This is the Trace Id: fb7824f5a65e763a5aad1928e5524670

Kaip naudoti „Kanban“ sprendimą savo komandos užduotims valdyti

Moteris dryžuotais marškiniais ir akiniais, dirbanti nešiojamuoju kompiuteriu.

Susidūrus su kasdieniu komandų užduočių valdymu, „Kanban“ yra paprastas ir efektyvus įrankis, kuris gali turėti didelį poveikį jūsų našumui, efektyvumui ir galutiniam pelnui.

 

Pirmą kartą 1940-aisiais Japonijoje „Toyota“ išpopuliarino „Kanban“ sprendimą, kuris ilgą laiką naudoja fizines lentas, padedančias vizualizuoti galimas kliūtis ir valdyti bei pagerinti darbo eigą. Šiandien  taip pat lengva kurti skaitmenines lentas naudojant užduočių valdymo programinę įrangą, kuri siūlo daug patogių funkcijų ir tinkinimo, kad taupytumėte laiką ir automatizuotumėte procesus.  

 

„Kanban“ metodas tapo populiarus daugelyje IT įmonių, kurios naudoja lankstų projektų valdymo ir programinės įrangos kūrimo metodą, naudodamas kartotines darbo sekas, dar vadinamas „sprintais“. Tačiau visų dydžių įmonėms bet kurioje pramonės šakoje gali būti naudinga naudoti „Kanban“ lentos kasdienėms užduotims valdyti.

„Kanban“ sprendimas  

„Kanban“, kuri japoniškai reiškia „skelbimų lenta“ arba „iškaba“, naudoja lentas atskiroms užduotims suskirstyti į stulpelius, kad galėtumėte sutelkti savo dėmesį į vykdomą darbą, neprarasdami didesnių projektų perspektyvos. 

 

Paprastai „Kanban“ lentoje yra du pagrindiniai elementai: kortelės, kurios žymi užduotis, ir stulpeliai, kurie iliustruoja užduotis įvairiuose projekto etapuose. Stulpeliai paprastai padalyti į tris skyrius: „Užduotis“, „Vykdoma“ ir „Atlikta“. Arba, jei dirbate su konkrečiu projektu, pvz., kuriate naują programinę įrangą, galite pavadinti stulpelius „Projektavimas“, „Kūrimas“ ir „Tikrinimas“. 

 

Užduočių kortelės, kuriose paprastai yra kontroliniai sąrašai, užduotys ir žymos, paskirstomos trijuose stulpeliuose. Kol vyksta užduotys, kortelės juda lentoje iš kairės į dešinę ir padeda vizualizuoti jų būseną darbo eigoje – nuo „Užduotis“ iki „Atlikta“.  


 
Tiek fizinis, tiek skaitmeninis „Kanban“ procesas skatina komandos bendradarbiavimą ir produktyvumą, kad kiekvienas suprastų, kaip jo individuali veikla prisideda prie projekto. Kai kurios komandos organizuoja kasdienius susitikimus prie „Kanban“ lentos, kad galėtų atnaujinti būsenas, gauti atsiliepimų ir stebėti tendencijas.  

 

Kad „Kanban“ lenta būtų laikoma tinkama, joje turi būti ribotas užduočių elementų skaičius, kad būtų užtikrinta, jog nedirbate viršydami savo galimybių ribų. „Kanban“ taip pat padeda nuolat stebėti darbo eigą, kad išvengtumėte kliūčių ir jūsų komanda galėtų pažymėti, kurie elementai kaupiasi stulpelyje greičiau nei jį palieka.

Fizinės „Kanban“ lentos

Fizinės „Kanban“ lentos puikiai tinka komandoms, kurios neseniai susipažino su „Kanban“ koncepcija. Šias lentas lengva skaityti ir valdyti, nereikia interneto ryšio, o skirtingų funkcijų komandoms, kurios bendradarbiauja prie to paties projekto, gali pagerinti įsitraukimą darbo vietoje ir bendravimą.

Tačiau paprastai jos nėra idealiai tinkamos užduotims, kurioms reikia išsamesnių aprašų ir foninės informacijos.  Fizinėje kortelėje gali tilpti ribotas turinio kiekis, o skaitmeninėse lentose, didėjant darbo krūviui , gali tilpti beribis pastabų ir komentarų skaičius.   

Be to, fizinės lentos yra ne toks lanksčios, kai reikia sekti užduoties laiką ir laikytis konkrečių terminų. Skaitmeninės lentos suteikia tinkinamas ataskaitų parinktis, skirtas greitam eigos vertinimui ir retrospektyviniams našumo duomenims.  

Galiausiai, jei dirbate su nuotolinėmis komandomis, kurios retai dirba biure, beveik neįmanoma efektyviai naudoti fizinės „Kanban“ lentos. Skaitmeninė lenta leidžia komandai pasiekti užduočių valdymo sistemą bet kuriuo metu ir bet kokiu įrenginiu.

Vyras, dirbantis nešiojamuoju kompiuteriu prie stalo.

Paprastas projektų valdymas.

