알아두면 유용한 Outlook 팁과 노하우

Outlook은 전자 메일, 일정, 연락처, 작업 등을 간소화해 줍니다. 모두 한곳에서 말이죠. 2017년 이래로 모바일에서 Outlook 사용량이 꾸준히 늘어난 건 어찌 보면 당연한 일입니다. 수많은 Outlook 사용자가 생산성을 높일 수 있는 다양한 Outlook 팁과 노하우가 있는데요. 

Outlook을 최대한으로 활용하는 몇 가지 방법을 소개합니다. 

수백만에 달하는 Outlook 사용자 중 한 명인 여러분은 이미 Outlook을 최대한 효율적으로 사용하는 방법을 잘 알고 있다고 생각할 수도 있습니다. 하지만 미처 몰랐던 내용이 있을 수 있으니 아래의 7가지 팁과 노하우를 살펴보세요. 

#1 Outlook이 나에게 말하게 하기 

물론 엄밀히 말하면 Outlook이 아니라 Microsoft의 Cortana 생산성 도우미가 말하는 것이죠. Cortana는 내 전자 메일 재생 기능과 함께 Outlook 모바일에 통합되어 있습니다. Outlook에서 이 기능을 설정하면 이동 중에도 새 전자 메일의 내용을 들을 수 있습니다. 게다가 전자 메일을 관리할 수도 있죠. 핸즈프리로 목소리만 사용하여 메시지를 읽지 않음으로 설정하고 플래그 지정하며 삭제할 수 있을 뿐 아니라 메시지에 회신할 수 있습니다. 

무엇보다 Cortana는 전자 메일만 읽어 주는 것이 아니라 일정을 체계적으로 정리할 수 있도록 도와주기도 합니다. 이 AI는 이벤트의 변경 내용을 알려 주고, 일정에 충돌하는 이벤트가 있는지 파악합니다. 실제로 어떻게 작동하는지 확인해 보세요! 

#2 중요 받은 편지함 사용하기 

전자 메일이 한가득 들어 있는 받은 편지함을 확인하는 것은 부담스러운 일입니다. 휴대폰에서는 특히 더 그렇죠. 중요 받은 편지함을 사용하면 필요한 전자 메일만 쉽고 빠르게 확인할 수 있습니다. 중요 받은 편지함과 기타 받은 편지함을 만든 다음에 받은 편지함 위에 있는 단추를 밀기만 하면 두 편지함 간에 전환할 수 있습니다.  

Outlook이 여러분 대신 전자 메일을 분류하고 중요한 메시지는 “중요”로 옮기고, 정크 메일을 비롯한 메시지는 “기타”로 옮겨 줍니다. 받은 편지함의 한 섹션에서 다른 섹션으로 옮겨서 메시지를 빠르게 다시 분류할 수 있습니다. 특정 보낸 사람의 메시지에서 “항상 중요 받은 편지함으로 이동”이나 “항상 기타 받은 편지함으로 이동”을 선택하면 해당 받은 편지함에 메시지가 표시됩니다. 

중요 받은 편지함 기능은 사용하면 사용할수록 똑똑해집니다. 사용자가 메일을 분류하는 방식을 학습하여 중요한 메시지에 집중할 수 있도록 수신 메시지를 더 효율적으로 분류해 주죠.  

#3 일정 공유하기 

모임에 지나치게 많은 시간이 허비된다는 사실은 누구나 알고 있죠. 조직 내에서 이 문제를 해결하려고 노력하는 동안 Outlook은 사용자가 또 다른 모임을 예약하는 비효율성을 없애 줍니다. 

Outlook의 공유 일정을 사용하려면 일정 설정에서 동료나 친구 등 공유할 사람을 선택하세요. 여러 팀을 색으로 구분하고, 공유하는 사람이 일정을 읽기 전용으로 사용하거나, 편집하거나, 관리(대리인 권한 사용)할 수 있도록 사용 권한을 관리할 수 있습니다. ‘모두’, ‘제목 및 위치만’ 또는 ‘약속 있을 때만’ 옵션을 사용하여 공유할 세부 정보를 선택할 수도 있습니다. 

#4 일정 정리 기능 활용하기 

일정을 공유할 때 전자 메일을 주고받으며 모두가 되는 시간을 정하는 대신 모바일의 일정 정리 기능을 사용할 수 있습니다. 일정에서 이벤트를 만들고 초대하려는 사람을 추가한 다음에 일정 정리 기능의 시간 선택기를 사용하여 일정에서 녹색으로 바뀌는 시간대로 끌어서 놓으면 됩니다. 녹색으로 표시되면 모든 사람이 가능한 시간이라는 뜻이니 그 시간대로 예약하면 됩니다! 

#5 멘션을 사용하여 상대방의 주의 끝기 

사무실에서 다 같이 일할 때는 “지민 씨, 잠깐만요!”라고 부를 수 있죠. 이렇게 이름을 부르면 지민 씨가 하던 일을 멈추고 쳐다볼 거예요. 휴대폰에서도 Outlook의 @멘션 기능을 사용하여 상대방의 주의를 끌 수 있습니다. 전자 메일 메시지에서 지민 씨를 @멘션하면 받는 사람은 자신이 대화에서 호명되었음을 알 수 있습니다.  

무엇보다 다른 사람이 여러분을 @멘션하면 받은 편지함에서 메시지 발췌 내에 직접 해당 @멘션 앞뒤의 관련 문장이 표시됩니다. 이 기능을 통해 주의가 필요한 내용을 한눈에 확인할 수 있습니다. 

#6 살짝 밀기 옵션 사용자 지정하기 

데이팅 앱에서는 왼쪽이나 오른쪽으로 살짝 밀어서 추천 상대에게 투표하죠. Outlook 받은 편지함에도 비슷한 기능이 있습니다. Outlook 모바일 설정을 열고 살짝 밀기 옵션을 선택하세요. 다음과 같은 다양한 기본 동작에 오른쪽으로 살짝 밀기 또는 왼쪽으로 살짝 밀기를 지정할 수 있습니다. 

  • 삭제  
  • 읽음으로 표시 
  • 읽지 않음으로 표시 
  • 플래그 지정 
  • 보관 

#7 “방해 금지” 사용하기 

끊임없이 전자 메일을 확인하다 보면 단추를 눌러 새로운 메시지라는 보상을 받는 실험실 쥐가 된 듯한 기분이 들기도 하죠. 하지만 이건 방해가 되는 일입니다. Outlook의 방해 금지 기능을 사용하여 지금 이 순간에 처리해야 하는 중요한 일에 집중하세요. 앱에서 알림을 꺼 두면 당장 완료해야 하는 모임이나 보고서에 집중할 수 있습니다.  

매일 오후에서 퇴근하기 전까지 방해 금지 기능이 설정되도록 예약할 수 있습니다. 이렇게 하면 집중할 수 있는 얼마간의 시간을 확보하여 업무를 정리하고 내일 할 일을 준비할 수 있겠죠. 아니면 필요에 따라 즉시 시작되는 시간 설정형 방해 금지 세션을 시작할 수 있습니다. 

이동 중에도 소통하고 체계적인 업무 유지하기 

받은 편지함 과부하는 실제로 발생할 수 있습니다. Outlook 모바일은 이동 중에도 소통하고 체계적인 업무를 유지할 수 있도록 도와줍니다. 몇 가지 Outlook 팁과 노하우를 활용하고 Cortana의 도움을 받아 일과 삶에서 이루어지는 의사소통과 각종 약속을 효과적으로 관리해 보세요.  

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