Sukurkite vaizdinį verslo proceso arba proceso eigos diagramos pavidalo vaizdą, kuriame apibrėžiami būsimi darbo eigos įvykiai.
Kaip procesų susiejimas gali padėti sėkmingai vystyti verslą
Kas yra procesų susiejimas?
Procesų susiejimas gali padėti sukurti verslo procesą arba proceso eigos diagramą, kurioje apibrėžiama būsimų darbo eigos įvykių seka ir kuri dažnai yra vaizdinis vaizdas. Vėliau procesų žemėlapiai leidžia vadovams ir projektų vadovams suburti komandas, padeda žmonėms suprasti, kur jie telpa projekte ir kaip jų darbas veikia kitus – galiausiai tai padeda pasiekti sėkmingą rezultatą.
Procesų žemėlapiai paprastai apibrėžia naują procesą arba pagerina esamą. Naudodamasis procesų susiejimo programine įranga, kiekvienas gali sukurti projekto vaizdinį vaizdą.
Procesų susiejimo pranašumai
Kai galite vizualiai matyti ir suprasti procesą nuo pradžios iki pabaigos, greitai išryškėja sritys, kuriose galima padidinti efektyvumą. Šis skaidrumas yra labai svarbus, ypač po pandemijos, kai lankstumas būtinas. Be to, proceso eigos diagrama gali padėti jums:
- Pateikti proceso dokumentaciją, atitiktį ir auditą.
- Peržiūrėti vaizdinį projektą nuo pradžios iki pabaigos.
- Vizualiai pateikti detales, kurios iš karto suprantamos, ir lengvai perduoti turinį vadovybei.
- Pabrėžti sudėtingumą ir dubliavimąsi, taip pat galimas problemas ir sprendimus.
- Pertvarkyti procesus į žingsnius naudodami lengvai suprantamą sistemą.
- Pamatyti, kaip komandos nariai yra susieti, ir tai padeda kurti prasmingesnį bendravimą.
- Suteikti jūsų komandai atskaitos tašką, kad galėtų užduoti ir atsakyti į strategiškesnius klausimus ir priimti labiau pagrįstus sprendimus.
- Sukurti srautų diagramų biblioteką, kurią galėsite naudoti, pakartotinai naudoti ir pritaikyti naujiems projektams.
- Teikti geresnius produktus ir paslaugas klientams.
Procesų susiejimo naudojimo būdai
Nesvarbu, ar dirbate pramoninėje aplinkoje, biure, sandėlyje ar sveikatos priežiūros įstaigoje, procesų susiejimas padeda jūsų komandai geriau suprasti, kaip jos darbas siejasi su kitais projektais. Bet kuriai mažai įmonei procesų susiejimų diegimas gali padėti iš karto nustatyti sritis, kurias reikia tobulinti, taip pat kada spręsti klientų, gamybos ar atsargų problemas. Pandemija paskatino vis daugiau žmonių pereiti prie hibridinio ir nuotolinio darbo, todėl komandos turi galėti lengvai, greitai ir efektyviai matyti, kaip projektai susiję.
Yra du procesų susiejimo naudojimo būdai: proceso eiga ir verslo procesas. Peržiūrėkite abu variantus, kad galėtumėte nuspręsti, kuris tinka jūsų projektui.
Proceso srautas
Proceso eigos diagrama padeda išsamiai parodyti ryšius tarp projekto ar srities komponentų. Ji padeda nustatyti standartus ir procedūras arba gali būti naudojama kaip užduočių gidas. Be to, ji padeda užtikrinti, kad komandos laikytųsi kiekvieno jūsų darbo eigos žingsnio numatyta tvarka.
Proceso eigos diagramos dokumentuoja arba tobulina procesą – arba tiesiog modeliuoja naują. Kai proceso eigos diagramos kuriamos naudojant procesų susiejimo kūrimo programinę įrangą, galite sukurti spustelėjamas piktogramas, kurios išplečiamos ir pateikia papildomą kiekvieno proceso etapo informaciją. Todėl prieš nustatydami darbo eigą arba verslo eigos diagramą su užduotimis, apsvarstykite galimybę apibrėžti visą procesą eigos diagramoje.
Verslo procesas
Vaizdo proceso eigos pavyzdys
Verslo procesas
Microsoft 365 Copilot
Sutaupykite laiko ir susitelkite ties svarbiausiomis užduotimis, padedami DI pagalbininko ir naudodamiesi verslui skirta „Microsoft 365“.
