Saugus failų bendrinimas mažoms įmonėms

Jei esate mažos įmonės darbuotojas arba savininkas, dažnai reikia bendrai naudoti failus su bendradarbiais ir klientais. Tačiau ar dabartinis jūsų failų bendrinimo būdas yra saugus? Ar jūsų svarbūs įrašai ir slapti duomenys yra apsaugoti ir saugūs? 

Pakalbėkime apie saugų failų bendrinimą.  

Kas yra saugus failų bendrinimas? 

Failų bendrinimas –tai tiesiog failų siuntimas kam nors kitam. Anksčiau galbūt bendrinote failus pridėdami juos prie el. laiškų. Tada gavėjas galėjo juos redaguoti ir atsiųsti atgal ir taip toliau. 

Galbūt netgi naudojote failų bendrinimo svetainę. Abu šie metodai kelia daug saugos rizikų. 

Saugus failų bendrinimas – tai failų bendrinimas apsaugant juos nuo internetinių grėsmių ir leidžiant juos pasiekti tik turint savininko suteiktą leidimą. Debesies saugyklos paslaugos suteikia galimybę saugiau bendrinti failus ir apsaugoti juos pasitelkiant toliau nurodytas saugos funkcijas. 

  • Prieiga gavus leidimą 
  • Slaptažodžiu apsaugota prieiga 
  • Failų šifravimas 
  • Įtartinos prisijungimo veiklos stebėjimas  
  • Virusų žvalgymas  
  • Išpirkos reikalaujančių programų aptikimas 
  • Dviejų dalių autentifikavimas 
  • Bendrinami saitai su galiojimo pabaiga 

Šios saugos funkcijos padeda užtikrinti, kad failą galėtų pasiekti tik leidimą turintys asmenys. Be to, jie padeda apsaugoti jūsų failus nuo įsilaužėlių, kenkėjiškų programų ir kitų internetinių grėsmių. 

Kokių tipų failus reikia bendrinti saugiai? 

Geriausia apsaugoti visus įmonės failus, kuriuos bendrinate viduje ar su klientais. Visus įmonės failus galima bendrinti. Jų tipai nurodyti toliau. 

  • Teisinė informacija 
  • Finansiniai duomenys 
  • ŽI arba personalo informacija 
  • Privati darbuotojo informacija 
  • Slapti projektai 
  • Susijungimo arba įsigijimo planai 

Naudojant saugų failų bendrinimą, failai saugomi nuo netinkamos prieigos, kenkėjiškų vartotojų, išpirkos reikalaujančių programų, virusų ir internetinių grėsmių.  

Saugaus failų bendrinimo metodai 

58 proc. atvejų kibernetinių atakų aukos yra mažos įmonės. Debesies saugyklos teikėjai gerai žino apie šią problemą. Jie žino, kad duomenų ir failų saugumas yra rimtas rūpestis. Daugelis teikėjų suteikia toliau nurodytas funkcijas, padedančias apsaugoti jūsų failus. 

  • Apsauga slaptažodžiu. Galite siųsti saitus į slaptažodžiu apsaugotus failus. Failą galės pasiekti tik slaptažodį žinantys gavėjai.  
  • Saitai su galiojimo pabaiga. Naudojant saitus su galiojimo pabaiga, prieigos teisė atimama po tam tikro laiko. Tokie saitai leidžia gavėjams pasiekti failus ribotą laiką. 
  • Skirtingi leidimai. Naudodami failų prieigos leidimus, pasirenkate, kas gali peržiūrėti, komentuoti, redaguoti arba iš naujo bendrinti failus. Pavyzdžiui, galite apriboti prieigą ir suteikti ją tik vienam asmeniui, grupei, visiems įmonės darbuotojams arba visiems vartotojams.   
  • Versijų istorija. Gali atsirasti žmonių, norinčių atlikti nepageidaujamus jūsų bendrinamo failo keitimus. Versijų istorija suteikia galimybę atkurti failą į ankstesnį juodraštį. 
  • Šiukšlinė. Galite netyčia panaikinti failą. Tokiu atveju galite atkurti failus iš šiukšlinės
  • Apsauga nuo masinio failų panaikinimo. Galite netyčia panaikinti daug failų. Tokiu atveju debesies saugyklos teikėjas nusiųs įspėjimą. Jis taip pat nurodys veiksmus, kaip atkurti šiuos failus. 
  • Veiklos stebėjimas. Teikėjai prižiūri ir blokuoja įtartinus bandymus prisijungti. Automatinė priežiūra neleidžia neteisėtai pasiekti jūsų paskyros. 
  • Šifravimas. Naudojant debesies saugyklą, tam tikro tipo šifro kodas visada slepia failus nuo smalsių įsilaužėlių. 
  • Virusų žvalgymas. Atsisiunčiant failus, jie nuskaitomi ieškant žinomų virusų. 
  • Fizinė apsauga. Duomenų centrai, kuriuose saugomas jūsų turinys, turi saugos pareigūnus ir judesio jutiklius. Jie taip pat naudoja vaizdo stebėjimo ir įsibrovimo aptikimo įspėjimus. 
  • Tinklo apsauga. Duomenų centrų viduje ir už jos ribų yra užkardos. Jos riboja srautą iš neteisėtų vietų. 
  • Sistemos stebėjimas. Programinės įrangos komandos stebi ir sprendžia saugos problemas, kai tik jos iškyla. 
  • Seifai. Prieš pasiekdami šiuos saugius aplankus turite patvirtinti savo tapatybę. Jie apsaugos failus, jei kas nors pasieks jūsų įrenginį arba paskyrą. 

