小規模ビジネスの変革に必要な 5 つの在宅勤務用アプリ

自宅で仕事をするという新しい文化の誕生で、ビジネスにとって新しい機会が開いています。人材やクライアントを、これまでよりも広い地理的範囲で探すことができます。従業員のスケジュールを柔軟に、それぞれの仕事と個人の生活に合わせて作ります。あるいは、変化した世界で顧客のニーズに応える、新しいサービスや製品を提供します。

リモート ワークするスタッフとともにビジネスを運営するのは、大変なこともあります。特に、かつてはチームが 1 つの場所で一緒に働いていた場合です。これからは、物理的なワークスペースに頼らずにコラボレーション、効果的なチームワーク、共通の文化を促進していく必要があります。新常態に合わせてビジネスを再考するときに、チームのつながりと生産性を維持するために次に紹介する 5 つの在宅勤務用ツールを役立ててください。

1. 複数のチームをコラボレーション プラットフォームでまとめる

それぞれ異なるスキルとバックグラウンドを持つチームどうしがうまく連携すれば、より質の高い成果が生まれ、より大きな収益の成長も期待できます。しかし、在宅勤務をしているときに全員の足並みをそろえるのは簡単ではありません。

コラボレーション プラットフォームがどう役立つか 

社内のチームワークを向上させるには、まずコラボレーション中心の文化を作ります。 従業員が共有しあい、敬意ある態度でお互いに異論を唱えるようになるには、高いレベルの信頼が必要です。同時に、従業員がつながり、手助けを受け、リレーションシップを築くことが簡単にできるように、包括的なコラボレーション プラットフォームを用意しましょう。

適切なコラボレーション プラットフォームがあれば、在宅勤務するチームが次のことを簡単にできるようになります。

  • 質問の答えがチャットですぐに得られる。
  • 画面共有を使用してアイデアを具体的に示し、あるいは進行状況を伝える。
  • 会社やチームの会議のスケジュールを設定し、出席する。
  • 電話をかける。
  • ビデオ会議を使う。

多くの人は、在宅勤務で孤立を感じるものです。チームのエンゲージメントを維持するために、優れたコラボレーション ソフトウェアを役立てましょう。

2. 組織独自の文化をビデオ アプリで維持する

コミュニティを作ることは、小さい会社ほど簡単です。チーム メンバーがお互いを知り、友情を形成します。顧客と従業員が CEO をはじめとする経営陣とのリレーションシップを築くことができます。さらには、重要な意思決定に影響を及ぼすこともできます。他にはない独自の文化は、このようなつながりを通して花開きます。しかし、これと同じ親密さを、人々が同じ場所に集まれないときでも維持するにはどうすればよいでしょうか? 

ビデオがどう役立つか 

人々のコミュニケーションは、言葉、声のトーン、顔の表情、ジェスチャーを通して行われます。言葉とそれ以外の合図の両方を使うことは、信頼できるリレーションシップを作るのに役立ちます。従業員と顧客がこのような、重要なリレーションシップを自宅からでも作る機会を増やすには、ビデオ会議ソリューションを活用します。

ビデオを利用すると、次のようなことが簡単になるため、チームのメンバーが互いに、そして顧客とのつながりを保つのに役立ちます。

  • 会議中に、その雰囲気を読む。
  • メンバーの積極的な参加を維持する。自分がカメラで映されているときは、マルチタスクをしづらくなります。
  • 名前と顔を一致させる。
  • バーチャルのハッピー アワーや読書会を開催する。
  • ヨガや瞑想のクラスを毎週開き、指導する。
  • スタッフそれぞれの個性を披露してもらうための、テーマを決めた集会を開く。たとえば「年末恒例のダサいセーターの日」や「楽しい帽子の金曜日」です。

従業員がオフィスに出勤しないからといって、職場のコミュニティの感触が失われるわけではありません。ビデオは、在宅勤務するチームの距離を縮めるのに役立つ、優れたツールです。

3. ファイル共有を活用してさらに効果的に共同作業する

コラボレーションとは、ミーティングとコミュニケーションだけではありません。チームが一緒にソリューションを作り上げていくことも必要です。製品から法的契約、そして広告に至るまで、従業員は質の高い成果を生み出すために共同で作業する必要があります。これまでにメールでファイルをやり取りした経験があればご存じだと思いますが、どのバージョンで作業しているかを追跡できなくなったり、重要なコメントを見逃したりしがちです。

