전자 메일 분석: 데이터를 활용하여 더 나은 전자 메일 작성

전자 메일을 작성하는 일은 심적으로 피곤한 과정일 수 있습니다. 인상적으로 작성하기 위해 몇 시간 공을 들여서 읽히리라는 보장도 없이 허공으로 보내야 합니다.

전자 메일 분석을 사용하면 전자 메일의 결과를 눈으로 확인할 수 있습니다. 받는 사람 중 메시지를 열어본 비율과 평균적으로 몇 시간을 메시지 보는 데 사용했는지 알면 더 나은 결정을 내릴 수 있습니다. 읽은 비율이 예상보다 높지 않으면 다른 본문 카피와 반응을 유발하는 더 명확한 문구로 다시 작성한 이후 다시 보내 메시지가 대상에게 제대로 전달되는지 확인할 수 있습니다.

이 전자 메일은 읽은 비율이 50%밖에 되지 않습니다. 이 사용자는 원하는 응답을 얻기 위해 메시지를 다시 보내고 싶을 수 있습니다.

전자 메일을 읽고 쓰는 데 어느 정도 시간을 들이는지 파악

전자 메일을 읽고 쓰는 데 시간이 너무 많이 들어 다른 일을 할 수 없다고 느낀 적 없으신가요? 여러분만 그런 게 아닙니다. 연구 1에 따르면 평균적으로 지식 근로자가 업무 시간 중 28%를 단순히 전자 메일을 관리하는 데 사용한다고 합니다.

개인 전자 메일 분석을 보면 전자 메일을 읽고 보내는 데 얼마의 시간을 쓰는지 파악할 수 있습니다. 전자 메일 시간이 너무 많으면 줄이는 계획을 세울 수 있습니다. 이렇게 하는 가장 쉬운 방법 중 하나는 정보 중심의 더 짧은 메시지를 보낼 수 있는 Microsoft Teams와 같은 채팅 도구로 전환하는 것입니다.

전자 메일이 과도하게 많은 경우는 조직 구조나 업무 스타일에 문제가 있을 수 있습니다. 예를 들어 책임이 너무 많거나 의사 결정 권한을 독식하고 있을 수 있습니다. 개인 전자 메일 분석을 활용하면 업무 일부를 위임하기 위한 개선된 사례를 만들어 팀이 더 나은 결정을 빠르게 내리는 데 도움이 될 수 있습니다.

이 사용자는 전주에 전자 메일을 읽고 보내는 데 11시간가량 사용했습니다. 목표인 12시간보다는 적지만 제한된 시간의 상당 부분을 차지합니다.

전자 메일 방목(email grazing)에서 전자 메일 일괄 처리로

수많은 지식 근로자가 들어오는 메시지를 바로 확인할 수 있도록 전자 메일 받은 편지함을 종일 열어 둡니다. 이런 습관을 ‘전자 메일 방목(email grazing)’이라고 합니다. 이 습관은 집중을 흩트리고 최우선 프로젝트에 집중하기 더 어렵게 만들 수 있습니다. 전자 메일 하나라도 확인한 후 하던 일에 다시 집중하는 데 15분 이상이 걸릴 수 있다는 연구 결과도 있습니다.²

개인 전자 메일 분석을 사용하면 자신의 전자 메일 행동 패턴을 더 잘 이해하고 필요한 경우 고칠 수 있습니다. 예를 들어 일정에 시간을 예약하여 모든 전자 메일을 한 번에 살펴본 다음, 나머지 시간은 ‘방해 금지’ 모드로 전환할 수 있습니다.

이 사용자는 전형적인 전자 메일 방목자입니다. 일괄 처리하기보다는 온종일 메일을 읽고 보냅니다.

만든 이 정보

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