Verslo procesų susiejimas detaliai aprašo jūsų procesą. Nuo pradžios iki pabaigos jis parodo, kas turi įvykti, kad būtų pasiektas galutinis tikslas. Procedūroje nurodyti reikalingi dalyviai, jų užduotys ir užbaigimo datos. Ji suteikia jūsų komandos nariams priežastį, dėl kurios galima tikėti, ir įžvalgą apie bendresnius tikslus. Ji parodo jų vaidmens apimtį, kodėl jie svarbūs procesui ir kaip visi komandos nariai dirbs kartu, kad užbaigtų projektą.
Kaip ir visos procesų susiejimo diagramos, verslo procesų susiejimo kūrimas naudoja simbolius, kuriuos galima išplėsti ir gauti daugiau informacijos, kad būtų nurodyti sąlyčio taškai kelyje.
Verslo proceso diagramos pavyzdys
Procesų susiejimo tipai
Kadangi skirtingos įmonės ir projektai turi savo unikalių poreikių, visiems projektams naudoti tą patį proceso eigos diagramos stilių nebūtų geriausias šio įrankio panaudojimas. Todėl yra keli procesų susiejimo tipai, skirti konkretesniems poreikiams. Peržiūrėkite juos ir nuspręskite, kuris tinka jūsų projektui.
- Išsamus procesų susiejimas. Detalusis procesų susiejimas pateikia projekto smulkiausias detales proceso žemėlapio forma ir techniniu požiūriu rodo tikslius žingsnius, įskaitant įvestis, išvestis, rodiklius ir žmones, reikalingus procesui užbaigti. Sumažinkite painiavą, parodykite priklausomybes ir paruoškite savo komandą pradėti projektą bei išlikti susitelkusiai. Detalieji procesų žemėlapiai paprastai siejami su aukšto lygio pagrindiniu arba pirminiu proceso žemėlapiu.
- Dokumentų procesų susiejimas. Nustatyti projekto įvestis ir išvestis. Apibrėždami informaciją, kurios reikia kiekviename etape, taip pat išvestis (arba apčiuopiamus objektus ar paslaugas), susijusias su projektu, geriau suprasite, ko reikia jūsų komandai, ir turėsite supratimą apie galutinius rezultatus. Pridėjus dokumentų proceso žemėlapį prie detalaus proceso žemėlapio, suteikiamas skaidrumas apie kintamuosius ir sprendimus, kurie gali turėti įtakos jūsų darbui.
- Aukšto lygio procesų susiejimas. Pateikiama organizacijos procesų ir tikslų apžvalga. Projektams galite nurodyti skyrius ir vėlesnius vaidmenis, kuriems reikės atstovavimo. Naudojant procesų susiejimo programinę įrangą, kiekvieną skyrių ar vaidmenį galima padaryti spustelėjamą, kad būtų galima išsamiau peržiūrėti projekto poreikius.
- Atvaizduotas procesų susiejimas. Apibrėždami dabartinius ir būsimus procesus, galite gauti bendrą vaizdą apie tai, kaip veikia jūsų organizacija ar projektas. Ši apžvalga gali padėti rasti naujų būdų supaprastinti darbą, nustatyti svarbiausius suinteresuotuosius subjektus ir sąlyčio taškus, pagerinti darbo santykius ir sukurti procesą, kuris išnaudoja jūsų komandos laiką ir talentus.
- Takelių / tarpfunkcinis procesų susiejimas. Nustatomi projekte dalyvaujantys skyriai, procesas suskaidomas į žingsnius ir ištekliai paskirstomi tinkamiems žmonėms. Tai puikus būdas pamatyti procesą naujai, rasti tobulintinas sritis ir tiksliai nustatyti realias ar galimas proceso spragas ar persidengimus, kad galėtumėte numatyti ir planuoti iš anksto.
- Pridėtinės vertės grandinės procesų susiejimas. Suteikiama bendroji projekto apžvalga komandos nariams. Tai paprastas nesusietų langelių žemėlapis, leidžiantis iš pirmo žvilgsnio matyti procesą. Tai padarę, matysite, kokius suinteresuotuosius subjektus įtraukti į projektą, kad suprastumėte, kaip projektas vyks.
- Vertės srauto procesų susiejimas (VSM). Pavaizduojami, analizuojami ir tobulinami veiksmai, reikalingi produktui ar paslaugai pateikti, taip pat nustatoma ir pašalinama švaistymo. Svarbi taupiosios metodikos dalis: VSM nagrinėja proceso žingsnių ir informacijos srautą nuo pradžios iki pristatymo klientui. Jis paprastai naudojamas įmonėse, kurios gamina apčiuopiamas prekes vartotojams.