ファイル共有がどう役立つか  

ファイル共有ソリューションを利用すると、重要なドキュメント、たとえば会計のスプレッドシート、ビジネス プレゼンテーション、ワード プロセッシング ドキュメントをクラウドに保存できます。 認可された人だけにアクセス権を与え、その人々がどこから作業するかにかかわらず、同じファイルでの作業を同時に進行することができます。

ドキュメントの共同作業をシンプルにするには、ファイル共有アプリを活用します。次のようなことができます。

  • クラウド ストレージを介してファイルを共有する。これで、全員が最新バージョンで作業できます。
  • 編集やコメント追加をインラインで行う。
  • 誰が編集やコメント追加を行ったかをリアルタイムで見る。
  • 自分のファイルで他の人が編集やコメントを追加したときに通知を受け取る。

従業員の仕事満足度が高くなるのは、生産性の高さを感じているときです。共同作業をしやすくするために、ファイル共有アプリを用意しましょう。

4. イニシアティブを順調に進めるためにプロジェクト管理ソフトウェアを活用する

プロジェクトを成功裏に完了するには、何人もの人が共同で作業して協調しながら成果物を受け渡しし、タスクを完了することが必要になります。 このことは、全員が同じオフィスで机を並べて仕事をしているときでも決して簡単ではありません。 スタッフが在宅勤務しているときや、出勤時間をずらしているときは、プロジェクトが予定どおりに進まなくなる可能性が大幅に高くなります。

プロジェクト管理ツールがどう役立つか 

プロジェクト管理ソフトウェアは、プロジェクト完了までにどれくらい時間がかかるか、および予定どおりに完了するためにどのスキルが必要かを明確にするのに役立ちます。イニシアティブが開始した後は、チーム メンバーとプロジェクト マネージャーがどこからでもチェックインできるので、どの作業が未完了で、次にどのタスクが開始予定かが、すぐにわかります。

クラウド ベースのプロジェクト管理ツールは、チーム メンバーがどこで仕事をしているかにかかわらず、期限を把握して効果的にリソース配分を管理するのに役立ちます。また、次のことにも役立ちます。

  • 各メンバーが何の作業をしているかを可視化する。
  • 誰がどのプロジェクトの作業をするかについて、スマートに意思決定する。
  • 優先事項を達成するために人材の雇用やアウトソーシングが必要かどうかをすばやく判断する。
  • チームと経営陣に、主なマイルストーンについての情報を随時伝える。
  • 競合するタスクの優先度を従業員が決定するのを手助けする。
  • プロジェクトが予定どおりに進んでいないことを早めに検知し、必要に応じて軌道修正する。

適切なプロジェクト管理ツールがあれば、組織の大きな目標を支える、質の高いプロジェクト成果物をチームが確実に作り出すことが簡単になります。

5. タスク管理アプリを活用して生産性を高める

小規模ビジネスの運営は決してシンプルではありません。特に、感染症大流行のさなかでは。予算がぎりぎりであったり、チーム メンバーがいくつもの仕事を兼務したりすることもあるでしょう。 To Do リストの項目をすべて 24 時間で片づけるのは不可能に近く、8 時間ではなおさらです。

タスク管理ツールがどう役立つか 

タスク管理ソフトウェアを使っても、一日の時間を増やせるとは限りませんが、手持ちのリソースからより多くの価値を引き出すのに役立ちます。在宅勤務ではさまざまな割り込みがつきものですが、どの作業をいつまでにすべきかがわかっていれば、自分と従業員の時間を節約できます。

効果的なタスク管理ツールならば、次のようなことができるので、全員がビジネスに対して有意義な貢献ができます。

  • 日単位と週単位でタスクを分割して優先順位を決める。
  • 従業員が大きな負荷を抱えないように、小刻みに期限を設定する。
  • 進行状況をプロジェクトまたはグループのレベルで追跡する。
  • 全体的な生産性を可視化する。苦戦しているチームがある場合にアクションを取れるようにするためです。

私たちの働き方は変化しました。オフィス スペースに従業員を集めて一緒に仕事をさせるかどうかにかかわらず、チームがリモート ワークする頻度は 2019 年に比べると増えたままになるでしょう。この新しい働き方をビジネスにとっての資産の 1 つに変えるために、在宅勤務用アプリを従業員の仕事の遂行とつながりの維持に役立てましょう。

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