ビジネスの場面でグループ チャットを最適化する 5 つの方法

チーム メンバーが在宅勤務しているときも、それぞれ別の場所から共同作業しているときも、オフィスの隣どうしの席で仕事をしているときも、ビジネス チャットのソフトウェアとアプリは職場に欠かせないものになりつつあります。何種類ものコラボレーション ツールを 1 つの Web、デスクトップ、モバイル アプリケーションとして統合できるというビジネス チャットのメリットを考えると、その人気の高まりは不思議ではありません。実際に、チーム チャット アプリケーションの導入は一気に進んでおり、最近の調査によればこの 1 年で 2.4% から 33.3% に上昇しています。組織の大きさにかかわらず、チーム チャットは決して軽視できないツールです。ここでは、グループ チャットが職場で最高のパフォーマンスを上げる場所となる 5 つの方法をご紹介します。どれも、時間や費用の節約に大いに役立つでしょう。

  1. 不必要なメールに注目する: あふれんばかりのメールを受け取っている側の人ならば、これが現代の職場における大きな問題であることをお分かりでしょう。したがって、調査対象の専門職のうち 22% (5 人に 1 人以上) が、仕事で受け取るメールのうち半分は自分に関係ないと答えているのも意外ではありません。さらに、11% (10 人に 1 人以上) は、受信トレイの 75% 以上を不要なメールが占めていると答えています。これでは、時間とリソースが浪費されてしまいます。適切なオフィス チャット ソリューションがあれば、各チームの仕事の流れやトピックごとにチャット チャンネルを作成できます。これは、特定の相手との 1 対 1 のチャットや、メッセージングや、特に予定を決めずに開始する会話に最適です。
  1. チームワークのための、頼りになるハブを作る: チームのための機能的なワークスペースを作ることができれば、受信トレイの膨張を抑えるだけでなく、適切な人をすべて集めることが可能になります。主要なドキュメントとツールにすばやくアクセスし、データを探索し、日常的に使うアプリから最新情報を受け取ることができるようになります。また、通知のカスタマイズもできるので、重要な活動や情報を見逃すことはなくなります。そして、仕事のためのコンテンツ、人、会話のすべてに、適切なワークスペースからアクセスできるようになります。チーム チャット ソリューションを選ぶときに重要なのは、SharePoint、OneNote、Skype for Business などのツールにアクセスする機能が組み込まれていることです。そうすれば、チャットを開始した後で、顔を見ながらの会話に切り替えることもできます。
  2. 仕事の中でも人間らしさを加えることができる: ネット上で人の笑顔が見えたときに刺激される脳の部位は、実際の人の顔を見たときと同じだそうです。チームがグループ チャットの中で行うデジタルな会話にも、ある程度の楽しさと人間らしさを追加できることが必要です。それには絵文字だけでなく、ステッカーや GIF なども使います。個性を表すためには、ミーム/マクロ作成ツールを選ぶときに、画像にテキストを重ねるという方法でカスタマイズできるものを選びます。そうすれば、真の自分らしさを作り出すことができます。
  3. セキュリティを犠牲にしないコラボレーション: ビジネス チャット ソリューションを選ぶときは、エンタープライズ セキュリティとコンプライアンスに関して最良の機能を持つものを選びます。たとえば、電子情報開示や訴訟ホールドをチャンネル、チャット、ファイルに対して実施できることに加えて、データの常時暗号化 (保管時も移動時も) や、多要素認証によるアイデンティティ保護の強化も必要です。
  4. 追加費用がかからない、統合チャット ハブを見つける: 既にお使いの Microsoft Office と一体となったソリューションならば、手間を掛けずにビジネス チャットを試すことができ、コスト効果の点でも優れています。たとえば、Office 365 の中のチャット ベースのワークスペースである Microsoft Teams は、仕事に必要なコンテンツ、ツール、人、会話のすべてを 1 か所に集めることができます。しかも、Office 365 Business Essentials、Business Premium、Enterprise E1、E3、E5 の各プランに含まれているため、追加費用なしで簡単に使用を開始できます。Microsoft Teams が動作するプラットフォームは、Windows、Mac、Android、iOS、Web があります。Teams の Web クライアントは Microsoft Edge 12 以上、Internet Explorer 11 以上、Firefox 47.0 以上、Chrome 51.0 以上で動作します。

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