チームが使用していない 5 つのプロジェクト マネジメント ソフトウェアの機能

組み込みテンプレートや使い慣れたスケジューリング ツールから、即座に開始できるコラボレーションやさまざまなデバイスからの簡単なアクセスまで、適切なプロジェクト マネジメント ソフトウェアがプロジェクト マネージャー (PM) とチームの生産性を高め、プロジェクトのスピードを上げて負荷を軽減することは周知の事実です。しかし、使用できるのに目立たないツールを見過ごしてはいないでしょうか?

最近の調査によると、最も強く求められているプロジェクト プランニング ツールは、ファイル共有、タイム トラッキング、メール統合、ガント チャートです。納得できる結果です。しかし、組織で最も活用されていないツールは何でしょうか?興味深いことに、忘れられがちなプロジェクト マネジメント ソフトウェアは、ビデオ会議、リアルタイム チャット、ソーシャル メディア統合、モバイル アクセスです。プロジェクト マネジメントを成功させるために最も重要な要素がコミュニケーションであると考えられているにもかかわらず、PM は金の鉱脈を見過ごしているのでしょうか?ここでは、十分に活用されていない 5 つのリソースに注目し、それらがプロジェクトの円滑で効率的な遂行にどのように役立つかを見ていきます。

1 & 2.ビデオ/リアルタイム チャット — 統合的なコミュニケーション ツールを備えたプロジェクト マネジメント ソフトウェアを選べば、プロジェクト チームのメンバーは音声、ビデオ、チャットを使って、プロジェクト内でコラボレーションを行うことができます。これは、チームの成功にとってどの程度必要でしょうか? Project Management Institute (PMI) のレポートによると、プロジェクトが失敗する原因の上位には、社内のコミュニケーションが不十分であることが挙げられています。重要な会話をすばやく安全に伝えられるように設計されているツールを使って、別の部屋、または地球の反対側にいるチーム メンバーともリアルタイムでコミュニケーションを取ることができることが、プロジェクト成功の鍵を握っています。

3.ソーシャル メディア統合 — ソーシャル メディアは、単に Facebook を更新したり最新のトレンドをツイートしたりするだけの段階を過ぎ、チームのメンバーやプロジェクト関係者の間のコミュニケーションを加速しています。調査によると、ソーシャル メディアを利用することは「雑談」を促進し、それが「親近感を育て、心が通い合う関係の形成と、成長、支援、協力、信頼を大事にする環境の構築につながる」ということです。 これらのメリットを活かしてプロジェクトを成功に導きましょう。SharePoint でプロジェクト専用の Yammer ニュースフィードを設定するなど、エンタープライズ ソーシャル機能を備えたソフトウェアを使用することは、プロジェクトの詳細について同僚とリアルタイムでコミュニケーションを行うのに役立ちます。

4.モバイル アクセス — Windows、iOS、Android で使用できるソフトウェアを利用することは、だれもが各自の好みのデバイスからタスクを更新したり、タイムラインを確認したり、外出先からレポートを作成したりできるようにするために不可欠です。プロジェクト マネジメントを成功させるために必要なコンポーネントの上位にタイム トラッキングが挙げられていることから、チーム メンバーが外出先から最新情報を送信できるソリューションを見つけることの重要性がわかります。時間とタスクの入力が改善されると、プロジェクト マネージャーはすぐに状況を把握できるため、情報に基づく意思決定をすばやく行うことができます。

5.後援者が付きやすい設定 — 「高パフォーマンス」と分類されるプロジェクトのうち、80% 以上には活発に関与する後援者がいます。数多くの調査から明らかなように、プロジェクトの成功には、開始から終了まで支える経営レベルの後援者が欠かせません。後援者は日々のタスクには関与しませんが、プロジェクトの進行と成果を常に把握し、可能であれば現場に出ていくことによって必要に応じてチームを支えることができるように、十分なアクセス権を持っている必要があります。それを考慮すると、プロジェクト マネジメント オフィス (PMO) や後援者が単独でプロジェクト ポートフォリオ管理 (PPM) の設定を管理できるソフトウェアを用意することが大事です。

リモートで、さらには地球規模で活動するチームが増えている現在、コミュニケーション スキルと時間管理はこれまで以上に重要です。関係者が外出先にいてもプロジェクト専用サイトを通じて最新の情報、会話、プロジェクト スケジュールをすばやく管理できるツールを利用できれば、常に全員がつながり、情報を得ることができます。プロジェクトのパフォーマンスに関する可視性の向上、予算の削減、節約の推進などの詳細についてもご確認ください。

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