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データとスプレッドシートを使用してクライアントとの間に関係と信頼を構築する

データ、組織、テクノロジは、デスク ワーカーと技術系企業だけのものではありません。McCownGordon Construction という建設会社の作業員たちは、フォークリフトやセメント ミキサーと同じように、現場で各自のスマートフォンやタブレットを使っています。

Paul Cook 氏は McCownGordon の監督員として、スケジュールから材料、予算まで、作業現場のあらゆる活動を監視しており、分析ツールや生産性向上ツールで最新情報を利用することの価値を理解しています。

Q: プロジェクト見積もり担当者とはどのような存在で、あなたはその人たちとどのように共同作業していますか?

A: 見積もり担当者は、私たちのすべての行動に値段を付けます。プロジェクトのオーナーに、私たちが提供するサービスがいくらかかるかを伝えるのです。私は現場の人間で、その経験から彼に大まかな数字を伝えてサポートします。このタスクはこの金額で行うのが妥当である、ということを確認するお手伝いをします。作業の価格を決定する際に彼が見落としているものがあっても、それを私が見つけられるかもしれません。

Q: そのような共同作業の中で、スプレッドシートはどのような役割を果たしていますか?

A: Jesse と私は、Jesse が整理してまとめたドキュメントを手元に置いて席に着き、1 行ずつすべてを比較して、すべてが計上されていることを確認します。

Q: あなたと Jesse さんにとって、プロジェクト開始前にそれらの情報がすべて整理されていることは、どの程度重要ですか?

A: 建設業では、計画なしで着手すれば後で必ず失敗します。だからこそ Jesse と私は仕事の準備段階から始動し、計画を作成して、成功に向けて最大の成果が得られるように行動します。ビジネスの中核は、時間とお金です。秩序を持って扱わなければ、どちらも浪費することになります。

Q: 現場に出て判断を下すとき、その判断を記録するうえでスプレッドシートはどのように役立ちますか?

A: スプレッドシートからは、自分たちが下す判断がどのようにスケジュールと資金に影響するかがわかるので、それに基づいて修正のためのアクションを起こせます。

Q: 建設現場ではさまざまなことが進行しています。ご自身とチームの時間とタスクの管理にスプレッドシートをどのように役立てていますか?

A: スプレッドシートを使うと、仕事の現場で必然的に発生するタスクを整理して、明確、簡潔に伝えることができます。ある時点で何を実行している必要があるかを誰もが把握できます。

Q: プロジェクトの予算管理のために、テクノロジをどのように使っていますか?

A: 私たちはスプレッドシートを使用することで、プロジェクトを予算内に収め、蓄積されていく情報を整理し、その中に異常な値があれば特定できるようにしています。

Q: テクノロジは、あなたと顧客との間で信頼関係を構築するのに役立っていますか?

A: はい。自分たちが持っている情報の透明性が高まるほど、より強い信頼を構築できます。また、相手が弊社の経営陣、弊社の顧客、またはそれ以外の誰であっても、仕事がうまくいっていることを簡潔明瞭に示すことができれば、誰もが現在の状況を把握できます。テクノロジは、そのようなコミュニケーションに役立ちます。

Q: 取引相手との関係構築という点に関して、テクノロジがどのように役立っているかがわかる例を挙げてください。

A: 私たちはテクノロジによって、今までよりもすばやく取引相手と情報を共有できるようになったと思います。プロジェクトで何が必要とされ、私たちが何を求めているかを、相手に理解してもらえます。建設業界はさまざまな部門に分かれており、取引相手が作業範囲や確認範囲を把握できるように、すべてを常に整理しています。私たちはスプレッドシートを使って各カテゴリの費用を数値化し、それらすべてを部門ごとに集計して、プロジェクトの価格を算出します。

Q: そうした部門やデータが体系化されていることは、あなたがプロジェクトのお金の流れを把握するうえで、どのように役立ちますか?

A: 建設を部門ごとに見ることで、プロジェクト内のお金の流れを把握できます。具体的なカテゴリにまとめたり、分類したりするだけで、1 つのカテゴリを見れば、すべてのお金がどのように流れているかわかるようになります。

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