オンライン プロジェクト プランニングを成功させるための方法

プロジェクト マネージャーは、いくつもの皿を空中に投げ上げているジャグラーのような難しい役目です。常に時間に追われ、抱えている人員の状況を把握する必要があり、一定の仕事をこなさなければならず、しかもそのための時間が不可能とも思えるほど短いこともあり、それ以外にもさまざまな厳しさと向き合っています。

しかし、大きな価値を会社にもたらすために欠かせない役割でもあります。実際のところ、PricewaterhouseCoopers の調査によると、失敗したプロジェクトの 60% 以上には、リソース不足または締め切りの不達成、つまりプロジェクト マネージャーの力で避けられる要素が関係しています。

さらに、しっかりとしたプロジェクト マネジメントの重要性に気付く企業が増えているため、成長しつつある職種です。具体的に、独立した立場の Project Management Institute による調査では、2010 年から 2020 年の間に世界中で 1,600 万近くのプロジェクト マネジメントのポジションが新たに生み出され、この職種は 6 兆 6,100 億ドル伸びると見積もられています。しかし、プロジェクト マネジメントには、それを担うのがだれであってもきわめて大きな責任が伴います。正式なプロジェクト マネージャーであっても、単にプロジェクトを率いているだけであっても、以下に示す 7 つのヒントが各種の行動や成功するプロジェクト体制の構築に役立つはずです。

ヒント 1: プロジェクトの目標を明確にする

全体像を把握し、このプロジェクトで何を達成しようとしているかを明らかにします。顧客や外部の利害関係者がプロジェクトに関わる場合は、当然、外部のソースが目標設定に役立ちます。第一に考慮すべき目標は、次のとおりです。

  • 対象範囲が広がるのを阻止する。つまり、プロジェクトの対象範囲が拡大しないように注意します。
  • 与えられた予算を守る。
  • プロジェクトのすべての面を完成させる。
  • 質の高い作業をする。
  • 締め切りを守る。
  • 適切なリソースを事前に確保する。

ヒント 2: あらかじめ期待目標を設定する

プロジェクトの成功を保証するためには、全員が足並みを揃える必要があります。プロジェクト リーダーとして期待目標を明確に共有し、他のメンバーにそれぞれの期待目標を明らかにするように要求することは、プロジェクトを構築するための重要なステップです。この期待目標には、既に確立してある目標に到達するための具体的な方法を含めることが必要です。さらに、以下を含めることが考えられます。

  • 成果物と締め切りのリスト。
  • 対象範囲を定める表明文。
  • 役割と責任の定義。
  • Q&A プロセス。
  • 利害関係者や顧客とのコミュニケーション頻度などを含む対話プラン。

ヒント 3: 潜在的なリスクとトラブルが発生したときの管理方法について概要を想定する

あらゆる点についてどれだけ細かく計画をしていても、不測の事態が発生する可能性はあるということを受け入れましょう。その上で、優れたプロジェクト マネージャーがすべきことは何でしょうか? 当然、想定外の事態に備えることです。天候不順、政情不安、技術面のトラブルなど、何が起きても不思議はないので、プロジェクトに降りかかる問題を正確に予測できないのは当然ですが、それでもリスク管理によって、トラブルによる影響を軽減することはできます。

ヒント 4: 会議の数を最小限に抑える

Verizon Conferencing の調査によると、「非常に生産的」と見なされる会議はわずか 22% で、「かなり生産的」が 44% でした。 つまり、残り 34% の会議は、多少生産的であるだけか、まったく生産的でないことになります。会議がプロジェクト計画の一部として必要であることは間違いありませんが、ある会議が時間の使い方として最善か、それともメールや、直接会わなくてもファイルの共有、タスクの割り当て、アイデアの交換などを行えるプロジェクト プランニング ソフトなどのその他のコミュニケーション手段で同じことができないかどうかを真剣に検討してみてください。会議に多くの時間を割くことは、実際の成果物に向ける時間が減ることを意味します。次の会議を召集する前に、この点を考えましょう。

ヒント 5: 完璧なキックオフ会議を計画する

会議に関する話として言えることは、キックオフ会議がプロジェクト全体の雰囲気を決定するということです。キックオフ会議を計画する際は、必ず以下の基準に従ってください。

  • 適切な人を招き、主要人物には必ず出席してもらう。
  • 会議で扱う内容を示した細かいアジェンダを作成する。これにより、全員がタスクを把握し、会議の目的を理解できます。
  • オンライン会議にしてもよいか、対面で開催する必要があるかを決定する。これは、プロジェクトの規模、顧客が新規であるかどうか、プロジェクトの予算などによって異なります。対面での会議は通常、計画が複雑になり、また、出張が発生する場合は顕著ですが、費用も多くかかることに注意してください。
  • 主要人物が参加できない場合はスケジュールを変更する。会議の意味がなくなるからです。その人たちの意見を聞くために、別の会議を開くことが必要になることもあります。
  • アジェンダを作成する際は、会議の要点と、会議で得るべき知識は何かを事前に把握しておく必要があります。

ヒント 6: プロジェクト全体を通じてレポートを提出させる

プロジェクトが順調に進んでいるかどうかを把握する唯一の方法は、一貫性のあるレポートを受け取ることです。これは、プロジェクト マネジメント ソフトウェア プログラムによって可能になることもあります。レポートにより、リソース割り当ての効率を測ったり、予算や締め切りの目標に向かって正しく進んでいるかどうかを確認したりできます。

ヒント 7: 適切なツールを手に入れる

市場にはさまざまなプロジェクト マネジメント ツールが出回っていますが、それぞれに特徴があります。本当に必要なものは何かを判断し、興味を引く製品の間で比較しましょう。少なくとも、以下を実行できるツールを選ぶように注意します。

  • タスクどうしを組み合わせ、リンクして、予定表や計画を作成する。
  • 進捗を的確に伝えるのに役立つ分析情報を共有する。
  • インターフェイスの使用方法を短時間で理解する。
  • チームのニーズに合わせて計画をカスタマイズする。

飛び抜けて優秀なプロジェクト マネージャーになることは容易ではありませんが、可能です。仕事をこなし、正しい結果を出すためのスキル、ノウハウ、適切なツールがあればよいのです。

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