새로운 근로 문화 속의 프로젝트 관리: 손쉬운 거버넌스 7단계

Kenneth Steiness, Sensei Project Solutions의 CEO

귀사에서는 일이 어떻게 시작되나요? 누군가가 아이디어를 내고 이를 추진하기 시작하나요? 아니면 추진할 가치가 있는 프로젝트 및 자금과 인력을 투입할 이니셔티브를 결정하는 공식적인 프로세스가 있나요? 시작부터 마무리까지 작업 및 프로젝트 관리는 어떤가요?

많은 조직에서 일이 진행되다가 도중에 어디에선가 ‘사라져’ 버리고 결과적으로 시간과 비용의 낭비로 이어집니다. 성공하는 기업은 처음부터 끝까지 작업 수명 주기를 선제적으로 관리합니다. 프로젝트 작업의 경우 선제적 관리가 가능해지려면, 먼저 이행 가치가 있는지 이니셔티브를 평가한 후에 성공적인 실행과 종결까지 체계적으로 관리하는 통합형 거버넌스 프로세스가 마련되어 있어야 합니다.

거버넌스 프로세스의 프레임워크 내에서 팀원은 프로젝트를 완수하기 위해 전통적인 접근 방식이든, 하이브리드 또는 Agile 방법이든 상관없이 가장 좋은 방법을 선택할 수 있습니다. Sensei Project Solutions의 연구에서는 모범 사례 거버넌스 프로세스를 구성하는 일반적인 단계를 다음과 같이 7가지로 소개했습니다.

1단계: 최초 비즈니스 사례

제안 단계에서 사용자는 문제 설명, 기대 혜택, 예상 비용 및 리소스 등을 포함한 최초 비즈니스 사례를 제출합니다. 이러한 비즈니스 사례를 Project Management Institute®에서는 프로젝트 계약서라고 부르며 일반적으로는 프로젝트 요청 양식 또는 이와 비슷하게 부르기도 합니다. 비즈니스 사례의 목표는 계속 진행하기 위한 승인을 받을 만큼 충분한 정보를 제공하는 것입니다. 비즈니스 사례를 아주 세부적으로 작성하느라 시간을 너무 많이 소요하는 경우가 많은데, 제안이

비즈니스의 우선 순위와 맞지 않는다면 시간 낭비가 될 수 있습니다. 따라서 보다 성숙한 조직은 최초 제안에 전략적 평가를 포함합니다. 이렇게 하면 요청자는 제안이 조직의 전략적 목표에 잘 부합하는지 평가할 수 있으며, 이니셔티브를 계속 추진할 가치가 있는지 여부를 신속하게 판단하는 방법이 됩니다. 단, 이렇게 하려면 고위급 경영진 팀이 전략적 목표 및 이를 뒷받침하는 측정치를 정의하고 동의해야 하기 때문에 비교적 높은 성숙도가 요구됩니다.

2단계: 부서 검토

비즈니스 사례를 완료하면 최초 승인을 위해 제안을 제출합니다. 이 단계의 승인자는 일반적으로 부서장 또는 PMO 이사입니다. 이 승인자는 각 제안의 이점을 개별적으로 살펴보고 운영 위원회에 제출할 정도로 타당성이 충분한지 판단합니다. 정식 전략 평가가 없는 경우 이 단계는 일반적으로 승인자가 조직의 전략적 방향에 맞는지 판단하는 단계가 됩니다. 이 단계에서 검토하는 다른 한 요소는 제안의 완전성으로, 다음 단계에서 임원급 운영 위원회가 가장 좋은 제안 중에서 선택할 수 있도록 올바른 정보를 모두 포함했는지 확인합니다.

조직의 규모가 작은 경우 또는 조직 내의 엄선된 일부 사람만 제안을 제출할 수 있는 경우에는 두 승인 단계를 하나로 통합할 수 있습니다.

3단계: 운영 위원회 검토

운영 위원회는 부서들이 승인한 모든 제안을 선정하는 단계에서 사용 가능한 전체 예산 및 리소스를 고려하며 총괄적으로 검토합니다.

정식 전략 평가가 있는 조직의 경우 제안을 우선 순위에 따라 번호를 매겨 목록을 작성하게 됩니다. 이렇게 우선 순위에 따라 목록화하는 경우에는 다음으로, 이니셔티브의 비용 및 리소스 요구 사항을 평가합니다. 예산이 제한된 경우 운영 위원회는 일반적으로 자금을 제공할 수 있는 제안만 선택합니다. 그뿐만 아니라 일반적으로 역할 및/또는 기술을 기준으로 사용 가능한 리소스를 고려하여 제안을 평가합니다.

운영 위원회 검토에서 고려하는 사항과 미묘한 요소가 몇 가지 있습니다. 첫째, 이미 진행 중인 프로젝트를 포함할지 아니면 손대지 않고 그대로 둘지를 결정합니다. 진행 중인 프로젝트를 고려 대상에 넣으면 해당 프로젝트를 취소하게 되고, 고려 대상에 넣지 않으면 해당 프로젝트에 투입 중이던 리소스를 그대로 유지하게 되므로 우선 순위를 결정할 때 나머지 리소스의 가용성을 기준으로 합니다. 둘째, BAU(일상 업무), 지원, 관리 등과 같이 조직 내에서 이루어지는 프로젝트 이외의 작업을 고려합니다. 리소스 가용성을 기준으로 이니셔티브의 우선 순위를 정하려면 먼저 운영 위원회는 프로젝트 이외 작업에 리소스를 사전 할당할지 또는 프로젝트 이외 작업 자체를 우선 순위에 포함할지 여부를 결정해야 합니다. 대부분의 조직은 프로젝트 이외 작업에 일정 비율의 시간을 할당하며, 그러지 않는 조직은 많은 경우 예정된 포트폴리오에 대한 실행 능력을 과대평가합니다.

