Gantt 차트 완벽 가이드

Gantt 차트는 100년이 넘는 기간 동안 프로젝트를 성공적으로 진행하고 시작부터 완료에 이르기까지 프로젝트의 방향을 안내해 주는 중요한 역할을 수행해 왔습니다. 건설 프로젝트, 휴양지 결혼식, 콘텐츠 제작, 신규 웹 사이트 등 어떤 프로젝트든 시작과 끝이 있다면 Gantt 차트의 도움을 받을 수 있습니다.  

Gantt 차트란? 

Gantt 차트는 시간순 막대형 차트이자 이해하기 쉬운 타임라인으로서 프로젝트의 세부 정보를 한눈에 볼 수 있는 시각적 자료로 변환해 줍니다. Gantt 차트는 폭포 방식의 프로젝트 관리와 밀접한 연관성이 있습니다. 즉, 프로젝트에서 각 작업 단계가 완료되어야 다음 단계를 시작할 수 있으며, 작업 단계는 반복되지 않습니다. 

필요 사항과 요구 사항이 거듭 변동되고 개별 스프린트와 지속적인 피드백을 거친 후에 프로젝트에 추가되는 Agile과 달리 Gantt 차트는 선형적인 계획입니다. 효과적인 Gantt 차트를 만들려면 다음과 같은 중요한 정보를 포함해야 합니다. 

  • 범위 
  • 작업 
  • 종속성 
  • 작업당 필요한 노력(시간)의 수준 
  • 리소스(인력) 
  • 마일스톤 

사용자에게 친숙한 프로젝트 관리 소프트웨어 덕분에 초보자도 매우 간단하게 Gantt 차트를 만들 수 있습니다. Gantt 차트는 프로젝트 관리 소프트웨어에서 가장 많이 사용되고 요청되는 상위 5가지 기능에 꾸준히 이름을 올려 왔습니다. 부실한 프로젝트 성과로 인해 프로젝트 예산에서 1달러당 약 9.9%가 낭비된다는 사실을 생각하면 중요한 점이라고 할 수 있습니다. 1천 달러를 투자할 때마다 99달러가 낭비되는 셈이니까요.  

프로젝트의 성과를 가로막는 가장 큰 요인 중 하나는 범위 확대(scope creep)입니다. 범위 확대란 프로젝트에 배정된 시간, 비용 및 리소스에 맞게 통제하거나 조정하지 못하는 상황을 가리킵니다. 프로젝트 관리자를 대상으로 실시된 최근 설문 조사에 따르면 지난 12개월 동안 완료된 프로젝트 중 52%에서 범위 확대가 발생했습니다. 이는 5년 전의 43%에 비해 상당히 늘어난 수치입니다. 

프로젝트 관리 작업을 간소화해 주고 모든 항목이 지정된 범위에 속하도록 하여 프로젝트의 성공을 이끄는 Gantt 차트는 거의 모든 프로젝트에서 유용하게 사용할 수 있습니다. Gantt 차트를 사용하면 도움이 되는 두 가지 시나리오를 살펴보겠습니다. 

시나리오: 스프레드시트만으로는 부족하거나 스프레드시트가 버거운 경우  

지나치게 큰 스프레드시트에서 데이터를 찾고 변경하는 작업은 프로젝트 관계자들에게 부담스럽고 매우 힘든 일입니다. 또한 이러한 스프레드시트에서는 종속성이나 동적 일정 계획과 같은 기능도 지원되지 않습니다. 

대신에 이처럼 지나치게 많은 정보를 프로젝트의 시작부터 끝까지 색으로 구분되어 한눈에 보기 쉬운 시각적 타임라인으로 만들면 작업을 명확하게 파악할 수 있게 되어 협업, 의사 결정, 워크플로 등이 개선됩니다. 성공적인 기업은 그렇지 못한 기업에 비해 프로젝트 성공률이 훨씬 높고(각각 92%와 32%) 부실한 프로젝트 성과로 인해 낭비되는 비용이 21배나 낮은 경향이 있다는 사실을 생각해 보면 Gantt 차트가 얼마나 중요한지 알 수 있습니다.  

시나리오: 많은 사람이 프로젝트에 관여하는 경우  

모든 사람이 최신 정보를 확인할 수 있도록 끊임없이 업데이트해야 하는 경우에는 온라인 Gantt 차트를 사용하는 것이 크게 도움이 됩니다. 온라인 타임라인을 만들어 두면 최신 정보를 손쉽게 유지할 수 있으며 정적인 스프레드시트와 달리 작업과 예정된 마일스톤을 모든 프로젝트 관계자와 빠르게 공유할 수 있습니다. 

또한 사용자 지정 가능한 보기를 만들고, 실시간으로 변경 내용을 적용하여 버전을 즉각 관리하고, 간편한 끌어서 놓기 기능을 사용하며, 보고 기능과 같은 온보딩 도구를 활용할 수 있습니다. Gantt 차트에 더욱 익숙해지면 종속성을 확인하고 자동 일정 관리를 활용하는 등 스프레드시트만으로는 불가능한 훨씬 더 많은 이점을 누릴 수 있습니다. 

Excel과 같은 스프레드시트에 이미 다수의 프로젝트 계획을 보관하고 있다면 여러 소프트웨어 프로그램을 사용하여 손쉽게 Excel 데이터를 가져와서 빠르게 Gantt 차트를 만들 수 있습니다. 

프로젝트를 일일, 주간, 월간 또는 연간 단위 중 어느 빈도로 추적하더라도 Gantt 차트를 사용하면 모든 관계자가 뛰어난 시각적 자료를 바탕으로 쉽게 작업을 추적할 수 있습니다. 그뿐만 아니라 모든 항목이 지정된 범위에 속하도록 하고, 원활한 의사소통을 지원하며, 배정된 리소스를 최대한으로 활용할 수 있습니다. 이는 모두 유연성과 효율성을 바탕으로 전략 목표를 달성하는 데 중요한 요소입니다. 

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