eDiscovery サービスが実現するあらゆるビジネスの保護

電子情報開示 (eDiscovery) は、訴訟事例で証拠として使用できるメール、プレゼンテーション、データベースなどの電子的に保存されている情報を識別し、収集して提供するプロセスです。

組織が保存している電子データは大量であるため、eDiscovery は複雑なプロセスになる可能性があります。さらに、電子ファイルは本来動的なものですが、元のファイル プロパティ、コンテンツとメタデータ (日付タイム スタンプなど)、作成者と受信者に関する情報を保持することが重要です。そうすることにより、訴訟プロセスで証拠 (がある場合には) を改ざんしたという申し立てを無くすことができます。

ご想像のとおり、情報やファイル (およびそのメタデータ) を自動的に検索できる訴訟サポート ソフトウェアがなければ、eDiscovery プロセスは困難な作業で、時間とコストがかかります。幸いなことに、組織が訴訟の準備を行うときに役立つさまざまな eDiscovery ソフトウェアがあり、検出に伴う作業を比較的迅速に完了させることができます。ただし、どのようなソフトウェアを探せばよいかは、簡単には把握できません。ここでは、訴訟で非常に有効な eDiscovery プラットフォームの 4 つの機能について説明します。

  • 一度に複数の場所でキーワード検索: 1 回のキーワード検索でメール、ドキュメント ポータル、オンライン ストレージ、インスタント メッセージ サービスなどのすべてを検索する機能を使用すると、訴訟事例に関連がある可能性のある重要なファイルやドキュメント、さらに会話もすばやく見つけることができます。さらに、一部の eDiscovery ソフトウェアでは、検索結果をリポジトリにエクスポートした後、エクスポート レポートをダウンロードできます。実際の検索結果をすべてエクスポートする必要がないので、eDiscovery マネージャーは、分析対象となるドキュメントのフィールドを絞り込むことができ、最終的に時間を節約できます。

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  • 検索結果の重複除去: エクスポートされる結果の重複を除去できる eDiscovery サービスを選択すると、同じアイテムの複数のインスタンスが見つかった場合でも、メール メッセージ、ドキュメント、またはファイルの 1 つのコピーだけがリポジトリにエクスポートされます。重複除去を使用すると、レビューする必要があるアイテムの数が減るので、時間を節約できます。ただし、重複除去アルゴリズムの制限により、エクスポート プロセス中、重複していないアイテムに重複のフラグが付けられる可能性があるので、この機能は慎重に使用する必要があります。
  • コンテンツ検索権限のフィルター処理: 一部のソリューションでは、検索についてのアクセス許可フィルタリングを使用することで、eDiscovery マネージャーが、組織内の特定のメールボックスやサイトのみを検索したり、または特定の基準を満たすメッセージやサイト コンテンツのみを検索したりできるようにすることができます。たとえば、eDiscovery マネージャーが特定の場所で送受信されたメール メッセージのみを検索できるようにする必要がある場合、ソフトウェアでその条件を満たすフィルターを作成できます。
  • インデックスが作成されていないアイテムの取得: インデックスが作成されていないアイテムとしては、パスワードで保護されているアイテム、暗号化されたアイテム、非常に大きなメール添付ファイルとして送信されたアイテム、またはインデックス作成プロセスでエラーが発生したためにインデックスを作成できなかったアイテムなどがあります。法的な調査の場合、組織は、インデックスが作成されていないアイテムのレビューを要求される可能性があるため、これらのファイルを簡単に見つけられるように、検索結果をエクスポートするときに、さらに分析できるように、インデックスが作成されていないアイテムも含めるオプションを備えた eDiscovery サービスを選択してください。

訴訟になった場合、eDiscovery ソフトウェアは、チームが、特定の顧客、トピック、またはチーム メンバーに関連するすべてのメールとインスタント メッセージ、ドキュメント、ファイルなどを検索するのに役立ちます。この検索を自動化するツールを利用することで、検出プロセスを完了するために必要なコンテンツをすばやく特定し、保持およびエクスポートすることができ、法務チームは適切なタイミングで処理を進めることができます。

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