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効果的な Web 会議を準備するために必要な 6 つの方法

ここ最近で、実際に直接顔を合わせてのミーティングはありましたか? 仕事の打ち合わせは、電子化が進んでいるという現実と向き合わなければなりませんね。仮想会議や Web 会議を活用すると便利ですが、注意力が低下して、参加者の責任感が薄れてしまうという側面もあります。注意力が低下すると、会議は焦点がぼやけ、繰り返しに要する時間が増えます。

会議やスケジュールを予定どおり進めるためには、ここに示した 6 つのヒントに注意して、ふだんのやり方を変えてみましょう。

1.アジェンダに関する行動 — 会議参加者が、少し先の建物内にいるのか世界中に散らばっているのかに関わらず、全員に共通認識を持たせることが重要です。形の整ったアジェンダは以前ほど使われなくなっているようですが、これを復権させましょう。開始時刻の 24 時間から 48 時間前に、会議のトピックをカレンダーの招待通知に含めるか電子メールでドキュメントとして送信します。これにより、すべての参加者は会議の目標に関して、自分の中で準備をすることができます。そして会議のアジェンダを受け取った場合は、当然それを読んでおきましょう。プロジェクトや議題が慣れ親しんだものであっても、提示された捉え方や懸念に関して重要な情報が得られる可能性があり、見落としがあるのは好ましくありません。

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