5 būdai, kaip padaryti grupės pokalbius geriausia vieta darbe

Ar jūsų komandos bendrauja telekomunikaciniu ryšiu, ar bendradarbiauja nuotoliniu būdu, ar tiesiog dirba įvairiose biuro patalpose, verslo pokalbių programinė įranga ir programos yra naujausi privalomi pagrindiniai darbo vietos elementai. Plėtojantis galimybei sujungti skirtingus bendradarbiavimo įrankius į vieną žiniatinklio, kompiuterio ir mobiliųjų įrenginių programą, nenuostabu, kad jų populiarumas vis didėja. Tiesą sakant, komandos pokalbių programų taikymas šovė į viršų praėjusiais metais: remiantis naujausiu tyrimu, jis padidėjo nuo 2,4 % iki įspūdingų 33,3 %. Nesvarbu, ar esate maža, vidutinė ar didelė įmonė, komandos pokalbiai yra įrankis, kurio nereikėtų pamiršti. Toliau pateikiami penki būdai, kad grupės pokalbiai taptų geriausia vieta darbe, siūlančia daugybę laiko ir pinigų taupymo sprendimų, įskaitant:

1. Dėmesio skyrimas nereikalingiems el. laiškams. Jei esate susidūrę su perpildytu gautų laiškų aplanku, suprantate, kad tokia situacija yra didelė šiandienos darbuotojų problema. Taigi, nenuostabu, kad 22 % (daugiau nei vienas penktadalis) apklaustų dirbančių profesionalų nurodė, kad pusė ar daugiau darbo laiškų, kuriuos jie gauna, jiems yra neaktualūs. Dar blogiau – 11 % (daugiau nei vienas iš 10) nurodė, kad 75 % arba daugiau jų aplanko Gauta užkemša nereikalingi el. laiškai. Tai didelis laiko ir išteklių eikvojimas. Tinkami biuro pokalbių sprendimai suteikia galimybę sukurti skirtingus pokalbių kanalus kiekvienai komandai pagal darbo srautus ar temas: tai puikiai tinka tiksliniams asmeniniams pokalbiams, pranešimams ir specialiems „ad hoc“ pokalbiams.

2. Komandiniam darbui skirto centro kūrimas. Galimybė sukurti funkcines grupės darbo sritis ne tik leidžia sumažinti besipučiančių gautų el. laiškų aplankų, bet ir suteikia galimybę suburti visus reikiamus žmones, kad jie galėtų greitai pasiekti dokumentus ir įrankius, nagrinėti duomenis ir gauti naujinimus iš programų, kurias komandos naudoja kiekvieną dieną. Taip pat galite tinkinti pranešimus, kad nepraleistumėte svarbios veiklos ar informacijos. Dabar visas turinys, įrankiai, žmonės ir pokalbiai yra pasiekiami reikiamoje komandos darbo srityje. Būtinai pasirinkite komandos pokalbių sprendimą, kuris suteikia įtaisytąją prieigą prie populiarių įrankių, pvz., „SharePoint“, „OneNote“ ir „Skype“ verslui, kurie trumpą pokalbį paverčia tiesioginiu pokalbiu akis į akį.
3. Galimybė į darbo dieną įtraukti asmeniškumo. Ar žinojote, kad kai internete pamatome šypsniuką, stimuliuojamos tos pačios smegenų dalys, kurias suaktyvina tikras žmogaus veidas? Komandos turėtų galėti į savo grupės pokalbio skaitmeninius pokalbius įtraukti šiek tiek malonių dalykų ir žmogiškumo – ir ne tik naudojant „Emoji“, bet ir lipdukus, GIF paveikslėlius ir kt. Kad būtų dar asmeniškiau, būtinai pasirinkite memų / makrokomandų daryklę, leidžiančią pasirinkti vaizdą ir jį tinkinti įtraukiant tekstą: jis tada išties taps jūsų.
4. Bendradarbiavimas neaukojant saugos. Rinkdamiesi verslo pokalbių sprendimą, būtinai pasirinkite siūlantį geriausias įmonės saugos ir atitikties funkcijas, įskaitant el. duomenų aptikimą ir teisinį sulaikymą, skirtą kanalams, pokalbiams ir failams, taip pat duomenų šifravimą visą laiką (tiek poilsio, tiek perdavimo metu) ir kelių dalių autentifikavimą, kad būtų sustiprinta tapatybės apsauga.
5. Raskite integruotą pokalbių centrą be jokių papildomų išlaidų. Sprendimas, kuriame jau įtrauktos „Microsoft Office“ galimybės, yra ekonomiškas ir išmanus būdas išbandyti verslo pokalbį. Pvz., „Microsoft Teams“ yra pokalbiais pagrįsta darbo sritis programų pakete „Office 365“, kurioje laikomas visas turinys, įrankiai, žmonės ir pokalbiai vienoje vietoje. Geriausia tai, kad ji be papildomo mokesčio yra įtraukta į „Office 365 Business Essentials“ „Business Premium“, „Enterprise E1“, „Enterprise E3“ ir „Enterprise E5“ planus, todėl lengva išbandyti. „Microsoft Teams“ veikia su „Windows“, „Mac“, „Android“, „iOS“ ir žiniatinklio platformomis. „Teams“ palaiko žiniatinklio klientą, naudojant „Microsoft Edge 12+“, „Internet Explorer 11+“, „Firefox 47.0+“ ir „Chrome 51.0“.

Sukurkite savo biurą dabar! Susipažinkite su „Microsoft Teams“ bei „Office 365“ ir sužinokite, kaip galite dirbti geriau bet kur ir bet kada, bet kokiame įrenginyje.

<!–

Related content:

Are you ready for GDPR? Check out the Modern Workplace webinar, Bridging the Generation Gap

–>