무료 화상 회의를 최대한 활용하기

우리가 일하는 세상은 끊임없이 변화하고 있습니다. 이제는 팀이 그 어느 때보다 분산되어 있고, 직원들은 원격으로 일하고 있습니다. 지난 10년 동안 원격 근무의 성장률은 91% 증가했습니다. 실시간 협업을 가능하게 하는 생산성 도구의 필요성 또한 마찬가지입니다.  

대면 커뮤니케이션은 강력한 도구입니다. 의사 소통의 약 55%는 신체 언어, 38%는 말투, 7%는 말이라고 하니까요. 최근 연구에 따르면 84%의 사람들이 원격 회의를 선호하지만 

그럼에도 거의 100%의 사람들이 대면 회의가 장기적인 비즈니스 관계에 필수적이라고 생각한다고 합니다. 따라서 무료 화상 회의로 연결하면 대면 상호 작용을 통해 원격 작업자 및 팀의 요구를 해결하는 동시에 화상 회의에 참여한 사람들의 커뮤니케이션을 강화하고 이해를 높일 수 있습니다.  

왜 무료 화상 회의 서비스를 선택해야 할까요?

무료 화상 회의는 새로운 것이 아닙니다. 많은 산업에서 비즈니스 표준으로 통용되고 있으며 일반적으로 통합 커뮤니케이션 플랫폼의 일부로 제공됩니다. 화상 회의는 직원과의 회의 및 협업에 있어 훌륭한 도구이며 최근 원격 근무자가 늘어나면서 그 사용량이 증가하고 있습니다. 무료 화상 회의에서 가장 큰 혜택을 볼 수 있는 것은 누구일까요? 중소기업과 벤처 기업, 심지어 대기업도 여기 해당됩니다.  

중소기업이나 벤처 기업으로 살아남기가 쉽지는 않습니다. 재정에 여유가 없어 고가의 하드웨어 또는 소프트웨어에 투자하기가 어려운 경우가 많습니다. 무료 화상 회의는 이러한 기업에서 투자를 거의 또는 전혀 하지 않고도 최고의 공동 작업 도구를 활용하는 훌륭한 방법입니다. 대기업의 경우 여러 무료 화상 회의 프로그램을 테스트하여 회사 요구에 맞는 제품을 파악함으로써 이득을 볼 수 있습니다. 

놓쳐선 안 될 필수 화상 회의 기능

무료 화상 회의 프로그램의 기능은 매우 중요하며 프로그램마다 다릅니다. 이를 최대한 잘 활용하고 있는지 확인해 보세요  

제품을 차별화하는 기능은 다음과 같습니다.  

화면 공유  

회의에서 생산성을 높일 방법을 찾고 계신가요? 무료 화상 회의를 사용하는 경우 본인이나 상대가 원격 근무 환경에 있는 경우가 많습니다. 화면 공유를 화상 회의와 함께 사용하면 팀을 연결하여 실시간 공동 작업을 쉽고 효과적으로 수행할 수 있습니다. 이를 통해 회의 참석자가 동일한 화면을 볼 수 있고 모두가 같은 내용을 공유하게 됩니다. 

문서 공유 

선택한 무료 화상 회의 프로그램에 문서 공유 기능이 있는지 확인하세요. 문서 공유가 있으면 사전 또는 사후에 회의 문서를 이메일로 보낼 필요가 없습니다. 이 기능을 사용하면 회의 중에 참가자에게 관련 문서 및 프리젠테이션 액세스를 즉시 제공할 수 있습니다. 또한 회의를 매끄럽게 진행하고 현재 작업에 집중하는 데도 도움이 됩니다. 

진행자 제어 

온라인 화상 회의에는 2명 또는 100명 이상이 포함될 수 있으므로 특정한 제어 기능을 갖추는 것이 중요합니다. 회의 중에 누군가가 음소거를 하지 않았던 경험을 모두가 해봤을 것입니다. 이런 상황은 주의를 분산시키며 회의 분위기를 순식간에 흐트러뜨립니다. 진행자 제어를 통해 회의 주최자가 필요할 때 나설 수 있습니다. 참가자를 음소거 및 음소거 해제하고 참석 자격이 없는 참가자를 제거하는 기능이 있는지 확인하세요.  

문자 채팅 기능 

문자 채팅 기능을 통해 참가자는 회의 흐름을 방해하지 않고 참여, 협업, 질문 등을 할 수 있습니다. 개인에게 보내는 개별 메시지이든 전체 그룹에게 보내는 메시지이든, 문자 채팅은 중요한 기능입니다.  

성공적인 무료 화상 회의를 위한 팁 

준비하세요 

  • 프로그램 사용법 및 기능을 숙지하세요. 도구를 잘 익히면 회의를 보다 효율적으로 제어하여 모든 참가자에게 더 나은 경험을 제공할 수 있습니다. 
  • 오디오 및 화상 통화 품질이 좋지 않은 것은 대체로 연결 문제입니다. 인터넷에 안정적으로 연결되어 있는지 확인하여 당황스러운 실수를 예방하세요.   

안전한지 확인하세요

  • 매 39초마다 한 건의 해킹이 발생합니다. 화상 회의 또한 해커의 공격 대상입니다. 사용 중인 프로그램이 암호화를 제공하는지 확인하여 이러한 문제를 피할 수 있습니다.  
  • 위협은 외부에서만 발생하는 것이 아닙니다. 화상 회의 프로그램이 제공하는 배경 또는 배경 흐림 효과로 유출되어서는 안 되는 모든 기밀 정보를 제거했는지 확인하세요.  

더 스마트하게 작업하세요 

  • 어떤 도구를 사용하든 팀이 더 스마트하게 작업하도록 해주는지 확인하세요. 무료 화상 회의가 참여 및 공동 작업 기회를 제공하지 않는다면 알맞은 도구가 아닐 수 있습니다.  

무료 화상 회의의 가치 

우리가 일하는 방식은 거의 매일 바뀌고 있지만, 직접 대면을 통한 소통은 여전히 인간의 경험에서 상당 부분을 차지합니다. 무료 화상 회의를 사용하면 전 세계의 동료들과 교류하고 관계를 쌓을 수 있습니다. 

눈으로 보아야 말이 전해지는 느낌이 들며, 우리는 언어적 및 비언어적 방식을 통해 자연스럽게 커뮤니케이션합니다. 점점 더 많은 직원이 원격으로 또는 다른 사무실에서 일하는 현실에서 무료 화상 회의는 일하는 모든 사람이 사용하는 귀중한 도구로 자리매김할 것입니다. 이를 최대한 활용할 수 있는 준비가 되었는지 확인하세요. 

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