재택 근무하는 팀의 생산성을 극대화하는 5가지 요령

Create & Cultivate는 목표로 하는 이력을 만들고 키워나가고자 하는 여성들을 위한 온라인 플랫폼 및 오프라인 행사입니다. 저는 이 기업의 오너로서 서로 긴밀하게 협력하는 사무실 문화를 구축한 것에 자부심을 느낍니다. 저희는 업무 특성상 소규모 팀이기 때문에 함께 여행하고 주말에 일하며 대규모 행사를 주최하는 데 익숙했습니다. 

완전 재택 근무 로 전환하면서 저희 팀은 여러 가지 주된 조정 작업을 수행하고 전체 조직을 위한 새로운 커뮤니케이션 방식을 찾는 동시에 직원의 사기도 유지해야 했습니다. 여건이 좋을 때에도 생산성을 유지하는 것은 어려운 과제입니다만, 지금과 같은 환경에서는 더 그렇습니다. 

지난 몇 달 동안 저는 저희가 팀으로서 비즈니스 생산성을 높이기 위해 실시할 수 있는 몇 가지 요령을 발견했습니다.  

정기적으로 휴식을 취하고 방해 요소를 줄여서 ‘근무’ 시간을 최대한 활용하세요

재택 근무로 전환한 직후에는 마치 사무실에 있는 것처럼 팀을 운영하려 했습니다. 다른 점이 있다면 복도에서 잠시 만나서 빠르게 문제를 해결하던 방식이 화상 회의 로 바뀌었다는 것입니다. 복도에서는 5분이면 문제가 해결되었지만 화상 회의는 30분이나 시간을 잡아먹거나 혼란스러운 핑과 채팅이 쏟아졌습니다. 이렇게 회의가 길어지면서 불가피하게 커뮤니케이션이 길어지고 하루 종일 회의를 해야 하는 사태가 벌어졌습니다. 

저는 이 때문에 깊이 생각하거나 진짜 ‘근무’를 할 시간이 없어졌다는 것을 깨달았고, 생산성은 떨어지기 시작했습니다. ‘점심 식사 준비’ 시간까지 모두 포함해 하루 일과를 다시 구성해야 한다는 사실이 명확해졌습니다. 그렇지 않으면 오전 7시부터 저녁 7시까지 쉬지 않고 일만 하게 될 테니까요. 

중소기업 오너에게는 기업이 곧 생계입니다. 특히 요즘에는 정상적인 속도로 사업을 수행하고 운영해야 한다는 압박이 그 어느 때보다 극심하지만, 먼저 자기 자신부터 챙겨야 합니다.  

  • 일정 사이에 개인 시간을 마련하세요. 사무실에서 일하지 않게 되었을 때는 마치 시간이 더 이상 의미가 없고 경계가 사라진 것처럼 느껴졌습니다. 저희는 일정에 개인 시간을 마련하여 경계를 다시 확립했습니다. 이 시간 동안 산책을 하거나 점심을 먹으며 잠시 시간을 가졌는데, 이는 제가 다시 일을 시작하기 전에 마음을 차분하게 만드는 데 꼭 필요했습니다. ‘방해 금지’ 시간을 일정에 넣음으로써 가정과 삶, 일의 균형을 유지하고 보다 효과적으로 일할 수 있었습니다. 이런 계획을 의식해서 세우지 않고 일만 하려고 하면 일할 힘을 잃어서 작업이 예상보다 오래 걸릴 것입니다. 이러한 개인 시간을 통해 우리 팀은 집중력을 유지하고 컴퓨터에서 벗어날 틈을 확보하여 산뜻해진 마음으로 다시 일을 시작할 수 있었습니다. 
  • 작업을 방해하는 요소를 최소화하세요. 저는 팀원에게 채팅 상태를 ‘방해 금지’로 설정하여 생산적인 작업 시간을 확보하도록 장려합니다. 화상 통화와 IM 대화가 증가함에 따라 통신과 업무에 많은 시간이 소비되고 있습니다. 사무실에서는 문이 닫혀 있는지 아닌지 눈으로 볼 수 있지만 집에는 그런 역할을 할 가상의 문이 없습니다. 그래서 저는 중요한 프로젝트나 제안이 있을 때 ‘방해 금지’ 상태로 설정하여 집중이 필요한 시간 동안 작업에 방해가 되는 알림이나 즉각적인 요청을 받지 않도록 했습니다. 그리고 이렇게 하면 작업을 더 빨리 끝내고, 집중하고, 동기를 유지하는 데 도움이 된다는 것을 알게 되었습니다. 

클라우드를 최대한 활용하세요

디자인은 Create & Cultivate에서 아주 중요한 부분입니다. 저희는 충분한 피드백과 부서 간 협업이 필요한 창의적인 새 작품을 매일 제작합니다. 클라우드를 사용하지 않았던 초창기를 떠올려 보면 창의적인 작업을 승인하는 과정은 굉장히 힘들었습니다. 파일을 받고, 제 의견을 넣어서 이메일을 보내고, 이렇게 주고 받다 보면 이메일 스레드가 길고 복잡해지면서 버전 관리가 문제가 됐습니다. 

문서를 한 곳에 보관하면서 저희는 시간을 굉장히 많이 절약할 수 있었습니다. 오래된 피드백을 걸러내고 최신 버전으로 작업하기 위해 이메일 19개 중에서 7개를 걸러낸다거나 할 필요가 없어진 것입니다. 재택 근무는 클라우드 기반 솔루션, 특히 문서를 공동 작성하는 기능의 가치를 보여주었습니다. 

