6 būdai pagerinti susitikimų internetu planus

Parašė Dianna Booher, „Microsoft“ kviestinė autorė

Pernelyg daug susitikimų internetu yra nepanašūs į susitikimus akis į akį energijos, įsitraukimo ar sukuriamų idėjų prasme.

Dažniausiai šie susitikimai internetu nukrypsta nuo plano vienu iš šių dviejų būdų: arba jie būna tylūs tarsi laidotuvės, kai vyksta nuolatiniai monologai, transliuojami gedėtojams, arba jie tampa panašūs į pulką pardavimo atstovų, kurie oro uosto laukiamojoje salėje švenčia didelio kontrakto laimėjimą – kiekvienas įsiterpia su savo nuomone, bet nėra jokios krypties ir į nieką nesutelkiamas dėmesys. Tačiau taip neturi būti.

Norėdami padaryti susitikimus internetu tokius gyvus ir produktyvius kaip susitikimai akis į akį, atsižvelkite į šias rekomendacijas:

1. Naudokite formalų planą.

Neturint plano, dalyviams pasiunčiamas signalas, kad ketinate tik „pasikalbėti“, o ne imtis reikalų, keistis idėjomis ir priimti sprendimus. Raštu įforminkite planą ir išsiųskite jį dalyviams bent kelias dienas prieš susitikimą, kad jie galėtų jį peržiūrėti ir pasiruošti.

Susitikimo metu taip pat kartkartėmis sugrįžkite prie plano. (Perskaitę toliau, suprasite, kodėl.)

2. Pateikite temas klausimo forma.

Venkite tokio temų formato:

–3 ketvirčio pardavimas

–Stendas ITH konferencijoje

–Konkurento rinkodaros kampanija rugpjūčio mėnesį

Vietoj to, pateikite temas kaip klausimus, kad diskusija būtų tikslinga, o ne padrikas kalbėjimas:

–Kokia 3 ketvirčio kvotos procentinė dalis įvykdyta iki šiol?

–Ar dalyvavimas ITH parodoje vertas 35 tūkst. eurų išlaidų ir 2 dienų laiko?

–Kokia geriausia strategija norint padidinti pardavimą, lyginant su „Logard“ rugpjūčio mėnesio rinkodaros kampanija?

Greitai pradėkite savo verslą naudodami „Microsoft 365“ kursą pradedantiesiems

Suteikite savo komandai galimybę produktyviai dirbti kiekvieną dieną iš bet kur naudojant „Microsoft 365“.

Sužinokite daugiau

3. Nurodykite kiekvienos plano temos formatą.

Rašytinėje darbotvarkėje nurodykite kiekvienos temos formatą: „Atvira diskusija“, „Tik ataskaita“, „Klausimai ir atsakymai“, „Dalyvių apklausa“, „Rekomendacijos“, „Sprendimo priėmimas“. Dažnai dalyviai išeina iš susitikimo manydami, kad sugaišo laiką, nes nebuvo pasiektas joks sprendimas. Bet jūsų, kaip susitikimo vadovo, tikslas galėjo būti tik iškelti problemą ir surinkti informacijos. Jei grupės nariams iš anksto pasakysite tikslą, jie jausis kažką atlikę net ir kalbant tokiomis temomis.

4. Skirkite laiko kiekvienai temai.

Vesdami susitikimą visada koreguokite konkrečiai temai skirtą laiką. Bet numatomas laikas leidžia kiekvienam suprasti, ko jūs tikitės. Jei jūsų plane nurodyta, kad Karolis turi pateikti ataskaitą apie laboratorinio tyrimo rezultatus, o skirtasis laikas yra 5 minutės, jis žinos, kad nereikia gaišti laiko kuriant 30 minučių ilgio skaidrių demonstraciją.

5. Nurodykite atsakingam asmeniui turėti su savimi reikalingą informaciją.

Jei tikitės, kad Marija atvyks į susitikimą su duomenimis kaip diskusijos pagrindu, nenustebinkite jos. Įtraukite jos vardą į planą ir pažymėkite ją kaip „atsakingą asmenį“, kad ji atvyktų pasiruošusi.

6. Apibendrinkite išvadas ir paveskite kam nors tolesnius veiksmus – tai turi būti PLANE.

Ypač vykdydami susitikimus internetu, nepamirškite, kad dalyviams kyla stipri pagunda nukreipti dėmesį į telefono ekraną ar dokumentų krūvas. Apibendrinkite pagrindines išvadas bei nutarimus ir užrašykite juos tuščiame pradinio plano stulpelyje. Tada paskutiniame stulpelyje įrašykite tolesnius veiksmus: kas už ką yra atsakingas ir iki kada tai reikia atlikti.

Viskas. Jūsų užbaigtas planas dabar atlieka susitikimo protokolo funkciją. Paskui pateikite tą galutinį planą dalyviams ir nepasirodžiusiems žmonėms (kaip atsisiunčiamą dokumentą, kad jie galėtų jį peržiūrėti vėliau)!

Susitikimo planas atlieka didžiausią darbą. Surengtas produktyvus susitikimas internetu!

Dianna Booher yra sėkmę pelniusi 47 knygų, išleistų 60-čia užsienio kalbų, autorė. Ji padeda organizacijoms bendrauti aiškiai, o vadovams išplėsti savo įtaką ir įkvėpti pasitikėjimo. Ji reguliariai rašo „Forbes“, „HuffPost“ ir „The CEO Magazine“ tinklaraščio įrašus. www.BooherResearch.com @DiannaBooher

Darbo pradžia su „Microsoft 365“

Tai jums pažįstamas „Office“ ir papildomi įrankiai, kurie padės geriau bendradarbiauti ir daugiau atlikti bet kuriuo metu, bet kurioje vietoje.

Pirkti dabar
Susijęs turinys
Verslo patarimai

Ar jūsų profesinis tobulėjimas parengtas nuotoliniam darbui?

Skaitykite daugiau
Verslo patarimai

Tausokite aplinką ir dirbkite namuose

Skaitykite daugiau
Verslo patarimai

Darbas naujais būdais: neįprastas struktūrinių schemų programinės įrangos taikymas

Skaitykite daugiau

Verslo įžvalgose ir idėjose nėra profesionalių mokesčių arba finansinių konsultacijų. Kreipkitės į savo mokesčių arba finansų specialistą, kad aptartumėte jūsų situaciją.