企業内のコミュニケーションを見直して社内のサイロ化を解消する

今日の従業員は、これまで以上に多くの場所に分散しており、2015 年には、労働者の 37% がある程度まで遠隔勤務で働くようになりました。企業は複数の場所に拠点を置き、業務提携は世界中に広がっています。チームは同じ会社でありながら物理的に分離されているだけでなく、プロジェクトや部署によっても分離されています。残念なことに、これらの障壁は、コミュニケーションのサイロ化を引き起こし、分離を促進して、チームワークやコラボレーションが制限されています。

サイロ化は、ビジネスに大きな (そして有害な) 影響を与える可能性があります。サイロ化は、チーム間に障壁を生み、多くの場合、組織全体のコミュニケーションを妨げます。しかし、それだけではありません。ここでは、サイロ化が企業全体に与える可能性がある、より広範囲の影響について説明します。

  • コミュニケーションを制限し、文化を阻害する: サイロ化されたチームは最終的に、企業の文化を阻害します。従業員は、コミュニケーション、コラボレーション、活気に満ちた作業環境を強く望んでいます。また、本来の自分でいることに心地良さを感じ、チームの一員のように感じたいと思っています。実際、労働者の 47% は、同僚と職場での成功を話し合ったときにモチベーションが上がることがわかっています。
  • 反復作業を生む: 多くの場合、社内の (別のチームや別の部署の) 誰かが同じ作業を行っていたり、同じ情報を探していたりすることがわかると、苛立ちを感じるものです。チームが他のチームのプロジェクトについて何も知らなければ、ビジネスの生産性に重大な影響を与える可能性があります。
  • 必要とする人からの情報をブロックする: 対人業務の多い従業員は、平均的に 1 週間の労働時間の約 20% を、社内情報の検索、または特定のタスクで協力を依頼したい同僚の追跡に費やしています。

コミュニケーション ツールを利用してサイロ化を解消し、従業員が今までになかった手段でアイデアを共有できるようにする方法を紹介します。

ファイルの管理と保存を合理化

ファイルの共有は、チーム間、ツール間、デバイス間、部門間でシームレスである必要があります。プラットフォームまたは高度に統合された一連のツールを使用すると、組織全体の人、コンテンツ、ビジネス アプリ間に明確なつながりを構築することができます。このような一連のツールの一部であるチーム サイトは、従業員がドキュメントでコラボレーションしたり、情報の保存やプロジェクトの管理を行ったりするために役立ちます。チーム間でリアルタイムでのドキュメントの共有や編集ができるようになり、さまざまなレベルでのコラボレーションがサポートされると同時に、すべてを 1 か所で簡単に検索できるようになります。

生産性を向上させるには、チーム サイトにどこからでもアクセスでき、情報を安全に使用でき、距離に関係なくモバイル デバイスからコラボレーションできるようにする必要があります。

チームベースまたはプロジェクトベースのコミュニケーション ツールの利用を拡大

定期的な対話を行っていないチームは、多くの場合、相手チームがどんな作業を行っているかを把握していません。組織をまたがるコミュニケーション用にエンタープライズ ソーシャル ネットワークを構築すれば、このようなサイロや障壁を解消することができます。従業員は、共通の関心事や成功事例、および学習内容に関するトピックに基づいて全社的グループや部門横断的グループを作成して、問題を解決したり、アイデアをクラウドソーシングしたりすることができます。また組織は、組織階層、社内コミュニケーションの方法、企業文化によって生じる、管理や経営のサイロ化にもしばしば直面します。これらの階層的な障壁は、チームベースのコミュニケーション ツール内でグループを作成し、従業員が経営陣と双方向で会話できるようにすることにより、解消できます。

個人間の関係を改善

インスタント メッセージ (IM)、音声通話、ビデオ会議などの簡単にアクセスできる社内コミュニケーション ツールにより、従業員はさまざまな方法で同僚と連絡を取ることができます。従業員がコミュニケーションの手段を選択でき、どこからでも同僚とつながることができれば、連絡を取りやすくなり、個人間の関係を強化することもできます。

適切なコラボレーション ツールを使用すると、コミュニケーション障壁を取り除き、リソースへのアクセスを容易化し、チームの生産性を向上させることができます。

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