Projektų valdymo vadovas pradedantiesiems

Projektų valdymas yra nepaprastai svarbus verslo sėkmės veiksnys. Sistemingas visų proceso dalių stebėjimas gali būti naudingas kiekvienai organizacijai, sprendžiančiai problemą ar vykdančiai užduotį. 

Kas yra projektų valdymas? 

Bendrąja prasme projekto valdymas reiškia laikinos užduoties, turinčios apibrėžtą tikslą, įvykdymą taikant tam tikrą procesą ar metodiką. Tai gali būti taikoma bet kam, pradedant svetainės kūrimu ir baigiant vestuvių planavimu. Projekto valdymas skiriasi nuo kasdienių operacijų valdymo tuo, kad projektas yra laikinas.

Taigi projekto vadovas yra asmuo, atsakingas už šio proceso planavimą ir jo rezultatų stebėjimą. Ką daro projekto vadovas? Projekto vadovas apibrėžia projektą, pradeda jį vykdyti, seka įvairius jo elementus ir pasirūpina, kad jis būtų įvykdytas laiku ir laikantis biudžeto. Projekto vadovas taip pat atsakingas už lūkesčius, susijusius su tvarkaraščiais, tikslais ir projekto apimtimi, todėl svarbūs ne tik organizaciniai, bet ir vadovavimo bei bendravimo įgūdžiai.

Ar jums reikia projekto vadovo? Jei projektą sudaro kelios dalys ir su juo dirba keli žmonės (ar daugiau), tikriausiai atsakymas yra „taip“. Turint projekto vadovą padidėja tikimybė, kad projektas bus sėkmingas ir pelningas, nes pagal apibrėžtą metodiką dirbantis projekto vadovas gali padėti išvengti išlaidų viršijimo, nesuvaldyto projekto apimties išplėtimo ir kitokios painiavos. Nesuvaldytas projekto apimties išplėtimas yra terminas, kuriuo dažnai apibūdinamas projekto apimties išaugimas arba kitokių reikalavimų atsiradimas. Taip kartais nutinka tiesiog dėl nesusikalbėjimo. Remiantis 2018 m. atliktu tyrimu,  kuriame dalyvavo tūkstančiai projektų vadovų ir vykdomųjų direktorių iš įvairių pramonės sričių, vienas svarbiausių projekto sėkmės veiksnių yra sugebėjimas suvaldyti projekto apimtį. 

Tačiau kaip pasirinkti tinkamą projekto valdymo metodą, tinkantį jūsų verslui? Yra daugybė praktinių projekto įgyvendinimo būdų. Pagalvokite apie projekto esmę, kiek žmonių su juo dirbs, ar projekto etapo įvykdymas priklauso nuo kitų etapų įvykdymo ir pan. 

Toliau pateikiama informacijos apie laiko patvirtintus projektų valdymo tipus, kurie gali padėti jūsų verslui sistemingai vykdyti veiklą ir klestėti. 

Penki populiarūs projektų valdymo tipai

1. Kritinio kelio metodas

• Kritinio kelio metodas pagrįstas nuoseklia projekto užduočių vykdymo seka. Šį metodą geriausia rinktis, kai bent kelios užduotys, reikalingos projektui įvykdyti, priklauso viena nuo kitos. 
• Projekto vadovas, taikydamas kritinio kelio metodą, pirmiausia išvardija užduotis, tada nustato, kurios užduotys priklauso viena nuo kitos, o kurias užduotis galima atidėti neužlaikant viso projekto. Projekto vadovas ieško greičiausio būdo užbaigti projektą, kad tarp užduočių būtų kuo trumpesnės prastovos. 
• Taigi šiuo atveju svarbu chronologinė užduočių seka ir numatyta kiekvienos užduoties trukmė. Projektų valdymo programinė įranga taip pat gali padėti atlikti šiuos skaičiavimus. 

2.Krioklio metodas

• Krioklio projektų valdymo metodas taip pat pagrįstas nuosekliu vykdymu. Remiantis vienu iš tradicinių projektų valdymo metodu, projektas įgyvendinamas griežtai iš eilės atliekant susijusias užduotis. Metodui suteiktas krioklio pavadinimas, nes užduočių etapai eina vienas paskui kitą tik viena kryptimi kaip krioklys.
• Krioklio metodas geriausiai veikia tada, kai komandos nariai, prieš pradėdami savo užduotis, turi pasikliauti kitų užduočių atlikimu. Šis metodas taip pat tinka tada, jei, tikėtina, kad vykdant projektą nebus daug didelių netikėtumų ar pokyčių.
• Krioklio metodas leidžia tinkamai prižiūrėti projekto apimtį, nes sistemingas ir disciplinuotas požiūris padeda užtikrinti net didelių projektų kontrolę.

3.Lankstusis metodas

• Kaip galima spręsti iš pavadinimo, lankstusis (angl. „Agile“) metodas yra vienas lanksčiausių projektų valdymo metodų. Jis buvo sukurtas komandoms, kurios turi greitai reaguoti į rinkos jėgas ar klientų poreikius. 
• Taikant lankstųjį metodą projektas suskaidomas į iteracijų arba sprintų seką. Pavyzdžiui, programinės įrangos srityje sprintai paprastai apima viso produkto vieno aspekto kūrimą ir kokybės tikrinimą.
• Lankstusis metodas suteikia lankstumo, jei jūsų komandai neturi būti visiškai atsakinga už galutinius rezultatus. Pvz., jei pirmasis jūsų tikslas yra veikiantis projekto prototipas, lankstumas ir klientų atsiliepimai yra svarbesni už griežto protokolo laikymąsi. 

