ビジネス プロセスの自動化による作業の効率化

過去に生きる者は未来を失うと言われますが、新しいテクノロジの恩恵を受けようとしない組織も同様です。好むと好まざるに関わらず、現在のビジネスの世界はスピードが速く、変化を続けるトレンドに付いていくのが不可能に感じられることもあります。また、顧客はすぐにサービスを手に入れたがり、そのことは業界の全員にとって悩みの種になります。最新のテクノロジに対応し続ける 1 つの方法は、ビジネス プロセスの自動化です。ビジネス プロセス自動化ソフトウェアを使用すると、時間のかかる業務を自動化できるため、運用を最適化して新しいレベルの効率を獲得できます。さらに、従業員はプロセスの自動化により、貴重な時間を奪うルーチン タスクではなく、本来の仕事に自分たちの能力を活かすことができます。

BPA ソフトウェアにできること

CompTIA が発表した 2013 年の研究によると、企業が BPA ソフトウェアによる改善を期待している 5 つの分野は、停滞を引き起こしているボトルネック (48%)、作業の重複 (46%)、部署間のやり取りにおける問題 (39%)、ドキュメントが見つからない問題 (33%)、ビジネス プロセスの透明感欠如 (27%) でした。

具体的には、ビジネス プロセスの自動化によって以下に示すさまざまなプロセスを効率化できます。

  • ドキュメント管理
  • ワークフローの自動化
  • メールによるタスク アラート
  • メール マーケティング キャンペーン
  • お礼の手紙
  • 支払いの催促
  • ドキュメントのレビューと承認
  • 従業員からのリクエストの管理

自動化するプロセスを決定したら、ワークフローをカスタマイズします。具体的には、ステップのレイアウトを決め、アラートと承認を設定して、通常は手動で実行している実際のプロセスをモデル化します。よく使用される分野には、マーケティング、顧客管理、顧客サポートがあります。

ビジネス プロセス自動化のメリット

ビジネス プロセスの自動化には、プロセスの効率化のほかにもメリットがいくつもあります。たとえば、次のとおりです。

  • コストの削減: 実行すべき作業が減るので、雇用する人の数も減らせます。
  • 労働力の活用効率の向上: たとえば、マネージャーはレビュー、承認、リクエストに追い回されることがなくなり、従業員の指導や重要なタスクの監視にかける時間を増やすことができます。
  • コラボレーションの向上: BPA ソフトウェアを使用すると、チーム メンバーがファイルを共有できる空間を作成できます。ここでは、ドキュメントが更新または変更されると、またはメンバーのひとりが別のメンバーに割り当てると、アラートを受け取ることができます。これは、チーム全体が足並みを揃えるのに役立ち、コミュニケーションの向上にも貢献します。
  • 顧客サポートの進化: 会社の顧客サポート チームやヘルプ デスクにとって、ビジネス プロセスの自動化に頼ることなくすべてのリクエストや質問を追跡することは難しいのではないでしょうか。BPA ソフトウェアを使ったチケット自動発行を使えば、顧客への対応漏れはなくなります。顧客サービス チームは今までよりもすばやく、効率的に対応できるため、顧客の幸福度も高まります。
  • 仕事の総合的なパフォーマンスの向上: ビジネス プロセスの自動化を採用すると、手作業でのエラーが減り、従業員は作業への集中度が高まります。
  • 従業員の満足度の向上: 米国人材マネジメント協会による 2015 年のレポートによると、従業員の 55% は、仕事の満足度にとって自分のスキルや能力を使う機会があることが「非常に重要」だと答えました。従業員がすべき仕事の一覧から雑用を減らせば、彼らは自分が得意とする仕事に取り組む時間を増やすことができます。

適切な BPA ソフトウェアの選択

理想的なビジネス プロセス自動化ソリューションを選ぶには、予算に合った価格、現在のアプリケーションと連携するソリューション、プロバイダーが高品質のサービスを提供しているかどうかという評判と能力など、さまざまな要素に注目する必要があります。行動すべきときは今です。ビジネス プロセスの自動化によって未来をつかみ、作業を効率化しましょう。

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