5 priežastys, kodėl verta sujungti debesies programas

Įvardykite verslo problemą – turbūt yra debesies programa (ar kelios), kuri siūlo ją išspręsti. Debesų programos smulkioms įmonėms yra išties naudingos. Norint valdyti verslo procesus, pavyzdžiui, žmogiškuosius išteklius, projektų valdymą, apskaitą ir santykių su klientais valdymą, jums nereikia investuoti į brangią infrastruktūrą. Naudojantis prenumerata pagrįstą modelį, lengva pradėti, ir jums reikės mokėti tik už tai, ką naudojate. Tačiau nesate atsargūs, pernelyg daug persidengiančių programų mažina efektyvumą ir didina išlaidas.

Vykdant daugelį verslo procesų, galite rinktis tarp sprendimų, kurie specializuojasi konkrečioje užduotyje, ir sprendimų, kurie tenkina visą procesą arba kelis verslo poreikius jūsų įmonėje. Yra atvejų, kai tikslinė programa yra teisingas pasirinkimas, tačiau svarbu palyginti šiuos privalumus su vieno konsoliduoto sprendimo pranašumais.

1. Sumažinkite IT išlaidas

Akivaizdžiausias programų konsolidavimo privalumas – ekonomiškumas. Nors tiesa, kad prenumeratos paprastai yra pigesnės nei laikyti programas vietinėje aplinkoje, su debesies programomis taip pat yra susijusių mokesčių. Daugeliui verslo programų taikomas mėnesinis mokestis, atsižvelgiant į naudotojų skaičių arba naudojamą saugyklos kiekį. Šios išlaidos susideda, ypač jei mokate už daugiau nei vieną programą, atliekančią panašią funkciją.

Taip pat gali būti nepatogu valdyti kelias prenumeratas. Ne kiekviena įmonė naudoja tą pačią metriką išlaidoms nustatyti. Stebėti, už ką mokate, yra sudėtinga, kai skirtingos komandos naudoja skirtingas programas. Konsoliduodami atsiskaitymus galėsite geriau suprasti, ką naudoja jūsų įmonė ir kokią vertę gaunate iš debesies programų.

2. Nuveikite daugiau

Be aiškiai išreikštų išlaidų, susijusių su prenumeratomis, pernelyg didelis programų skaičius mažina produktyvumą. Kaip ir apskritai perėjimas nuo vienos užduoties prie kitos, skirtingų programų perjungimas eikvoja laiką ir vargina jūsų darbuotojus. Tos prarastos minutės ir valandos laikui bėgant kaupiasi – tai laikas, kurį jūsų darbuotojai gali panaudoti atlikdami didesnės vertės užduotis. Štai keli pavyzdžiai, kaip konsolidavimas gali racionalizuoti darbą.

  • Viena programa pokalbiams, skambučiams ir susitikimams leidžia darbuotojams greitai perjungti komunikacijos būdus. Pavyzdžiui, jei komandos nariai nustato, kad pokalbis neišsprendžia problemos, jie gali pradėti susitikimą su visais pokalbyje dalyvaujančiais žmonėmis spustelėdami mygtuką.
  • Dirbant prie vieno projekto, jūsų darbuotojams gali tekti bendrauti su bendradarbiu, tada bendradarbiauti rengiant dokumentą ir tada peržiūrėti projekto tvarkaraštį – visa tai per kelias valandas. Atlikti šias užduotis daug paprasčiau, jei visos programos pasiekiamos vienoje platformoje, pvz., „Microsoft Teams“.
  • Jei informacija laikoma vienoje platformoje, darbuotojai neeikvos laiko atidarydami kelias skirtingas programas, kad rastų tai, ko ieško.

3. Supaprastinkite technologijas

Debesies programas paprasčiau nustatyti nei naudoti vietinius sprendimus, tačiau tai nereiškia, kad nebus jokių bėdų. Kažkas – paprastai IT skyrius – turi jas prižiūrėti. Tai gali apimti vartotojų įtraukimą ir šalinimą iš programų, kai keičiasi jų vaidmenys įmonėje, programų integravimą su kitomis sistemomis, pvz., tapatybės prieigos valdymo sprendimu, ir trikčių diagnostikos problemas, su kuriomis susiduria programinę įrangą naudojantys darbuotojai.

Esant mažesniam programų, kurias reikia prižiūrėti, skaičiui, atlaisvinsite IT skyrių, kad jis galėtų dirbti su svarbesnėmis iniciatyvomis, kurios didins įmonės sėkmę.

Konsoliduokite programas, kad sumažintumėte išlaidas.

Sužinokite apie du pagrindinius išlaidų mažinimo būdus ir įvertinkite, ar jūsų organizacija pasiruošusi supaprastinimui ir optimizavimui.

