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生産性向上ツールとして役立つデータ ベース ソフトウェア

技術系企業で求められるのは当然ですが、すべての企業はデータ分析とデータベース ソフトウェアのメリットを活用する必要があります。カンザスシティーに拠点を置く建設会社 McCownGordon は、データ主導型のアプローチから得られるインサイト、生産性、体系を重視して、業務や顧客との関係構築に取り組んでいます。

「データが生命線です。これが私の仕事のすべてと言えます」と語るのは、同社のプロジェクト見積もり担当者 Jesse Dull 氏です。

McCownGordon は、新しい建物の構想、設計から竣工まで、建設の全プロセスを管理します。そのため、予算の策定、業者の雇い入れ、在庫の追跡などに関する大量のデータをより分け、理解する必要があります。Dull 氏のようなプロジェクト見積もり担当者がデータベース ソフトウェアを使用することは、顧客との信頼を構築し、プロジェクト (数百人の従業員が関わっています) を計画どおりに進めるのに役立ちます。

仮想ファイル キャビネット

業者の採用は、プロジェクト見積もり担当者にとって仕事の大きな部分を占めます。入札を確認して、資格があり予算内に収まる請負業者を調べます。「1 つのプロジェクトで 50 から 100 件の入札があります」と Dull 氏は語ります。「見積もりの仕事を始めた頃は、小さな移動式のファイル キャビネットを近くに置いていました。そこにすべての入札を収め、ラベルを印刷していたのです。」

現在は、書類の詰まったキャビネットから取捨選択するような時間は誰にもありません。「われわれの業界が直面している課題の 1 つは、予算や見積もりに対する要求の変化スピードがどんどん速くなっていることです。オンライン データ管理により、チームを 1 つにまとめ、スピードを保って最新の情報を獲得することができます。」

生産性向上ツールとオンライン ストレージのおかげで、Dull 氏は移動式キャビネットを引退させ、はるかに簡単で持ち運びやすいものに乗り換えることができました。スマートフォンです。「あらゆるものを共有ノートとデータベース管理システムに保存する体制へと、完全に移行しました。私しか使えないファイル キャビネットとは異なり、これにはプロジェクト チームの全員がアクセスできます。」

アクセスしやすいデータによって信頼を構築

新規プロジェクトを着工する前に、請負業者は顧客との間にしっかりした信頼の基礎を築く必要があり、その際にはデータが大きな役割を果たします。「McCownGordon という会社に特別な地位をもたらしているのは、建設準備チームです。私たちがその信頼を構築しているのです。弊社は帳簿を見せるポリシーを採用しています。すべてをオーナーに見せるのです。」

特に建設業界ではない人にとって、顧客が的確な建設業者を探している過程では、プロジェクトを理解することが重要です。また、顧客はそれぞれ異なります。見積もり担当者は、プロジェクトに関係するすべてのデータを理解し、取り込み、それぞれの顧客にとってわかりやすい形にする必要があります。

「相手が銀行で、現場のことやプロジェクトの詳細を知りたがっている場合は、喜んでそれを開示し、プロジェクトに関する数字やコストが得られるまでの過程をすべて解説します」と Dull 氏は言います。「しかし、それとはまったく異なる場合、たとえば教会の建設委員会がプロジェクトの詳細についてはわからない、または興味がないというときは、一歩引いて概要のみを示します。『特に神聖な部分にこの金額、一般部分にこの金額です』などと説明するのです。 顧客を理解し、彼らのことばで話し、その価値を提供するということです。」

さまざまな顧客との対話の際、McCownGordon はデータ ビジュアライゼーションを利用して数字をわかりやすくしています。「プロジェクトの引き渡しや見積もりの提出のとき、スプレッドシートを好まない人もいます。そこで、グラフを提出するのです」と Dull 氏は説明します。「顧客によって、円グラフで示すこともあれば、各部分を棒グラフで示すこともあります。顧客ごとに独自に作成します。」

確実に前へ進める

具体的な建設作業が始まってからも、データベース ソフトウェアはプロジェクトを動かし続けるために欠かせません。プロジェクト全体を通じて、予期しないできごと、予算の調整、さらには天候によってものごとがうまく進まなくなる可能性があります。プロジェクト見積もり担当者は、作業現場のあらゆる活動を監視する監督員である Paul Cook 氏のような現場の従業員と協力して働いています。これは、どれだけ面倒な事態が発生してもプロジェクトの時間と予算を守るためです。

「進行を正常に戻すための手順は、私たちが持つデータによって支えられています。詳細な見積もり、積算データなどです。これらは、資金をどのように使う予定であるかを理解し、判断を下すために使われます」と Dull 氏は説明します。

Cook 氏は、このプロセスにオンライン ツールが役立っていることを指摘します。「スプレッドシートからは、自分たちが下す判断がどのようにスケジュールと資金に影響するかがわかるので、それに基づいて修正のためのアクションを起こせます」と Cook 氏は説明します。

成功へのカギ

McCownGordon の従業員にとって、顧客の信頼を構築し、維持することが仕事のすべてです。「信頼が生命線です」と Dull 氏は言います。「それが会社としてのアイデンティティとして返ってきます。私たちの価値の中心を構成しているのは、誠実性、成果、関係性です。信頼を構築し、私たちがきちんと仕事をし、彼らに利益をもたらしていることをオーナーに理解してもらわなければ、会社として競争に勝つことはできません。」

適切なデータ管理とデータ分析 (英語)が、McCownGordon のような企業の成功のカギです。Cook 氏が次のように語ったとおりです。「ビジネスの中核は、時間とお金です。秩序を持って扱わなければ、どちらも浪費することになります。」

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