザーの iOS または Android モバイル アプリで保管されているファイルを暗号化することができます。この暗号化によって、ユーザーのデータは、本人以外がそのスマートフォンを使用するときでも守られます。スマートフォンのハッキングまたは盗難が発生しても、暗号化されていれば安心です。スマートフォンにファイルを保存している場合は、ぜひ使いたい機能です。 

共有ファイルで共同作業する 

コラボレーションは、私たちの仕事時間のほとんどを占めています。このことを念頭に置いて、クラウド ストレージ サービスはチームが共同でファイルを編集するのに役立つ機能を提供しています。ファイルに対する変更やコメントはすべてリアルタイムで同期されるので、チーム メンバーは常に、そのドキュメントの最新版で作業できます。  

共有ファイルを受け取った人ができることは、多数あります。たとえば、次のようなことです。 

  • 閲覧。ファイルを共有する相手は誰でも、そのファイルを見ることができます。クラウド ストレージのプラットフォームにサインインしなくても、このことは可能です。  
  • ダウンロード。ファイルを共有する相手が、そのファイルをダウンロードできます。セキュリティを強化したい場合は、ダウンロードの禁止を選ぶこともできます。  
  • 編集。フル編集を許可された人は、受け取ったドキュメントを編集できます。共有する前に変更履歴を有効化することをおすすめします。これで、後で編集を承認または却下できるようになります。  
  • コメント。ファイルへのアクセス権を持つ人は、そのファイルの中でコメントを追加したり、コメントに返信したりできます。  
  • 共同作業。複数の人がファイルを同時に、リアルタイム コラボレーションで編集できます。そのファイルに対する変更はすべてリアルタイムで同期され、自動的にすべての編集者の画面に反映されます。 
  • 共有。編集許可を持つ人は、そのファイルを共有できます。編集許可を持たない人も、必要であればリンクを転送できます。サービスによっては、他のユーザーによる共有を禁止できることもあります。 

安全なファイル共有のソリューションを選ぶ 

現在、利用可能なファイル共有ソリューションにはさまざまなものがあります。選択肢を検討するときは、次のような必須事項に注目してください。  

  • セキュリティのオプション。堅牢なセキュリティ オプションを持つソリューションを選びます。リンクがパスワードとアクセス許可で保護されることは必須です。リンクの有効期限を設定できるようになっていれば、外部のパートナーと共有するときに有益です。  
  • 暗号化。ファイルを共有するときも、ストレージに保管しているときも、ファイルは安全であることが必要です。暗号化を利用しているプロバイダーを選びます。  
  • 使いやすさ。ストレージ ソリューションはユーザー フレンドリーでなければなりません。チーム メンバーとの間ですばやくファイルの共有、受け取り、作業ができることが必要です。加えて、許可レベルの変更も問題なくできることが求められます。 

チームのための安全なファイル共有 

ファイル共有はプロジェクトをスピードアップします。しかし、特別な予防措置を取らなければ、データがリスクにさらされることもあります。安全なファイル共有はチームのワークフローを効率化し、ファイルの安全を守ります。  

Microsoft 365 の使用を開始する

使い慣れた Office にチームワークを加速するツールが加わり、いつでも、どこでも、生産性を高めることができます。

今すぐ購入

ビジネス インサイトは、専門家による税務または財務の助言を行うものではありません。税務または財務の現状についての相談をご希望の場合は、お客様の顧問である専門家にお問い合わせください。