온라인 모임 안건을 드러내는 6가지 방법

작성자: Dianna Booher, Microsoft 객원 저자

에너지, 참여 또는 생성되는 아이디어 면에서 대면 모임과 거의 비슷하지 않은 온라인 모임이 너무 많습니다.

이러한 온라인 모임은 2가지 방식 중 하나로 자주 경로를 벗어납니다. 문상객의 진공으로 전달되는 독백의 반복으로 장례식처럼 조용해지거나, 영업 사원이 큰 계약을 따낸 후 공항 라운지에서 서로 수긍하고 초점 없이 자신의 의견을 더하는 시끌벅적한 상황이 될 수 있습니다. 그러나 이런 상황이 꼭 일어날 필요는 없습니다.

온라인 모임을 대면 모임만큼 생기있지만 생산적으로 만들려면 다음 지침을 고려하세요.

1. 공식 안건을 사용합니다.

안건이 없으면 업무를 완료하고 아이디어를 교환하고 결정을 내리는 대신 참석자와 함께 “채팅”하게 됩니다. 안건을 서면으로 공식화하여 최소 며칠 전에 미리 참석자에게 보내 검토하고 준비할 수 있도록 만드세요.

또한 모임을 진행하는 동안 때때로 안건을 언급하세요. (이유는 내용을 더 읽으면서 알게 될 것입니다.)

2. 항목을 질문 형식으로 말합니다.

다음과 같은 일반적인 항목 형식을 피하세요.

– 3사분기 영업

– ITH 컨퍼런스의 박람회 부스

– 8월간 경쟁 업체의 마케팅 캠페인

대신, 토론이 두서없이 진행되지 않고 정확히 집중되도록 질문 형태로 항목을 말하세요.

– 3사분기 할당량 중 지금까지 몇 퍼센트가 충족되었나요?

– ITH 박람회 전시에 3,500만 원의 비용과 2일의 시간을 쓸 가치가 있나요?

– Logard의 8월 마케팅 캠페인에 대항한 최고의 영업 전략은 무엇인가요?

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3. 각 안건 항목의 형식을 지정합니다.

서면 안건에 항목별로 형식을 “열린 토론용” “보고 전용” “질문 및 답변” “설문 조사 참가자” “제안용” “결정용” 등으로 지정하세요. 종종, 참석자는 아무런 결정에 도달하지 않았기 때문에 자신의 시간을 낭비했다고 생각하고 모임을 나갑니다. 그러나 모임 리더의 목적은 문제를 제기하고 의견을 모으는 것뿐이었을 수도 있습니다. 그룹에 목적을 미리 알리면 이런 항목에 대해서도 성취감을 줍니다.

4. 항목별로 시간을 할당합니다.

항상 진행하는 동안 시간을 조정할 수 있습니다. 그러나 시간을 예측하면 모두에게 내용을 예상하도록 합니다. 안건에서 Deepak이 랩 결과에 대해 보고할 것이며 5분의 시간이 할당되었음을 밝혀 두면 Deepak은 30분짜리 슬라이드 쇼를 준비하느라 시간을 쓰지 않아도 됩니다.

5. 담당자에게 필요한 정보를 준비하도록 알립니다.

토론의 기반이 되는 데이터를 Jana가 준비해 오기를 바란다면 미리 알리세요. Jana의 이름을 안건에 “담당자”로 추가해서, Jana가 준비해서 오도록 합니다.

6. 안건에 결론을 요약하고 후속 작업을 위임합니다.

특히 온라인 모임에서는 참석자의 주의가 휴대폰 화면이나 서류 작업 때문에 흩어지는 등 강력한 유혹이 있다는 점을 기억하세요. 주요 결론 및 결정을 요약해서 프로젝션된 안건의 빈 열에 적으세요. 그런 다음, 마지막 열에 후속 조치를 ‘누가 어느 날짜까지 어느 조치를 취해야 하는지’ 등으로 기록합니다.

짜잔! 완료된 안건이 이제 모임 회의록 역할을 합니다. 나중에 이 최종 안건을 참석자 및 참석하지 않은 사람에게 보냅니다(참조용 다운로드 가능한 파일로)!

안건은 많은 일을 수행합니다. 생산적인 온라인 모임을 완료했습니다!

Dianna Booher는 47권의 책을 60개 외국어 버전으로 출판한 베스트셀러 저자입니다. 조직이 명확하게 커뮤니케이션하고 리더가 강력한 경영 존재로서 영향을 확대할 수 있게 돕고 있으며 Forbes, HuffPost, The CEO Magazine 등을 위해 정기적으로 블로그를 게재합니다. www.BooherResearch.com @DiannaBooher

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