Sužinokite daugiau

4. Gaukite geresnių įžvalgų

Duomenys yra vienas didžiausių jūsų verslo išteklių. Norint suprasti, kas yra jūsų geriausi klientai, atskleisti pardavimo tendencijas ir neatsilikti nuo gamybos iššūkių, reikia duomenų analizės. Bet jei klientų duomenys, finansinė informacija ir projektų planavimas yra padalyti kelioms programoms, galite praleisti svarbias įžvalgas.

Sujungus programas į vieną sprendimą arba gerai integruotų verslo įžvalgų įrankių rinkinį, žmonėms lengviau analizuoti visos įmonės duomenis ir atrasti svarbiausias įžvalgas, kurios padės priimti protingesnius sprendimus. Pavyzdžiui, jei jūsų komanda gali lengvai pasiekti kliento duomenis visais kliento gyvenimo ciklo sąlyčio taškais, ji gali numatyti poreikius ir teikti geresnes paslaugas. Pardavimo duomenų susiejimas su darbuotojų naudojimo duomenimis gali padėti suprasti, kaip efektyviau panaudoti savo išteklius. Be to, daugelis platformų pateikia svarbią metriką, kurią galite akimirksniu peržiūra.

5. Pagerinkite saugą

Šiuolaikiniame pasaulyje kiekvienas įrenginys, vartotojo paskyra ir programa yra potencialūs vartai piktavaliams, norintiems pavogti duomenis ar kitaip sutrikdyti jūsų verslą. Naudojant kelių skirtingų teikėjų programas kyla didesnė saugos pažeidimo rizika, nes daugelis žmonių pakartotinai naudoja tą patį slaptažodį keliose paskyrose. Jei pažeidžiama viena paskyra, įsilaužėliai gali panaudoti šią informaciją norėdami pasiekti kitas paskyras, įskaitant jūsų įmonės tinklą.

Sumažindami komandos naudojamų programų skaičių, supaprastinkite saugą. Kai darbuotojai naudojasi viena paskyra norėdami pasiekti kelias programas, visose jų programose galite pritaikyti tuos pačius saugos valdiklius. Turint mažiau stebimų programų, labiau tikėtina, kad užkirsite kelią saugos incidentams, iki jiems pridarant daug žalos jūsų įmonei.

Kaip žinoti, ar turite per daug programų

Daugelį debesies programų lengva rasti ir naudoti. Iš tikrųjų gali būti, kad nežinote visų programų, kurias naudoja jūsų įmonė. Tačiau net jei labai apgalvotai pasirenkate programas įmonėje, vis tiek gali būti sujungimo galimybių. Keletas indikatorių, kurie nurodo, kad jūsų įmonė naudoja per daug programų:

  • Skyriai ar projektų komandos naudoja skirtingas programas, atliekančias panašias funkcijas. Pavyzdžiui, jei jūsų rinkodaros komanda bendrina failus naudodama „Microsoft OneDrive“, o produktų kūrimo komanda naudoja „Box“.
  • Komandos nariai turi atsisiųsti duomenis iš vienos sistemos ir įkelti juos į kitą, kad atliktų darbą. Pavyzdžiui, pardavimo skyriui gali reikėti importuoti klientų informaciją iš pardavimo stebėjimo įrankio į projektų valdymo įrankį, atlikus pardavimą.
  • Svarbi informacija yra išsklaidyta keliuose skirtinguose įrankiuose, todėl darbuotojams reikia ieškoti keliose programose, kad rastų tai, ko jiems reikia.
  • Dėl nepakankamo matomumo savo įmonėje sunku susieti veiksmus tarp projektų, išteklių ir pajamų.

Debesies programos padeda jums ir jūsų komandai dirbti iš bet kurios vietos. Tačiau per didelis programų skaičius taip pat mažina efektyvumą. Norėdami pagerinti saugą, produktyvumą ir išlaidų valdymą, apsvarstykite visapusiškus sprendimus, kad sužinotumėte, ar yra galimybių sumažinti programų, kurias komanda naudoja kiekvieną dieną, skaičių. Arba gaukite išsamesnę analizę apie galimą programų konsolidavimo išlaidų taupymą ir atlikite savarankišką vertinimą, kad nustatytumėte, ar jūsų įmonei tikslinga supaprastinti programų ekosistemą.

Darbo pradžia su „Microsoft 365“

Tai jums pažįstamas „Office“ ir papildomi įrankiai, kurie padės geriau bendradarbiauti ir daugiau atlikti bet kuriuo metu, bet kurioje vietoje.

Pirkti dabar

Verslo įžvalgose ir idėjose nėra profesionalių mokesčių arba finansinių konsultacijų. Kreipkitės į savo mokesčių arba finansų specialistą, kad aptartumėte jūsų situaciją.