Visi valdo projektus. „Microsoft Project“ suteikia galimybę ir paprastumą sėkmingai įgyvendinti bet kokį projektą.
Sužinokite daugiau.

Skaitmeninės „Kanban“ lentos 

Jei nusprendėte, kad fizinė lenta, kurioje yra daug spalvingų pastabų, nebenaudinga, investavimas į užduočių valdymo programinę įrangą, kuri naudoja „Kanban“ metodo principus ir vaizdinę koncepciją gali būti tinkamas pasirinkimas jūsų komandai. Be to, skaitmeninė parinktis turi daug pranašumų, kurių fizinės lentos negali suteikti, pvz., duomenų vizualizavimo, priedų ir kortelių retrospektyvos.  
„Microsoft Planner“ lentos vaizdas

Ieškodami sprendimo, kuriame veikia „Kanban“ funkcija, dairykitės tokio, kuris padėtų kurti užduočių korteles su išsamiu turiniu, įskaitant kontrolinius sąrašus, žymas ir konkrečius terminus. Jis taip pat turi būti sinchronizuojamas su programomis , kurias dažnai naudojate, kad prie kiekvienos kortelės būtų galima pridėti teksto dokumentus, skaičiuokles ir pateiktis. Tokiu būdu jūsų komanda turės prieigą prie visų reikiamų duomenų vienoje vietoje neperjungiant programų.  

Kad galėtumėte perkelti užduotis į stulpelį „Atlikta“, taip pat apsvarstykite programinę įrangą, kuri gali automatiškai paversti užduoties būseną į skritulinę arba juostinę diagramą. Tai padės jums greitai gauti įžvalgų apie užduotis, kurios yra vykdomos, o kurios – ne. Pavyzdžiui, galėsite koreguoti ir perskirti užduotis, jei matote, kad vienas iš jūsų komandos narių reguliariai nespėja jų atlikti.

Galiausiai, kadangi vis daugiau įmonių pereina prie virtualios darbo jėgos, apsvarstykite debesų technologijos pagrindu sukurtus užduočių vadovus, kurie padės jums atlikti užduotis iš bet kur ir bet kokiame įrenginyje.

  „Kanban“ sprendimo naudojimo pranašumai

„Kanban“ lentos suteikia vientisą pagrindą nuosekliai ir struktūriškai  tvarkyti užduotis . Jos ypač patrauklios žmonėms, kurie identifikuojami kaip „vizualai“ ir labiau mėgsta naudoti diagramas, grafus ir kitus vaizdus informacijai interpretuoti ir dirbti su ja.  

Tinkamai sukurtos „Kanban“ lentos supaprastina darbo eigą ir sumažina trukdžius, kurie neišvengiamai kyla vykdant projektus ir užduotis. Taip yra todėl, kad visi komandos nariai yra nuolat susitelkę į darbo atlikimą. „Kanban“ lentos gali rodyti, kai konkreti užduotis sulaiko projektą, todėl prireikus lengva pakeisti planą.  

Galiausiai, „Kanban“ lentos sutelkia dėmesį į efektyvumo didinimą, nes užtikrina, kad komandos nariai neleidžia laiko nereikalingoms užduotims atlikti; o kiekviena užduotis prisideda prie didesnio tikslo. Todėl „Kanban“ gali gerokai padidinti komandos užduočių našumą.

Išvada

Viena iš populiariausių šiuolaikinės darbo vietos mantrų yra „Nustokite pradėti ir pradėkite baigti“. „Kanban“ sprendimas skiria didžiausią dėmesį užduoties užbaigimui. 

Jei jūsų komandai vis nesiseka atlikti užduočių, dabar yra puikus laikas išbandyti „Kanban“ metodą. Gali šiek tiek užtrukti nustatyti lentą ir sukurti tobulą procesą, tačiau turint ryžto ir nuolatinio tobulinimo požiūrį, jūs ir jūsų komanda ateityje turėsite daugiau produktyvių dienų.

Sužinokite daugiau apie užduočių valdymo programinę įrangą ,kuri pagrįsta „Kanban“ metodu.

Pradėkite dirbti su „Microsoft 365“

Tai jums pažįstamas „Office“ ir papildomi įrankiai, kurie padės geriau bendradarbiauti ir daugiau atlikti bet kuriuo metu, bet kurioje vietoje.
Pirkti dabar

Susijęs turinys

Verslo technologijos

Kodėl vaizdo konferencijos yra svarbios jūsų verslui: 10 pagrindinių pranašumų

Skaityti daugiau
Įmonės valdymas

8 būdai valdyti nuotolines komandas ir palengvinti sau gyvenimą

Skaityti daugiau
Įmonės valdymas

Kaip naudoti šiuolaikinę lanksčiąją „Scrum“ metodiką

Skaityti daugiau
Įmonės valdymas

Kaip užduočių valdymas gali padėti jūsų komandoms pereiti prie hibridinės darbovietės

Skaityti daugiau
Verslo įžvalgose ir idėjose nėra profesionalių mokesčių arba finansinių konsultacijų. Kreipkitės į savo mokesčių arba finansų specialistą, kad aptartumėte jūsų situaciją.

Sekite „Microsoft 365“