이메일을 제어하는 4가지 팁

이메일이 너무 많아서 생각만 해도 진땀이 흐르나요? 사서함이 읽지 않은 메시지와 나중을 위해 저장해 둔 작업으로 엉망진창인가요? 

해결 방법이 있습니다. 잘 정돈된 받은 편지함을 만드는 것은 굉장히 큰일처럼 느껴지지만 사실은 생각보다 어렵지 않습니다. 

다른 도구와 마찬가지로 이메일은 잘 사용하면 삶에 가치를 더해줍니다. 계획을 잘 세우면 받은 편지함을 최고의 커뮤니케이션 조력자로 만들 수 있습니다.  

이메일은 개인 신원의 일부이니 신중하게 보호하세요 

이 원칙은 이메일 관리의 황금률이라고 할 수 있습니다. 바쁜 사회인이라면 이메일 주소를 꼭 필요한 곳에만 전달해야 합니다. 이메일 주소가 너무 많은 장소에 흘러 다니기 시작하면 받은 편지함이 금방 가득 차게 될 겁니다.  

신원을 보호하는 한 가지 방법은 여러 개의 주소를 사용하는 것입니다. 매일 사용하는 ‘실제’ 이메일 주소를 두고 양식 작성, 온라인 구매 등을 할 때 사용하는 보조 이메일 주소를 만듭니다. 이 두 번째 주소에 모든 홍보 메시지나 스팸 메일이 모이면서 주요 메일 주소는 깨끗하게 유지할 수 있습니다.  

많은 사람들이 원하는 일과 삶의 균형을 찾으려면 이메일 주소를 구분해서 사용하는 것이 좋은 출발점입니다. 이메일 계정을 한 자리에서 모아서 각각 별도로 관리할 수 있게 해 주는 앱을 사용하면 더욱 편해집니다.  

먼지가 쌓이지 않도록 하세요 

미루는 습관은 여러 문제를 일으킬 수 있습니다. 이는 이메일도 마찬가지입니다. 이메일을 받는 즉시 처리하지 않으면 곧 받은 편지함이 엉망이 되곤 하니까요.  

받은 편지함을 규칙적으로 정리하는 일정을 만드세요. 예를 들어,하루에 세 번 이메일을 관리하기로 계획할 수 있습니다. 아침, 점심 식사 후, 집에 가기 전에 이메일을 정리하세요. 하루 3번 점검하는 것만으로도 사서함을 깔끔하게 유지할 수 있습니다.  

기술의 도움을 받으면 한층 더 편리합니다. iOS용 Outlook의 기능인 내 전자 메일 재생 을 사용해 보세요. 이 기능은 이메일을 소리 내어 재생하며 받은 편지함과 캘린더를 간편하게 요약해 줍니다. 

직장에서 받은 편지함의 새로운 메시지를 확인하든, 개인 계정에서 사용하든 간단한 음성 명령을 내리거나 손가락 하나로 스와이프하여 이동 중에도 메시지를 쉽게 분류할 수 있습니다. 이메일에 회신하려면 짦은 메시지를 받아쓰게 한 다음 전송하세요. 아침 출근 중에 또는 점심 시간에 손이 다른 일로 바쁠 때 업무를 처리하기에 안성맞춤인 방법입니다.  

거침 없이 삭제하세요 

이메일을 삭제하는 것은 어려울 수 있습니다. 앞으로 필요 없는 메시지라고 생각하더라도 삭제 버튼을 누르는 것이 쉽지는 않습니다. 하지만 지워야 합니다.  

관련이 없는 이메일을 남겨두면 주의를 분산시키기 때문에 이를 삭제하는 것은 매우 중요합니다. 받은 편지함이 지저분해지면 필요 없는 메시지라도 할지라도 부담을 줄 수 있습니다. 업무용 이메일을 정기적으로 삭제하면 스트레스 수준을 약간은 낮출 수 있습니다.  

아직도 어떻게 습관을 들여야 할지 모르시겠다면 중간 단계를 시도해 보세요. 이메일을 즉시 삭제하는 대신 스와이프 하여 보다 부담이 없는 시간에 받은 편지함으로 돌아오도록 만드세요. 아니면 나머지를 삭제하고 즐거운 주말을 보낼 수도 있습니다.   

소설을 쓸 필요는 없습니다 

종종 우리는 너무 글을 길게 쓰고는 합니다. 짧은 메시지로 충분함에도 이메일에 너무 많은 시간을 들이는 경우가 많습니다. 

친구나 가족뿐 아니라 동료 및 고객과 연락할 때에도 더 짧은 메시지를 쓰는 습관을 기르세요. 이메일을 짧게 작성하면 시간을 절약할 수 있으며 메시지도 더 명확해집니다.  

짧고 유익한 이메일을 작성하는 기술이 있습니다. 처음에는 어려울 수 있지만 연습하면 점차 익숙해질 것입니다. 그러다 보면 곧 실제로 써야 할 메시지는 단지 몇 문장에 지나지 않는다는 사실을 깨닫게 됩니다.  

또한 글머리 기호를 사용하면 몇 가지 아이디어를 빠르고 간결하게 제시할 수 있습니다. 메시지를 받는 사람은 그 간결함을 좋아할 것이고, 귀하는 매일 더 많은 작업을 수행할 수 있습니다.