優れたコミュニケーション ソフトウェアで実現する時間と費用の節約

多国籍企業の経営者、そこで働く従業員、または顧客が国内全域や州境を (または国境も) 超えて散在する中小企業の一員であれば、実際に出張することが必要になる場合があります。対面会議は、ビジネス コミュニケーションの向上が望めるだけではなく (やはり、メールやインスタント メッセージでは声の調子が伝わりにくいため)、顧客の顔を見ながら話を聞くことができるので、理解を深めるためにも役立ちます。

残念ながら、出張は、費用の面でも生産性の面でもコスト高になる可能性があり、フライトがキャンセル、遅延、またはルート変更されると、そのコストはさらに高くなる可能性があります。出張は企業に影響を与えるだけではありません。慢性の時差ボケ、健康に害を与えるレベルの放射線、免疫システムの機能低下、家庭生活の阻害など、従業員にも影響を与えます。これらはすべて、従業員やチームが顧客と会合する必要があるために生じる影響です。

もちろん、対面会議が重要な場合もありますが、それが絶対必要ではなければ、遠く離れていても顧客の顔を見ながら話を聞くことができるコミュニケーション ソリューションがあります。そうです。ビデオ会議は、出張を減らす上でカギとなる機能です。ただし、すべてのソリューションが同じ機能を持つとは限らないため、コミュニケーション ソフトウェアを慎重に選択し、次のようなオプションが含まれているかどうかを確認する必要があります。

  • マルチパーティの HD ビデオ会議: 全員が参加できるように、十分な回線や画面が提供されている企業向け会議アプリを探します。さらに、HD ビデオやオーディオを利用できることを確認します。そうすれば、どんな相手でも顔を見て話を聞くことができます。
  • コンテンツの共有: ほとんどすべての会議では、通常は会議室の画面で、コンテンツが共有されます。そのため、すべての関係者がドキュメント、アプリ、URL、プレゼンテーション、画面をシームレスに共有できるビデオ会議ツールを探してこそ、初めて意味をなします。さらに、ドキュメントの共同作業をリアルタイムで行うことができるソリューションも探します。これにより、共同作業はさらに容易になります。
  • 製作者コントロールの統合: 製作者コントロールがビジネス コミュニケーション アプリに直接組み込まれているため、すべての会議をコントロール パネルから管理できます。一部のツールでは、どの参加者がどのコンテンツを表示できるかを選択することもできるため、会議をより厳密に管理できます。
  • ワンタッチで参加: 実行する必要がある手順が多いほど、ユーザーが製品を使わなくなってしまうため、簡単に会議に参加できるコミュニケーション ソフトウェアを探します。会議の通知、予定表などからワンタッチでアクセスできれば、会議参加者は最小限の操作で会議に参加できます。
  • サードパーティによるホスティング: サードパーティがホストするビジネス コミュニケーション ソリューションを使用すると、必要なツールや機能を入手するためにインフラストラクチャに投資する必要がなくなります。また、維持費は全額、ホスト側の負担となるので、費用も節約できます。

飛行機で会議に赴くチーム メンバーが 1 人であろうと 2 人であろうと、移動で失われる時間は言うまでもなく、航空運賃、宿泊代、食事代、タクシー代、レンタカー代に数千ドルかかる場合があります。さらに言うと、年間の度重なる出張のおかげで、経営者とチームの両者にとって、合計コストが実に大きな額となる可能性があります。このため、費用を節約するのに役立つだけでなく、従業員のストレスを軽減し、顧客との明快でオープンなビジネス コミュニケーションを維持できるソリューションを探している場合は、現在利用できるいくつかのビデオ会議ソフトウェアを調べてみましょう。ビデオ会議ソフトウェアは、登場以来 10 年程で大きく進歩し、今や、組織やその顧客にとって、時代を変えるものとなる可能性があります。

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