저는 제 보조 크리에이티브 디렉터와 동시에 크리에이티브 데크를 살펴봅니다. 제가 특정 슬라이드에 필요한 이미지를 올리면 보조가 실시간으로 거기에 서식을 지정할 수 있습니다. 이와 동시에 제가 한 슬라이드를 살펴보고 보조가 볼 메모를 남기는 동안 보조는 다른 슬라이드의 카피를 마무리할 수 있습니다. 이런 식으로 프로세스에서 동시에 협업하면 시간을 최대한 효율적으로 활용할 수 있습니다. 동일한 문서를 동시에 처리할 수 있기 때문입니다. 

회의를 녹화하여 다른 사람의 시간을 절약하세요 

이 새로운 재택 근무 환경에서 사람들은 여러 가지 책임에 직면합니다. 이런 상황에서는 사람들이 사무실에 있을 때처럼 회의에 참석하는 것이 어려워지기도 합니다. 부모는 자녀를 홈스쿨링해야하고, 작업 공간을 공유하는 배우자와 회의가 겹칠 수도 있습니다. 게다가 매일 직면해야 하는 여러 가지 요소들도 더해집니다. 이처럼 새롭거나 오래된 여러 책임을 수행하다 보면 전화를 받기가 어려워지기도 합니다.  

이 때문에 저희 팀은 회의 녹화를 시작했습니다. 이제 자신의 일정에 맞춰 정보를 얻을 수 있기 때문에 호출을 못 받았다고 당황할 필요가 없어졌습니다. 

팀의 누군가가 요약을 해주길 기다릴 필요가 없습니다. 아이가 울거나 음식 배달 기사가 문을 두드리는 동안 놓쳤던 5분 간 무슨 얘기가 오갔는지 녹화를 보면서 파악할 수 있습니다.    

일일 체크인을 구현하세요

우리 모두가 사무실에 있을 때는 가볍게 회의가 이뤄졌습니다. 질문이 있을 경우 사무실 반대편을 향해 소리를 지르거나 옆자리의 동료를 툭 칠 수 있었습니다. 원격 근무로 전환하자 매일 너무 많은 일이 발생해서 회의 방식도 바꿔야 한다는 것을 깨달았습니다. 게다가 대면 작업 환경에서 가능했던 비공식적 논의도 이뤄지기가 어려웠습니다. 

알려지지 않은 모든 변수를 고려하여, 저희는 팀이 시급한 과제를 얼마나 많이 진행했는지 볼 수 있도록 일과 종료 체크인을 구현했습니다. 이런 일상적 작업에 한 시간씩 쓸 필요가 없다는 것도 알게 됐습니다. 체크인 시간을 짧게 하여 팀원들이 하루 중에 많은 시간을 할애하지 않아도 되도록 했습니다. 

그러면서도 모두가 현재 상황을 파악할 수 있었습니다. 매일 서로 소통하면서 업무에 대한 최신 정보를 유지하고 생산성을 높이는 동시에 문제를 신속하게 해결하고 잠재적 장애물을 극복하여 진행이 늦어지는 사태를 피할 수 있었습니다. 

활기찬 사무실 문화를 유지하고 팀 사기를 높이세요

행복한 팀은 보다 생산적인 팀이며, 이처럼 불확실한 시기에도 사기를 유지하는 것이 Create & Cultivate의 우선 사항입니다. 우리가 한 자리에서 일할 때는 특별 손님, 좋은 음식, 훌륭한 대화가 있는, 매주 목요일에 열리는 해피 아워와 같은 대면 행사를 할 수 있었기 때문에 활기찬 분위기를 유지하기가 훨씬 쉬웠습니다. 

이러한 해피 아워에 착안하여 저희는 최고의 이벤트 아이디어를 몇 가지 생각해 냈습니다. 저희는 사회적 연결을 유지할 방법을 찾고 싶었기 때문에 화상 채팅을 통해 일주일에 두 번 가볍게 브레인스토밍을 하는 해피 아워를 갖기로 했습니다. 이처럼 힘든 시기에 팀원들과 마음 편하게 교류하는 이 시간이 부족한 대면 시간을 채워주는 동시에 사람들이 새로운 환경에 어떻게 적응하고 있는지 점검하는 데도 도움이 된다는 것을 알게 되었습니다. 

우리가 사기를 높이기 위해 사용한 또 한 가지 방법은 주간 이메일입니다. 이 메일에는 주말에 몰아보면 좋은 TV 프로그램부터 재택 운동 아이디어에 이르기까지 팀을 위한 팁과 조언이 담겼습니다. 커뮤니케이션은 우리 모두가 이 일을 함께하고 있음을 상기시키고 팀의 동지애를 강화해 줍니다.  


지금처럼 유례가 없는 특별한 시기에는 재택 근무의 현실에 맞게 워크플로를 재평가하고 조정하는 것이 그 어느 때보다 중요합니다. 과거 전통적인 사무실 환경에서 우리의 생산성과 사기를 높인 방법이 오늘날에도 반드시 통하는 것은 아닙니다. 그러나 간단한 조정을 통해 해결할 수 있습니다. 중소기업 오너인 저는 이러한 요령이 긴장을 풀고 재충전하는 데 필요한 개인 시간을 희생하지 않으면서 시간을 최대한 활용하여 팀과의 효율적인 작업을 유지하는 데 도움이 된다는 것을 알게 되었습니다. 

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