전자 메일 보관: 최고의 전자 메일 기능이 될 수 있는 5가지 이유

세계적인 기업에서 근무하고 있는지 여부와 관계없이 매일 수많은 전자 메일을 보내고 받을 것입니다. 전자 메일은 동료, 클라이언트, 친구 및 가족과 의사소통할 수 있는 편리하고 빠른 방법입니다. 물론 전자 메일은 회사에서 가장 많이 사용되는 커뮤니케이션 도구입니다. 부분적으로는 대화를 문서화하는 기능 때문에 검색 가능한 정보 리포지토리로 사용됩니다.

실제로 연구에 따르면 조직의 지적 재산 중 3/4이 전자 메일 및 메시징 시스템 내에 포함되어 있다고 합니다. 즉, 이러한 데이터를 휴지통으로 보낼 뿐만 아니라 보호해야 한다는 의미입니다. 하지만 이렇게 많은 정보를 보관하면 회사의 저장소 서버가 오버로드될 수 있습니다.

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그렇다면 가장 좋은 솔루션은 무엇일까요?

전자 메일 보관은 새로운 기능이 아닙니다. 이 도구는 수년 동안 유지되어 왔습니다. 그렇다면 더 많은 회사에서 사용하지 않는 이유는 무엇일까요? 다음은 전자 메일 보관 솔루션을 사용할 때 제공되는 5가지 혜택입니다.

  • 저장. 전자 메일 데이터가 라이브 서버에 저장되는 경우 서버가 가득 차게 되면 성능이 현저하게 저하될 수 있습니다. 다른 옵션은 전자 메일을 함께 삭제하거나 다른 위치에 저장하는 것뿐입니다. 전자의 경우 중요한 데이터가 영구적으로 손실될 수 있으므로 적합하지 않습니다. 전자 메일 보관은 후자 옵션에 따라 데이터를 안전한 오프사이트 서버나 클라우드 환경으로 이동합니다. 일부 솔루션에서는 고급 압축 및/또는 중복 제거를 사용하여 보관에 필요한 디스크 공간을 줄입니다. 경우에 따라 50% 이상 줄일 수 있습니다.
  • 복원. 이미 사용 중인 백업 솔루션에 따라 전자 메일 보관을 사용하면 데이터를 복원해야 할 때마다 프로세스를 더 빠르게 진행할 수 있습니다. 이는 보관된 데이터가 차지하는 공간이 적기 때문입니다. 또한 보관되지 않은 전자 메일은 더욱 쉽고 빠르게 복원할 수 있는데, 메일 서버의 데이터 로드 시간이 줄기 때문입니다.
  • 보안. 이전 전자 메일이 “보이지 않고” 다른 위치에 저장되어 있어도 라이브 받은 편지함 환경의 전자 메일만큼 제대로 보호됩니다. 적절한 전자 메일 보관 솔루션을 사용한 경우 데이터는 지속적인 데이터 백업 및 최상의 재해 복구 기능을 통해 변경되지 않게 유지되고 보호됩니다. 최상의 서비스를 위해 99.9%의 가동률 보장 및 재정적으로 지원되는 서비스 수준 계약으로 안정성, 가용성 및 성능을 제공하는 공급자를 찾아보세요.
  • 생산성. 수많은 전자 메일 데이터로 인해 라이브 서버의 성능이 저하되면 특정 전자 메일이나 특정 제목을 검색하기가 어렵고 검색 속도가 느려질 수 있습니다. 또한 전자 메일 상자 할당량을 제거하고 자동 전자 메일 보관을 설정하면 직원이 이전처럼 전자 메일을 삭제하거나 PST 파일로 이동하는 데 소중한 시간을 소비할 필요가 없습니다. 마지막으로 보관되고 백업된 전자 메일 데이터에 쉽게 액세스할 수 있는 권한을 직원들에게 제공하면 직원들이 직접 처리하여 더 이상 IT 부서에서 관여할 필요가 없게 됩니다.
  • 규정 준수. 대부분의 업계에서는 조직이 비즈니스 레코드를 보관하도록 합니다. 또는 전자 메일에 이러한 레코드가 포함되는 경우가 많으므로 전자 메일을 삭제해도 안 됩니다. 보건 의료 서비스, 금융 서비스, 제약 및 에너지와 같은 특정 업계에서는 보관해야 하는 비즈니스 레코드에 대한 규정이 훨씬 더 엄격합니다.

전자 메일 보관 솔루션을 고려할 때 공급자를 조사하고 보안 및 안정성에 대한 높은 표준을 제어하고 유지 관리하는, 사용자에게 친숙한 솔루션을 제공하는 공급자를 선택해야 합니다.

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