オンライン プロジェクト プランニングの将来とクラウドの利点

ほとんどの会社は、規模に関係なく、組織作りとそのその維持のためにプロジェクト マネジメントを必要としています。リソースの管理、コストの予想と制御、複数のチーム メンバーとの効果的なコミュニケーション、プロジェクトの進捗の追跡に役立つプロジェクト マネジメント ツールが何種類も出回っています。一部は個々のネットワーク コンピューターにソフトウェアとしてインストールできますが、優れたものは多くが Web ベース、つまりクラウドで利用するようになっています。 

クラウド型のプロジェクト マネジメント ツールのメリット

もしも「クラウド コンピューティング」という言葉に拒否感をお持ちなら、その本当の意味を少し考えてみてください。オンプレミスのプロジェクト マネジメント ツールにも存在価値がありますが、クラウドベースのソフトウェアには次のような多くのメリットがあります。

  • 初期コストが低い: オンプレミスのプロジェクト マネジメント ソフトウェアを使用する場合は、ソフトウェア ライセンス、サーバー ハードウェア、サポートを行う IT スタッフ、導入にかかる多くの時間など、多くの分野で支出が発生します。しかし、クラウドベースのソリューションでは、通常は月間または年間の料金以外は不要です。
  • これまで以上に安全: 多くの経営者の過去の考えとは異なり、クラウドはオンプレミス ソリューションと完全に同じレベルのセキュリティを提供しています。企業が物理サーバーを管理していないというだけの違いです。Forbes に掲載された最近の記事が示すとおり、「クラウドとコンピューティングはもはや対立する概念ではない」のです。
  • どこからでもアクセス可能: インターネット接続さえあれば、クラウド上のプロジェクト マネジメント ソフトウェアにアクセスできます。アクセスは Web ブラウザーを通して行われるため、コンピューター以外のデバイスからドキュメントを表示、編集、管理することもできます。
  • つながりのあるチーム: 離れた場所にいる作業者も、クラウドベースのソリューションであれば一体感を持つことができます。全員が最新の更新を受け取るので、プロジェクトの関係者が会話から抜け落ちることはありません。さらに、会話をプロジェクトの空間で (メールではなく) 行って、後から参照することもできます。
  • 生産性の向上: すべてのサマリ、タスク、ドキュメント、ニュースフィード、カレンダーが一元的に保存されるため、オンライン プロジェクト プランニングは時間を節約できます。時間が節約されれば、生産性は高まります。また、一元的な場所を使うことで、チーム メンバーはどこにいても、プロジェクト ドキュメントにリアルタイムでアクセスできます。
  • リアルタイムのコミュニケーション: クラウド型プロジェクト マネジメント ソフトウェアを使用することによる最大のメリットの 1 つは、プロジェクト ワークスペースにアップロードされた情報について、すぐにフィードバックを返せることです。これにより、やり直しが必要な作業などの状況が減るため、生産性の向上につながります。
  • データに基づく最新の意思決定: 会社が利益を追求する際には、単なる思いつきで意思決定をしないことが重要です。クラウドベースのソフトウェアは更新を瞬時に行うことができるため、必要な情報がいつでも簡単に手に入ります。さらに、ほとんどのツールにはレポート機能が組み込まれており、業務に関する意思決定に必要な分析情報が得られます。 
  • IT の簡素化: オンプレミスのプロジェクト マネジメント ソフトウェアを使用すると、通常はサーバーを保守する責任があるため、内部の IT 担当者が注意を払っていなければなりません。一方、クラウドベースのソフトウェアはサービス プロバイダー (またはそれ以外のリソース) が代わりに保守を行うため、アップデートやバグに関する時間と手間を節約でき、プロジェクトをスムーズに進めることに注力できます。
  • 瞬時に行われる更新: 新しいバージョンがリリースされたときには、更新プログラムをダウンロードする必要があるオンプレミスのソフトウェアと異なり、クラウドベースのツールは自動的に更新されます。アプリケーション スイート全体のアップグレードに対して支払いを行う必要はなく、IT チームが更新プログラムを実装する時間ができるまで待つ必要もありません。 

最適なオンライン プロジェクト プランニング ソリューションを見つけるための手順

残念ながら、新しいプロジェクト マネジメント ソリューションの導入は、オンプレミスとオンラインのプロジェクト プランニング ソリューションの違いを理解するよりも複雑です。会社にとって最適なソリューションを選ぶには、いくつかのステップが必要ですが、最終的な結果はその労力に見合うものです。以下のステップに従って、優れたサービス プロバイダーを判断してください。

ステップ 1: ニーズ分析を実施する。

当たり前と感じるかもしれませんが、規模、目標、ニーズなどの条件が会社によって異なります。したがって、どのソリューションが最適かを判断するのはそれぞれの会社です。実際に製品を使用する人の声を必ず議論に反映させましょう。プロジェクトに関わる人が内部の従業員だけか外部の顧客も関係するか、また、どのようなレポートを作成する必要があるかなどの要素を考慮します。ニーズを把握すれば、提供されている機能に基づいてサービス プロバイダーを評価しやすくなります。

ステップ 2: まず調査、次に調査、さらに調査。

サービス プロバイダーを探す際は、以下の機能を提供しているところを選びます。

  • 法人レベルの信頼性 
  • チームやプロジェクトをすばやく追加する機能
  • ポートフォリオに関する分析情報がすぐに得られるレポート機能
  • 使い慣れた環境、または少なくとも機能を見つけやすく使いやすい環境
  • 複数のタスクを 1 か所で確認できる機能
  • タスクを効果的に計画、管理できるスケジューリング機能
  • データ主導型の意思決定を支えるサマリ ダッシュボード
  • 24 時間年中無休のサポート
  • 継続的なバックアップ、災害復旧、グローバルな冗長性を備えたデータセンター
  • ビジネスの発展に合わせて拡大縮小できるソリューション

ステップ 3: 試す。

自動車を買う前に試乗するように、プロジェクト マネジメント ソリューションも実装前に試す必要があります。試用することにより、ツールの機能をていねいに確認し、自分たちの状況でどのように機能するかを想像できます。

ステップ 4: 実装にかかる時間とプロセスを検討する。

オンラインベースのツールをプロジェクト マネジメントに使用することを決定したら、現在のアプリケーションとの相性を気にする必要はありません。その種の心配はオンプレミス ソリューションだけのものです。しかし、切替のための労力と予算をいつ確保できるか検討し、選択したサービス プロバイダーとの間で実施に向けて調整を進める必要があります。

ステップ 5: 実装とトレーニング。

ついに新しいプロジェクト マネジメント ソフトウェアを実装しました。おめでとうございます。しかし、まだ作業が残っています。従業員が、新しいツールを効果的に使用するために必要なトレーニングを受けられるようにすることが大事です。全員が自分のスケジュールに合わせて受講できるように、トレーニング セッションは複数回設定します。また、実際に使用する前に全員がツールの機能を探求し、慣れることができるように、練習用のプロジェクトを作成します。

クラウド プロジェクト管理は、これからの流れです。あなたにとって役に立つツールを見つけ、この流れに取り残されないようにしましょう。

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