Kaip dar labiau apsaugoti debesies saugyklos failus 

Debesies saugykla yra saugi. Tačiau vis tiek galite dar labiau pasistengti, kad apsaugotumėte failus ir saugykloje, ir savo įrenginyje. Ką galite padaryti?  

Sukurkite sudėtingą slaptažodį 

Sudėtingas slaptažodis yra galinga pirmoji gynybos linija. Jis gali neleisti neįgaliotiems žmonėms pasiekti jūsų failų. Jūsų slaptažodis turėtų: 

  • būti aštuonių simbolių ar ilgesnis; 
  • neapimti visų žodžių; 
  • neapimti vartotojų vardų arba tikrų vardų; 
  • skirtis nuo kitų slaptažodžių; 
  • apimti didžiąsias ir mažąsias raides.  

Naudokite dviejų dalių autentifikavimą

Dviejų dalių autentifikavimas apsaugo jūsų paskyrą nuo programišių. Tai yra išplėstinio prisijungimo proceso dalis. Jūsų debesies saugyklos teikėjas nusiųs kodą į telefoną, el. paštą arba programėlę. Tada galėsite įvesti kodą ir pasiekti savo failus.  

Įgalinkite failų šifravimą mobiliuosiuose įrenginiuose

Jūsų teikėjas gali šifruoti failus, kuriuos laikote savo „iOS“ arba „Android“ mobiliojoje programėlėje. Taip užšifruoti duomenys apsaugomi, kai kas nors kitas naudoja jūsų telefoną. Jei jūsų telefonas yra nulaužtas arba pavogtas, šifravimas gali užtikrinti jūsų ramybę. Jį būtina naudoti, jei saugote failus telefone. 

Darbas su bendrai naudojamais failais 

Bendradarbiavimas užima didžiąją dalį laiko darbe. Dėl to debesies saugyklos tarnybos siūlo funkcijų, padedančių komandoms kartu dirbti su failais. Visi failų keitimai arba komentarai sinchronizuojami realiuoju laiku, kad komandos nariai visada turėtų naujausią dokumentą.  

Yra keletas dalykų, kuriuos gavėjai gali daryti su bendrinamais failais. Jie apima toliau nurodytus dalykus. 

  • Peržiūra. Bet kuris asmuo, su kuriuo bendrinote failą, gali jį peržiūrėti. Nereikia prisijungti prie debesies saugyklos platformos, kad tai padarytumėte.  
  • Atsisiuntimas. Žmonės, su kuriais bendrinote failą, gali jį atsisiųsti. Jei norite daugiau saugos, galite pasirinkti blokuoti atsisiuntimus.  
  • Redagavimas. Suteikus visas redagavimo teises, gavėjas galės redaguoti dokumentą. Geriausia įgalinti keitimų sekimą prieš bendrinant, kad vėliau galėtumėte patvirtinti arba atmesti keitimus.  
  • Komentavimas. Asmenys, turintys prieigą prie failų, gali įtraukti failo komentarų ir į juos atsakyti.  
  • Bendradarbiavimas. Keli žmonės gali redaguoti jūsų failą vienu metu naudodami bendradarbiavimą realiuoju laiku. Visi failų keitimai bus sinchronizuojami realiuoju laiku ir automatiškai atnaujinami visiems redaktoriams. 
  • Bendrinimas. Asmenys, turintys redagavimo teises, gali bendrinti failą. Tačiau asmenys, neturintys teisės redaguoti, gali pasirinkti persiųsti saitą. Kai kurios paslaugos leidžia išjungti bendrinimą vartotojams. 

Saugaus failų bendrinimo sprendimo pasirinkimas 

Rinkoje siūloma daug failų bendrinimo sprendimų. Svarstydami, ką rinktis, ieškokite toliau nurodytų būtinų funkcijų.  

  • Saugos parinktys. Pasirinkite sprendimą su patikimomis saugos parinktimis. Saitai turi būti apsaugoti slaptažodžiais ir būtini leidimai. Jei bendrinate su išoriniais partneriais, naudinga naudoti saitus su galiojimo laiku.  
  • Šifravimas. Failai turi būti saugūs, kai bendrinate juos ir kai jie saugomi saugykloje. Pasirinkite teikėją, kuris naudoja šifravimą.  
  • Patogu naudoti. Jūsų saugojimo sprendimas turi būti patogus vartotojams. Turėtumėte sugebėti greitai bendrinti ir gauti failus bei naudoti juos kartu su komandos nariais. Be to, turėtų būti lengva keisti leidimų lygius. 

Saugus failų bendrinimas su komanda 

Failų bendrinimas pagreitina projektus. Tačiau nenaudojant papildomų atsargumo priemonių, jūsų duomenims gali grėsti pavojus. Saugus failų bendrinimas supaprastina komandos darbo eigas ir apsaugo jūsų failus.  

Darbo pradžia su „Microsoft 365“

Tai jums pažįstamas „Office“ ir papildomi įrankiai, kurie padės geriau bendradarbiauti ir daugiau atlikti bet kuriuo metu, bet kurioje vietoje.

Pirkti dabar
Susijęs turinys
Business Tech

Debesies saugykla ir vietiniai serveriai: 9 dalykai, kuriuos reikia atminti

Skaitykite daugiau
Business Tech

Išnaudokite visas nemokamų vaizdo konferencijų galimybes

Skaitykite daugiau
Business Tech

Nemokamai bendrinti ekraną yra lengva, bet ar darote tai teisingai?

Skaitykite daugiau
Business Tech

Nuotolinio gydymo galimybės teikimas pacientams reikiamu laiku

Skaitykite daugiau

Verslo įžvalgose ir idėjose nėra profesionalių mokesčių arba finansinių konsultacijų. Kreipkitės į savo mokesčių arba finansų specialistą, kad aptartumėte jūsų situaciją.