4.„Scrum“ metodas

• „Scrum“ priskiriamas platesnei lanksčiojo projektų valdymo kategorijai. Šis metodas tinka mažoms komandoms, kurios taikydamos trumpus, sukoncentruotus sprintus siekia iteracinių tikslų. 
• Šie sprintai trunka nustatytą laikotarpį, paprastai ne ilgiau nei keletą savaičių. 
• Iš esmės „Scrum“ metodas naudojamas siekiant suskaidyti didelį projektą į lengviau valdomas dalis. Taikant šį metodą, apibrėžiami komandos narių vaidmenys, nustatomi kiekvieno sprinto tikslai ir kiekvieno sprinto įvertinimo metodas.
• Kiekvienas sprintas taip pat turi apibrėžtą rezultatą. Sprinto komandos nariai paprastai vykdo trumpus, kasdienius patikrinimus sprinto metu ir apžvalginį susirinkimą sprinto pabaigoje.

5.PERT (programų vertinimo ir peržiūros technika)

• PERT metodas paprastai naudojamas kartu su kritinio kelio projekto valdymo metodu. Tai įrankis, kurio pagrindinis tikslas yra sumažinti projekto vykdymo išlaidas ir laiką.
• PERT metodas, dažnai naudojamas gamybos ar statybos projektuose, geriausiai tinka didelės apimties, sudėtingiems projektams, kurie turi apibrėžtą užduočių seką.
• Viena iš pagrindinių PERT savybių yra vaizdinė projekto užduočių ir laiko planavimo juostos diagrama. Toje diagramoje vartotojai piešdami rodykles gali apibrėžti kritinį kelią (žr. pirmiau). Šiame kelyje esančios užduotys yra užduotys, kurios būtinos norint užbaigti visą projektą. 

Kaip pasirinkti tinkamiausią projektų valdymo tipą

Toliau pateikiama keletas klausimų, kuriuos galite užduoti jūs ir jūsų komanda, kai nustatysite pagrindinį projekto tikslą ir uždavinius.

Kokia yra projekto sritis?

• Atsižvelgiant į tai, kurioje srityje dirbate, galima automatiškai pašalinti kai kuriuos projektų valdymo metodus. Vieni metodai tinka programinės įrangos kūrimui, o kiti tinka dideliems, nuosekliems projektams, pavyzdžiui, pastatų statybos projektams.

Ar jūsų tvarkaraštis lankstus?

• Jei projekto įvykdymo terminai griežti, geriau taikyti linijinės sekos projektų valdymo metodus tokius kaip kritinio kelio ar krioklio metodus. 
• Kokios yra pradžios ir pabaigos datos? Jei jos griežtos, turbūt geriau reikėtų naudoti linijinės sekos projektų valdymo metodus. Jei datas galima keisti ir kiti projekto aspektai yra svarbesni, tada labiau tiktų lankstusis metodas.

Koks jūsų biudžetas?

• Jei biudžetas fiksuotas, gali reikšti, kad turėsite fiksuotą įgyvendinimo tvarkaraštį. Todėl vertėtų pasirinkti tradiciškesnį metodą, pavyzdžiui, kritinio kelio ar krioklio metodą.
• Kai kurie projekto metodai, pvz., krioklio ir PERT, paprastai labiau tinka didesnėms komandoms. Jei neturite biudžeto didesnei komandai, tada nėra pagrindo naudoti šių metodų.

Su kokiomis komandomis dirbsite?

• „Scrum“ ir kitos lanksčiojo metodo formos labiausiai tinka tada, kai yra kelios mažos, savarankiškos komandos, kuriuos puikiai bendrauja tarpusavyje. 
• Ar reikalingi kokie nors specialūs vaidmenys? Lankstūs metodai gali padėti įvykdyti tokius projektus, kuriuose yra daug kintančių dalių ir kuriems reikalingos mažos, veržlios komandos.

Ar į projektą įsitrauks visos suinteresuotosios šalys?

• Jei laikui bėgant į projektą bus įtraukti jūsų klientai ar kitos suinteresuotosios šalys, turėsite į tai atsižvelgti, planuodami komandos dydį, sudėtingumą, grafiką ir biudžetą.
• Iteracinis, reaguojantis modelis, pvz., lankstusis metodas, yra naudingiausias tada, jei vykdant projektą nuolat sulauksite grįžtamojo ryšio ir atsiliepimų.
• O jei jūsų komanda ar jūsų klientai priešinasi pokyčiams, vertėtų pasirinkti metodą, kurį naudojant viskas išdėstoma iš anksto. 

Koks projekto sudėtingumo lygis?

• Sudėtingumas turi įtakos ne tik biudžetui, tvarkaraščiui ir komandos dydžiui, bet ir projekto įgyvendinimo metodikai. Paprastesnius, trumpesnius projektus, kuriems keliami aiškūs ir nustatyti reikalavimai, tinka krioklio ar panašus linijinės sekos metodas. 
• Ar projekto apimtis gali keistis? Imantis didelio, sudėtingo projekto taip pat gali būti naudinga taikyti tiksliau suplanuotą ir nuosekliai dokumentuotą metodą, pvz., kritinio kelio ar krioklio.

Kad ir kokį projektų valdymo būdą pasirinktumėte, pasirinktas metodas gali padėti lengviau pasiekti tikslą. Naudojant projektų valdymo įrankius, sudėtingą ir chaotišką užduotį gali pavykti atlikti produktyviai, bendradarbiaujant ir ekonomiškai efektyviai.