オフィスとのギャップを埋める在宅勤務環境への 5 つの工夫

勤務時間の全体または一部を在宅で働く (テレワークする) 人も、単にプロジェクトの遅れを取り戻すために自宅や外出先で仕事をしたいという人も、今や少数派ではなくなりました。Global Workplace Analytics によると、在宅で働く人の数 (自営を除く) は、2005 年から 103% 増えており、しかもこの傾向は終わる気配がありません。現在、在宅で働く時間が少なくとも半分に達する従業員の数は、370 万人に達しています。テレワークは、労働者にとって柔軟性、ワークライフ バランスの向上などの多くのメリットがあるだけでなく、雇用者もコスト節約や人材プールの拡大など、さまざまなメリットを得られます。テレワークへの移行が急速に進む中で、生産性、つながり、幸福感を維持する方法を見つけることの重要性がこれまで以上に高まっています。

ここでは、在宅勤務という働き方を最大限に活かす 5 つの方法を紹介します。

  1. インスタント メッセージング (IM) でつながる — インスタント メッセージングには、テレワーク労働者にとって 2 つの大きなメリットがあります。まず、共同作業者がすぐに連絡を取ることができるため、プールサイドや映画でさぼろうとする考えを打ち砕いてくれます。また、自宅作業者の孤立感も遠ざけてくれます。テレワークに関する研究の積み重ねから、リアルタイムで同時にやり取りができるという IM の特性は、存在感、帰属感、幸福感といった人々の感情を強めてくれることがわかりました。別のいくつかの研究からは、顔文字を使うことが人々の総合的な関わりを高め、より強い共感を生むこと、また、グローバルな仮想チームがデジタルな関わり方をしている場合、ソーシャルで楽しい要素を取り入れると共同作業の質が高まり、よりよい関係を築けることもわかっています。Microsoft の Office 365 などのソフトウェアでは、Skype for Business による IM が提供されているため、すぐにリアルタイムでつながることができ、顔文字も利用できます。堅苦しさがなく、会話に近く、電話よりもすぐに連絡ができます。
  1. インターネット環境に問題がある場合はモバイルを活用 — 住んでいる場所によっては、不安定なインターネット サービスに悩まされることがあります。米国の家庭の 55% は、最新のオンライン アプリケーションにアクセスするために必要であると FCC が見なしている 25 Mbit/秒を提供できるプロバイダーを 1 つしか利用できません。米国の家庭の約 75% は、今でもオンライン状態にするために DSL、ケーブル、または光ファイバーによるインターネット接続を使用していますが、これからはモバイルワークに進んでいく可能性があります。米国国勢調査によると、インターネット ユーザーの数は数年前の 82% から低下し、同じ期間にモバイルのみの接続が 10% から 20% へと急増しました。ありがたいことに、Wi-Fi スポットやブロードバンド データ プランによってモバイルワークは可能性から現実に変わりました。それに加えて、人気のある多くの優れた生産性ツールがモバイル デバイス上で利用できるようになっています。たとえば、Windows PC または Mac、iOS、Android、Windows デバイスでオフィス アプリケーションを使用して、リアルタイムであらゆる人と共同作業をして作成、編集、共有できます。そのため、インターネット接続が望ましい水準を満たしていなくても、モバイルによるバックアップ プランを容易に確保できます。
  2. 柔軟性が大事。ただし引き際をよくする — 在宅作業をうまく進めるには、仕事をいつ切り上げるかを適切に判断する必要があります。そして一番若い世代は、そのことをよく知っているようです。Deloitte による最近の調査によると、ミレニアル世代はワークライフ バランスを重視する考えが強く、働き口を選ぶときの最重要項目としており、2 番目が柔軟性 (テレワークなど) だということです。このことを考えると、これまでオフィスで働いていた人たちも電話や会議のためにオフィスに戻る必要はありません。在宅勤務のよいところは、就業日でも子供を学校に迎えに行ったりジムに行ったりできる柔軟性が得られることです。これらの時間は後から調整しなければなりませんが、毎日 24 時間働き続ける必要はありません。1 日の仕事が終わったら、仕事用の電話をオフにする、仕事用のメールを閉じるなどして、必ずモードを切り替えるようにしましょう。もちろん、だれでも時間外で働く必要が生じることはあります。しかし、それは決まりではなく例外でなければなりません。
  3. 社会的なつながりを保つ — すべての業務がオフィスで行われるわけではありません。月に何回か、お酒を飲みに出かけたり、ランチやコーヒーとケーキなどを楽しんだりすることは、消息の確認というだけでなく、同僚や上司と交流するうえでも重要です。2015 年に『Human Performance』誌が行った調査によると、食事をはさんで親しくすることには、仕事のチームの結束を強め、友情を育てる効果があるのと同時に、リラックスして気軽に交流する機会にもなります。
  4. 会社のソフトウェアを最大限に活用する — Office 365、Skype for Business、SharePoint、Windows Phone などの製品は、テレワーク環境での生産性向上にも役立ってきました。優れたソフトウェアは、会議、IM、動画、共有によってリアルタイムでのチームとのつながりを最大限に活用でき、それと同時に高度なセキュリティおよびコンプライアンス ツール、対話型レポート、シンプルなダッシュボード、説得力のあるデータ可視化を利用できます。

働く人の多くは、オフィスでのフルタイムの仕事を補うために一度はテレワークを利用したことがありますが、オフィスに出勤する代わりにテレワークを使う人はますます増えています。このトレンドが引き続き加速し、約 55% の大卒労働者がテレワークの経験があると答えている現在、在宅作業環境に柔軟性、生産性、優れた成果をもたらす適切なツールを用意することは、これまで以上に重要です。

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