日常業務に BPMN を使用するための初心者ガイド

BPMN とは 

百聞は一見に如かず。一枚の絵は一千語に匹敵する。言葉ではなく態度で示せ。これらの慣用句は、ビジネス プロセス モデリング表記法 (BPMN) が多種多様なビジネス、業界、および専門家の間で人気を博している理由を示しています。しかし、BPMN とは正確には何であり、どのように機能するのでしょうか。 

簡単に言うと、BPMN は分かりやすい図を作成して共有できる標準化されたフロー チャート手法です。このような図は、ビジネス プロセスのステップを端から端まで視覚的にモデル化できます。  

BPMN アドレス変更プロセス図
BPMN アドレス変更プロセス図の例 (上図)  

プロセスをモデル化するには、いくつかの方法がありますが、BPMN はたちまち、プロセス モデリングの事実上の標準になりました。それにはもっともな理由があります。 

何ができるか 

BPMN の最も重要な利点の 1 つは、必要に応じて単純または複雑なフロー チャートを作成できることです。そのため、すべてのレベル (技術レベルまたは非技術レベル) のビジネス関係者にとって分かりやすくなっています。 

BPMN の人気の理由と思われるのが、この品質です。2016 年の調査では、64% の企業がビジネス プロセスの簡素化のために BPMN の採用に関心があることが分かりました。ほとんどの企業の目的は単純です。つまり、コスト削減と生産性の向上による増益です。  

なぜ必要か 

賭けは高くつきます。2018 年の企業調査の統計を見てみましょう。 

  • 回答者の 37% は、組織には進行中の複数のハイレベルなビジネス プロセス プロジェクトがあると報告しました。  
  • 調査対象の組織の 93% が多数のプロセス改善プロジェクトに従事していました。
  • 79% が、分析し変更を計画しているプロセスをモデル化するために、プロセス ソフトウェア ツールを使用していました。 
  • さらに、調査対象の 65% が、BPM のプロセスとテクノロジは組織の効率性、多様性、および顧客満足の向上に役立っていることに同意または強く同意しました。  
  • しかし、回答者の大多数 (52%) が、ごくたまにしか会社のプロセスをモデル化または文書化していないと述べました。  

効率向上のほかに、ビジネス プロセス作業を支えている動機として、以下のものがあります。 

  • 顧客満足の向上 
  • 組織の応答性の強化 
  • ビジネスの調整と制御の向上  
  • 新しい製品または製品ラインの導入 
  • 新しい規制への対応 
  • 合併や吸収など、特異なイベントへの対応 

IT、金融、保険、製造から、教育、電気通信、小売、コンピューターとソフトウェアまで、あらゆる企業がビジネス プロセスまたは組織的プロセスの改善によって利益を得ることができます。  

BPMN はどのように使用されるか 

BPMN の目的は、最初から最後まで明確なプロセスのビューを全員に提供することです。ギャップを埋めるための視界を提供し、プロセスを完遂するために必要なビジネス活動の順序を示します。  

BPMN の使用によって企業が得られる利点の一例を以下に示します。 

  • より容易なコミュニケーションとコラボレーションによる目的達成 
  • ステップのシンプルなビジュアル表現 
  • 関係者の役割 (アナリスト、プロセス参加者、マネージャー、開発者、外部のチームとコンサルタントなど) に基づくカスタマイズが可能 
  • 解決策が必要になる可能性があるプロセス内の問題の特定
  • 改善の見込みのある分野に対するインサイト 
  • より高い品質の結果を促進 

プロセス モデリングの例 

ビジネス指向 

多くの専門家と組織は非常に高いレベルの人間中心のプロセスをモデル化することを望んでいます。この場合、使用する記号の数を限定すれば、BPMN の詳細な知識は不要なので、表記がシンプルになります。逆に、IT やその他の技術関係者のために、非常に詳細なモデルにすることもできます。

このようなフロー チャートで視覚的に表現できるプロセスのタイプの数例を以下に示します。 

  • 顧客からの苦情電話の処理 
  • オンラインでの製品販売 
  • 製造ワークフロー 
  • 保険請求の処理 
  • 求人フロー チャート 
  • オンボーディング方法 
BPMN プロセス ゲートウェイ図
ゲートウェイ図による BPMN プロセスの例

技術指向 

すでに述べたように、必要に応じた詳細度の図を作成することができます。たとえば、以下のような IT 中心のプロセス フロー、コーディングなどを表現できます。 

  • B2B Web サービス 
  • プログラム内のコード実行の視覚化 
  • Web サイトまたはアプリケーションの構造の図示 
  • ユーザーが Web サイトをナビゲートする方法の確認  
  • データ入力、プロセッサ、通信ネットワークなど、システム内のデータのフローの表示 

より複雑なバージョンでは、メッセージ、タイマー、ビジネス ルール、エラー条件など、複雑なビジネス イベントをモデル化できます。このように複雑なバージョンの BPMN を見てみましょう。  