- Veiklos procesų susiejimas. Parodo pridėtinės vertės ir ne pridėtinės vertės veiklas procese. Šis vertės srautų susiejimo įrankis padeda nustatyti, kada ir kur šios veiklos vyksta, ir padeda atrasti sinergiją tarp suinteresuotųjų šalių ten, kur atsiranda galimybė pridėti anksčiau neegzistavusią vertę.
Darbo srauto procesų susiejimas
Kai kuriate proceso diagramą „srauto“ formatu, joje nebus Vieningosios modeliavimo kalbos (UML) simbolių. Vietoj to bus naudojamos informacinės žymos arba žodžiai. Tai puikus sprendimas bendraujant su žmonėmis, kurie nesupranta UML simbolių arba mieliau renkasi žodžius nei simbolius.
Verslo procesų susiejimo kūrimas užima laiko, bet jis to vertas. Suteikdami kiekvienam savo komandos nariui viziją, procesą ir jo užduotis arba tiesiog geresnį supratimą apie tai, kaip veikia jūsų verslas, galite nustatyti aiškias ribas, apibrėžti vaidmenis ir atsakomybes bei informuoti visus, ką jiems reikia žinoti ir kada. Ir jei manote, kad procesų susiejimas tinka tik verslui, kuris gamina apčiuopiamus rezultatus, pagalvokite dar kartą.
2018 m. JAV Nacionalinė medicinos biblioteka ir Nacionaliniai sveikatos institutai paskelbė straipsnį apie procesų susiejimo svarbą sveikatos priežiūroje. Pagal ataskaitą, procesų susiejimas padėjo sveikatos priežiūros specialistams, nes padėjo jiems:
- Išmokti ir susikurti bendrą supratimą
- Nustatyti tobulinimo galimybes
- Pritraukti projekto suinteresuotąsias šalis
- Apibrėžti projekto tikslus
- Stebėti projekto eigą
- Gauti paprastą planavimo metodą
Kurti procesų susiejimo diagramas, kurios atsiduria dėmesio centre
Taigi, nesvarbu, kokio tipo verslą valdote – ar tai būtų programinės įrangos kūrimas, sveikatos priežiūra, statyba, ar rinkodara – procesų susiejimas gali padėti dirbti sumaniau ir neatsilikti nuo plano. Smulkiojo verslo savininkams, prisitaikantiems prie darbo pasaulyje po pandemijos, procesų susiejimas padeda optimizuoti kiekvieną procesą, strategiją ir užduotį, o dėl to didėja efektyvumas, mažėja išlaidos, gerėja verslo sprendimai ir auga verslas. Be to, jis gali padėti komandai dirbti kartu pagal bendrą viziją, kad visi galėtų atiduoti viską, kas geriausia, įmonei ir klientams.
„Microsoft Visio“ kuria lengvai pritaikomus vaizdus, kad galėtumėte tvarkyti duomenis, pateikti įžvalgas, rodyti lengvai suprantamas diagramas ir atgaivinti procesų susiejimą. Norėdami sužinoti daugiau, peržiūrėkite šį žingsnis po žingsnio vadovą apie diagramų kūrimą naudojant procesų susiejimo programinę įrangą.
„Microsoft 365“ komanda yra sutelkusi dėmesį į išteklių bendrinimą, kad galėtumėte pradėti, vykdyti ir plėtoti verslą.
Pradėkite naudoti „Visio“
Naudodami „Visio“ vizualizuokite ir teikite idėjas, informaciją ir procesus iš beveik bet kurios vietos naudodami bet kokį įrenginį.
Susijęs turinys
Verslo technologijos
Šeši generuojamojo dirbtinio intelekto pranašumai mažosioms įmonėms
Verslo produktyvumas
Kaip naudoti dirbtinį intelektą, kad darbe būtumėte produktyvesni ir veiksmingesni
Verslo technologijos
DI ir produktyvumas: kaip naudoti DI įrankius darbuotojų patirčiai pagerinti
Verslo produktyvumas
Vadovas apie lankstųjį „DevOps“, skirtas smulkiajam ir vidutiniam verslui
Verslo įžvalgose ir idėjose nėra profesionalių mokesčių arba finansinių konsultacijų. Kreipkitės į savo mokesčių arba finansų specialistą, kad aptartumėte jūsų situaciją.
Sekite „Microsoft 365“