성장하는 기업이 전자 메일 보관에 대해 알아야 할 사항

대부분의 사무원의 경우 전자 메일을 보내고 응답하는 것을 더 이상 설정된 업무로 느끼지 않고 오히려 지속적으로, 그리고 일부 경우에 숨 쉬는 것처럼 거의 자동으로 수행해야 하는 업무로 느낍니다. 수치를 살펴보겠습니다. 올해 말까지 우리는 2,150억 건 이상의 전자 메일을 보내고 받을 것으로 예상됩니다. 2020년 말까지는요? 2,570억 건 이상이 될 것입니다.

상당한 전자 메일 양입니다.

게다가 그 안에 든 중요한 정보도 상당합니다. 주요 통신 내용, 브레인스토밍 세션 및 의사 결정은 말할 것도 없이 평균적으로 받은 편지함에 보관되는 모든 문서, 이미지 및 데이터를 생각해 보세요. 귀사는 이 지적 재산을 보호하기 위해 해야 할 일을 하고 있습니까? 성장하는 기업이 고려해야 하는 전자 메일 보관의 몇 가지 측면에 대해 자세히 알아보려면 계속 읽어보세요.

준수 고려 사항

기본 내용부터 시작하겠습니다. 전자 메일 보관은 정확하게 사람의 전자 메일을 저장하고 검색할 수 있게 하는 프로세스입니다. 그리고 이는 법으로 요구됩니다..

10년 전에, 모든 기업이 전자 메일을 포함한 비즈니스 데이터의 전자 기록을 보관해야 한다는 규정이 마련되었습니다. 소송 시, 각 레코드를 쉽게 검색할 수 있어야 합니다. 즉, 일반적인 백업에 의존할 수는 없습니다. 즉, “파일을 찾을 수 없습니다”라는 말은 받아들여질 수 없는 변명입니다.

특정 비즈니스는 추가 규정을 준수해야 합니다. 예를 들어, 상장 회사는 의료 및 보험 공급자가 HIPAA 요구 사항을 충족해야 하는 반면 2002년 Sarbanes-Oxley 법을 준수해야 합니다.

사내 서버와 호스팅 중 무엇을 선택하시겠어요?

기업의 입장에서 전자 메일 보관은 모든 직원이 보내고 받는 모든 전자 메일(개인의 받은 편지함에서 삭제된 메시지 포함)을 저장하는 것을 의미합니다. 그런데 그 전자 메일을 어디에 저장하시겠어요?

첫 번째 옵션은 사내 서버를 설정하여 모든 전자 메일을 현장에 저장하는 것입니다. 이 방법을 사용하면 플랫폼에 대한 제어력을 늘리고 사용자가 선택한 방식 그대로 정보를 정확하게 보관할 수 있으므로 유연성이 극대화됩니다. 그러나 초기 비용과 지속적인 유지 관리 측면에서 비용이 많이 듭니다. 물리적 서버를 설정하고 설치하며 IT 부서의 구성원에게 비용을 지불하여 이를 관리해야 합니다.

다른 옵션은 호스팅 솔루션을 선택하는 것입니다. 이 경우 귀사의 전자 메일을 저장하기 위해 타사 소스에 비용을 지불합니다. 이 방법을 사용하면 클라우드를 통해 정보에 액세스할 수 있으며 현장 서버의 높은 비용 문제를 없앨 수 있습니다. 그러나 공급자가 특정 플랫폼 기능을 지시하므로 제어력이 줄어듭니다.

어느 옵션도 다른 옵션보다 안전하다고 말할 수 없습니다. 둘 중에 선택할 때 결국 중요한 것은 특정 요구 사항입니다. 기업에 자금이 많으며 높은 수준의 저장소 제어력이 필요한가요? 그렇다면 사내 옵션을 선택하는 것이 좋습니다. 그러지 않으면 아웃소싱을 통해 비용을 절감해 보세요.

부가 기능

현장 또는 호스팅 솔루션을 선택했는지와 관계없이 고려해야 할 몇 가지 추가 기능이 있습니다. 예를 들어, 직원이 최대 10년이 지난 전자 메일까지 검색할 수 있는 기능이 중요하다면 데스크톱 액세스를 구현하는 것이 좋습니다. 저장된 모든 정보를 그대로 유지하면서 미래의 소송에 사용할 때까지 기다릴 필요가 없습니다.

그리고 다른 형태의 의사소통은 어떤가요? 원하는 경우 전화 대화, 인스턴트 메시지 및 트윗을 보관할 수도 있습니다.

어떤 플랫폼을 사용할 것인지, 어떻게 사용할 것인지에 대한 선택을 하기 전에 시간을 내서 회사의 많은 바람과 요구를 고려해야 합니다.

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