BPMN 2.0 における要素と記号 

BPMN 表記法には 5 つの基本的なカテゴリーの要素があり、その中にさまざまな図形と記号があります。概要を以下に示します。 

フロー オブジェクト 

これらは、ビジネス プロセスにおける振る舞いを示し、以下のものがあります。 

  • アクティビティ: 人またはシステムによって実行される作業またはタスク (角丸の矩形として示されます)。 
  • イベント: プロセス中に発生すること: 開始、中間、および終了 (丸として示されます)。 
  • ゲートウェイ: プロセス内の一連のフロー パスを示します (菱形として示されます)。追加の詳細には決定ポイントを含めることができます。 

データ オブジェクト 

プロセス内のデータに関する情報を提供します。データは次の 4 つの方法で表現されます。 

  • データ入力 (角が折れ、右向き矢印の付いたページとして示されます) は、データに依存するタスクです。特定のデータが収集されるまで、前方に移動することはできません。 
  • データ出力 (角が折れ、実線の右向き矢印の付いたページとして示されます) は、いつプロセスがデータを生成するかを示すために使用されます。 
  • データ収集 (角が折れ、下部中央に 3 本の実線が付いたページとして示されます) は、プロセスに必要なデータ収集行為 (調査など) です。  
  • データストア (容器として示されます) は、プロセスから得られるデータを収集する場所として使用されます。 

オブジェクトの接続 

これらはフロー オブジェクトを互いに、または他の情報に接続して、プロセスのフローを示します。 

  • シーケンス フロー (実線の右向き矢印として示されます) は、実行されるアクティビティの順序を示します。 
  • メッセージ フロー (左側に丸の付いた点線の右向き矢印として示されます) は、参加者間のメッセージとフローの順序を示します。 
  • 関連 (点線として示されます) は、テキストとアーティファクトをイベントにリンクします。 

スイムレーン 

この用語は、プールとレーンを表します。  

  • プール: 1 つのプロセスの「コンテナ」。 
  • レーン: これらはプール内のアクティビティを分類します。水平または垂直に示され、プールをセクションに分割して、責任とイベントの位置を示します。  

アーティファクト 

これらは、プロセスに関する追加の詳細です。次の 2 種類のアーティファクトがあります。 

  • グループ: 箱ひげ図として示され、要素のグループを囲んで、それらが関連することを示します。  
  • テキスト注釈: 読者がドリルダウンしなくても容易に見ることができるメモです (左角括弧が付いています)。コメントとも呼ばれます。 

ソフトウェアで BPMN を簡素化 

フロー チャートを作成するときには、特に BPMN の初心者の場合、一から作り直す必要はありません。  

ソフトウェア ツールを使用すれば、より短時間で図を作成して、ビジネス プロセス モデルをより効果的にできます。次のようなことができるソフトウェアを選んでください。 

  • 既製のテンプレートとサンプルでプロ並みの BPMN フローチャートを容易に作成することにより、図の作成をすばやく開始できる。  
  • 既製のテーマとエフェクトでプロ並みの魅力的な外観を図に与えられる。 
  • ドラッグ アンド ドロップ、位置揃えと配置、自動接続などの直感的な機能を利用して、より効率的に図を作成できる。  
  • 数百のさまざまな記号で構成される BPMN 2.0 の中核的な図形セットなどを提供するコンテンツ エコシステムで作業できる。  
  • 基本的な BPMN 図と、例外ロジック、リソース、および役割情報、基本的なデータ フロー情報と参加者間の通信情報を含む、より詳細な図の両方を作成できるサポート レベルがある。 
  • BPMN 2.0 標準に基づいた視覚的正しさに関する 76 の論理ルールと照合することによってエラーをチェックでき、見直すべき問題のリストを提示する。 
  • 視覚的正しさに関するユーザー独自のカスタム論理ルールをロードできる。  
  • 作業をセキュアな Web ベースのリンク、添付ファイル、画像、または PDF として自由に共有でき、オンラインでコメントに応答できる。 
  • 共同編集、コメント、および注釈を使用して、他のユーザーとコラボレーションできる。 
  • 図をチームと共同編集して、現状に合った状態を維持し、バージョンの矛盾を最小化できる。  
  • 図の特定の部分の作業者を確認でき、変更について通知を受け、それらの変更をマスター ファイルに統合する時期を選ぶことができる。 
  • データリンク図 の Power BI ダッシュボードへの統合。この統合により、運用およびビジネス インテリジェンスが促進され、全体像が把握しやすくなります。 
  • ビジネス プロセス ワークフローを自分で自動化 して、作成プロセスを加速し、IT が戦略的イニシアチブに専念できる時間を増やす 
  • ブラウザーまたは iPad® アプリで、ほぼどこからでも図にアクセスできます。

始める前のヒント 

確立されたビジネス プロセス オーナーからアナリストまで、どのくらい単純か複雑かに関係なく、ビジネス プロセスを簡素化するのは有益です。情報が多すぎると思われる場合は、シンプルな BPMN フロー チャートを作成して、それを足場にできるということを忘れないでください。 

実行中の様子を見たい場合、豊富なテンプレートと ハウツー ビデオ があり、基本的な図の作成と詳細を追加して使いやすくする参考になります。BPMN の使用の詳細については、 コンプライアント プロセス とソフトウェアをこのステップバイステップ ガイドとあわせて参照してください。 

作成者について

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