4단계: 세부 범위 및 일정

운영 위원회 검토를 거친 제안은 정식 프로젝트로 고려되며 계획 단계로 들어갑니다. 초기 단계에 프로젝트 관리자가 개입했다면 이 프로젝트 관리자에게 세부적인 범위 및 일정과 초기 계획을 구축하는 작업을 할당합니다. 이 작업은 아주 많은 시간이 소요될 수 있으며 프로젝트 작업을 할당받은 팀과 긴밀한 공동 작업을 통해 완료할 때 일반적으로 가장 성공적일 수 있습니다.

이 단계의 결과는 조직 및 프로젝트 규모에 따라 어느 정도 다양할 수 있습니다. 이 단계까지 진행하면 최소한, 세부적인 범위 및 인력 기반 리소스 배정 일정을 갖춘 정식 프로젝트 관리 계획을 수립하게 됩니다. 그러나 규모가 큰 프로젝트의 경우 이 단계에서 커뮤니케이션 계획, 공급업체 계약, 위험 레지스터 등 많은 요소를 추가로 포함할 수 있습니다.

5단계: 초기 계획 일정 검토

‘초기 계획 일정 검토’ 승인 단계에서는 예상 비용 및 리소스를 포함한 최초 비즈니스 사례를 프로젝트 관리자가 준비한 범위 및 일정과 비교합니다. 비교 결과 이니셔티브가 합당한 것으로 판단되면 프로젝트는 승인되고 계속 절차가 진행됩니다. 비즈니스 사례와 세부 범위 사이에 중대한 차이가 있는 경우에는 프로젝트를 우선 순위 프로세스로 되돌릴 수 있습니다.

6단계: 프로젝트 실행

실행 단계에서 프로젝트 팀은 프로젝트의 주요 결과물을 도출하기 위해 노력하고 도중의 진행 상황을 추적합니다. 이 단계는 실질적으로 작업이 이루어지는 단계이므로 일반적으로 모든 거버넌스 단계 중 가장 깁니다. 일부 조직에서는 여기서 요구 사항 사인 오프, 설계 승인 등의 추가 거버넌스 단계를 도입하기도 하지만, 이는 방법론에 따라 특정하게 진행합니다.

이 단계에서는 팀이 프로젝트 목표를 향한 진행 상황을 추적하고, 핵심 중요 시점을 보고하고, 계획 변화를 모니터링하고, 범위 변경 사항을 추적하므로 커뮤니케이션과 공동 작업이 매우 중요합니다.

프로젝트에 중대한 지연이 발생하거나 범위에 주요 변경 사항이 있는 경우에는 운영 위원회가 우선 순위 프로세스를 반복하고 리소스 과다 할당과 인력 소진을 방지하기 위해 포트폴리오를 다시 평가해야 할 수도 있습니다. 그렇지 않다면 프로젝트 실행에 초점을 맞추면 됩니다.

7단계: 프로젝트 마감 검토

마감 단계는 팀이 프로젝트 사후 검토를 수행하는 단계로, 프로젝트 관리자는 리소스를 재배정하고 공급업체 계약을 종결하여 프로젝트를 마무리합니다. 프로젝트가 목표에 부합했는지 그리고 향후 다른 프로젝트에 활용할 수 있는 것을 배웠는지 여부를 평가하는 좋은 기회가 됩니다.

프로젝트 특성에 따라, 이 단계는 혜택 실현을 위한 출발점이 되어 프로젝트가 시간 경과에 따라 기대 혜택을 실현했는지 여부를 추적할 수도 있습니다.

중요 위치에 두고 확인할 수 있게 하려면 이러한 거버넌스 프로세스를 Project Online에 포함합니다. 그러면 프로젝트의 전체 타임라인 및 일정의 맥락에서 가시적으로 확인할 수 있습니다.

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Kenneth Steiness는 프로젝트 및 포트폴리오 관리 분야의 전문가이며 Microsoft Project 및 Project Online과 관련한 여러 모범 사례 책자의 저자입니다. Sensei Project Solutions의 창립자이기도 합니다. 이 회사는 Microsoft 기술과 관련한 작업, 프로젝트 및 포트폴리오 관리 모범 사례를 통해 조직들이 전략적 목표를 달성할 수 있도록 지원하는 선도적인 Microsoft 파트너입니다.

만든 이 정보

Kenneth Steiness는 프로젝트 및 포트폴리오 관리의 전문가이자 Microsoft Project 및 Project Online에 대한 모범 사례를 소개한 서적들의 저자이기도 합니다. 또한 Sensei Project Solutions의 창립자이고, Microsoft 기술을 사용하여 업무, 프로젝트 및 포트폴리오 관리 모범 사례를 통해 조직들이 전략적 목표를 달성하도록 지원하는 최고의 Microsoft 파트너입니다.

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