イントラネット システムを利用してチーム ワークを改善する4つの方法

プロジェクト マネージャー (PM) であればだれでも、自分のチームがワークロードによってさまざまな方向に引っ張られながらも、目指す目標を見失わないようにする方法を学ぶことを求められてきました。具体的には、他の PM との間でプロジェクトの優先順位を調整する、作業の増加に合わせて一時的に (または継続的に) サポートする、さらには別の都市、都道府県、国に住んでいるメンバーで効果的に共同作業を進めるためのツールを提供することなどです。プロジェクトの優先順位を決定するスキルは個人的なものですが、チームのまとまりと協力体制を支えるだけでなく、個人やチームとの効果的なコミュニケーションを実現できるイントラネット ソフトウェアもあります。

もちろん、イントラネット ポータル ソフトウェアもさまざまです。そこで、ここではイントラネット ソリューションに求められる 4 つのツールを見てみましょう。

情報管理

全員の足並みを揃えるためには、だれが何に対して、いつ責任を持つかをチームとして把握する必要があります。また、他のメンバーとの連絡方法、重要な Web ページやドキュメントへのアクセス方法 (特に、パスワードで保護されている場合やステージング サーバーに置かれている場合)、重要な発表を行ったりリマインダーを投稿したりする方法などの情報も提供する必要があります。そのため、スムーズにチームのページを作成でき、ニーズに合わせてカスタマイズが可能な法人向けイントラネットを手に入れましょう。それにより、重要な情報を一元的に保管し、共有できます。

ライブラリ

コラボレーション ソフトウェアは、何よりもまずチームの共同作業を容易にするものでなければなりません。そのため、全員が同じファイル、ドキュメント、画像、会議メモなどにアクセスできるソリューションを選びます。ドキュメントのライブラリを作成し、プロジェクトとチームにとってわかりやすいラベルを付ける機能を備えていると、プロジェクトに関する最新情報の検索、納品物の履歴の調査、現在の図版の確認、プロジェクト要件の再確認などをだれでも実行できます。

コラボレーション ツール

従業員向けイントラネット ポータルに求められる機能の 1 つは、情報の共有、管理、ファイルに対する共同作業ができる場所をチーム メンバーが作成できることです。そのため、スレッド形式の討論のほか、会議の計画や意思決定が簡単になる調査機能、共有カレンダー、タスク リスト、会議スペース、さらに会議メモ、ドキュメント、アジェンダなどを保管する場所を備えたコラボレーション ソフトウェアが必要です。会議スペースのような作業場所ツールを備えたイントラネット ソリューションを使うと、グラフィック デザイナー、コピーライターなどの実作業をするチーム メンバーが同じスペースで同じファイルに対して作業できるため、他のメンバーの作業結果を上書きすることがなくなり、最終的な生産性が向上します。

既存のツールとの統合

イントラネット ポータル ソフトウェアが生産性やコラボレーション作業の向上をどれだけ謳っても、使い方が難しかったり、既存のツール (文書作成プログラム、スプレッドシート、グラフィック デザイン、メールなどのツール) を置き換えることが必要になったりすると、使用するようにチームを説得する際の障壁になります。生産性と組織を目標レベルまで引き上げるためには、チームが現在使っているツールとうまく連携するイントラネット ソリューションを探しましょう。そうすれば、高価なわりに効果もあまり見込めないプログラムを購入する必要がない上、チームが苦労して新たなものを習得することも不要です。

コラボレーション ソフトウェアは、シンプルでシームレスであり、カスタマイズできることが必要です。それによってチーム全体が 1 つの、より小さいグループにまとまって働くことが可能になります。自分たち独自の方法でファイルを整理し、既存のツールを使用できるほか、コラボレーション ツールによってメンバーが同時にファイルに対して簡単に作業でき、ドキュメントや情報の共有、重要な議論を追跡できるソリューションを選べば、あらゆるプロジェクト マネージャーが望む、まとまりのある生産的なチームを作り上げることができます。

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