スタッフとの効果的な会議をリードするためのヒント

会議では、時間を無駄にすることや、測定可能な成果が得られないことがよくあります。経営トップは、出口戦略を持って疑い深い態度で会議に出席します。 

小規模ビジネスの会議から得られるものは多くないとお考えかもしれません。ビジネスはオーナーのものですから、会議が重要かどうかを決めるのはビジネス オーナーです。それでも、会議への出席に人件費がかかっているのであれば、コストについて考えましょう。 

90 分間の会議で人件費に 750 ドル、茶菓子に 75 ドル費やしているにもかかわらず、内容が行き詰まるのであれば、価値があるでしょうか。その結果は、コストと 90 分間の生産性損失に見合うものでしょうか。 

ここでは、小規模ビジネスで質の高い会議をリードする方法について説明します。  

会議を進める方法 

効果的な会議に必要なものは次のとおりです。 

  • 計画 
  • 会議中の時間とスタッフの管理 
  • 会議後のフォローアップ 

計画 

一般的な会議の議題は次のとおりです。 

  • 新たなチャンスを見つけるための課題やアプローチに対するソリューションをブレインストーミングする。ビジネスで問題やチャンスが見つかっています。現在のところ、前進する方法がわかりません。チームと一緒にアイデアをブレインストーミングする必要があります。 
  • 製品やサービスを設計または更新する。チームにはアイデアがあります。そこで、会議を実施してアイデアの実践を計画する必要があります。 
  • 重要な情報を伝える。ビジネスは成長しており、新たな発展はスタッフに影響を与えます。そのような変化についてチーム全体に一度に伝えることができます。 
  • フィードバックを聞く場を用意する。グループの考えや現在の懸念事項について知りたいと思っています。会議は考えを共有するチャンスです。 

会議は、物理的に同じ部屋にいるスタッフ全員だけでなく、仮想出席者とも実施されるようになりました。世界のさまざまな場所やタイム ゾーンにいる出席者がオンライン会議ソリューションを使って会議に出席できます。会議は、場所ではなく時間だけを基準に決定されることが多くなりました。時間だけを基準に設定された会議は出席しやすくなりますが、出席者が多くなるとは限りません。 

会議を実施する必要があるか 

これは、会議の事前計画段階における最も重要な質問です。実施する必要がありますか。グループ会議 (デジタルでも物理的でも) が問題を解決するための最善の方法ですか。状況に対処する他の方法を既にやりつくしてもうまくいきませんでしたか。 

メール、プロジェクト管理プラットフォーム、顧客関係管理 (CRM)、セールス ソフトウェアなど、他の形式のグループ コミュニケーション ツールを利用している場合、会議でしかできないことは何かありますか。チームはそれらのツールを使ってうまく連携していますか。 

プロジェクト管理ソフトウェア経由で質問、タスク、発表事項をスタッフに知らせたら、チームは成功を収めることができますか。 

現在の問題に対するベストなソリューションが得られると確信している場合のみ、グループ会議を実施してください。 

会議のテーマと求められる結果は何か 

会議の開催を決定したら、会議のテーマを決め、求められる成果は何かを考えます。 

会議のテーマの例: 製造会社のリソースが競合している 

デバイスのカスタム製造注文を 2 件受注しています。残念ながら、どちらの注文も特定のタイプのカスタム ウィジェット (タイプ Z) が中心となっているため、納期が競合します。カスタム Z ウィジェットを製造できる機械が 1 台しかない板挟みの状況です。  

会議の求められる結果: 両方の注文の納期を満たす方法を見つける 

会議の議題の作成 

会議のテーマと成果を決めたので、詳細な会議の議題を作成するときです。 

オンラインには、会議の議題テンプレートがたくさんあります。たとえば、Microsoft Word で使えるこの「クラシックな会議の議題」は、多くの小規模ビジネスのニーズを満たすことができます。 

会議はそれぞれ異なります。各会議の課題から目標まで、個々のステップの概要を描いてください。会議の各部分を明確に定義し、時間ごとのセクションに分けます。それに応じて、会議の所要時間は数分から数日になります。 

1 時間の会議のサンプル議題の概要を次に示します。 

  • 出席者の紹介: 10 分 
  • テーマの説明: 10 分 
  • ブレインストーミング: 20 分 
  • ベストなソリューションの選択: 10 分 
  • ソリューションとタスク割り当ての文書化: 10 分

会議中 

実際の会議では、ストップウォッチを使うと時間どおりに進めることができます。話を進めるきっかけを出席者に与え、重要でない細かいことに気が散らされることがなくなります。 

テーマからずれたアイデアや質問は別のときに取っておくよう参加者に促しましょう。 

情報を学習および処理する方法は人によって異なることを忘れないでください。ある概念に苦労している人がいたら、何が必要な聞いてみましょう。 

概念を図にしたらよいでしょうか。付箋にまとめたらよいでしょうか。書き留めておいて後で見直すのはどうでしょうか。チームが小規模な場合、時間の経過と共にアイデアを処理する方法を理解していくでしょう。 

会議ではすべての出席者にアイデアを共有するよう勧めましょう。無口なチーム メンバーは、グループに向かって話したり上司の前で話したりするのが得意でなくても、ベストな提案を持っているかもしれません。 

だれが会議に出席する必要があるか 

出席者はできる限り少なくしましょう。厳選されたグループの方が会議に集中できます。必要に応じて、今後の会議に他の関係者を招待できます。 

製造業の例では、最小限のチームに次のスタッフを含めることができます。 

  • 製造工程全体を理解しているチーム メンバー 
  • Z ウィジェットを製造する機械を操作しているチーム メンバー 
  • 得意先について理解しているチーム メンバー 

現場にいないチーム メンバーと現場のチーム メンバーが一緒になると、多くの場合ベストなソリューションを見つけることができます。  

たとえば、タイプ Z の機械を操作するスタッフは、機械の限界やクリーニングとリセットにかかる時間を知っています。全体を見ている技術者は、デバイスの組立順序を変える方法を見つけるかもしれません。  

ソリューション: A 社にとって、Z ウィジェットは組立工程の最初の部分です。B 社にとって、Z ウィジェットは最後の部分です。チームは、1 つのデバイス セットの組立を Z ウィジェットなしで開始できます。A 社と B 社は、注文を納期どおりに受け取ります。 

会議後:

  • 会議の参加者にフォローアップする 
  • 提案されたアイデアとソリューションが進行しているかどうかを調べる 
  • 次のステップを決める 
  • 今後の会議を改善するためのフィードバックを受け入れる

これらのヒントから始めましょう。よく計画された生産性の高い会議によって、スタッフや将来のビジネス パートナーに良い印象を与えましょう。 

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