Pradedančiojo vadovas apie BPMN naudojimą kasdieniniame versle

Kas yra BPMN? 

Nepatikėsiu, kol nepamatysiu. Geriau vieną kartą pamatyti, nei tūkstantį kartų išgirsti. Parodyk, o ne pasakyk. Pagal šiuos ir panašius posakius sukurta verslo procesų modeliavimo notacija (BPMN) yra labai populiari įvairiausių tipų įmonėse, pramonės srityse ir specialistų gretose. Bet kas tiksliai yra BPMN ir kaip ji veikia? 

Trumpai tariant, BPMN – tai sekų schemų metodas, leidžiantis kurti ir bendrinti lengvai suprantamas diagramas. Šiose diagramose galima vizualiai modeliuoti verslo procesų veiksmus nuo pradžios iki pabaigos.  

BPMN adreso keitimo proceso diagrama
BPMN adreso keitimo proceso diagramos (aukščiau) pavyzdys 

Nors yra keli procesų modeliavimo metodai, BPMN greitai tapo faktiniu procesų modeliavimo standartu ir ne veltui. 

Kokios jos galimybės? 

Vienas iš svarbiausių BPMN privalumų yra galimybė kurti reikiamo paprastumo arba sudėtingumo eigų schemas. Todėl jas gali lengvai suprasti įmonės bet kokio lygmens (techninio ir ne techninio) suinteresuotosios šalys. 

Panašu, kad ši ypatybė ir lemia BPMN populiarumą.2016 m. tyrimo metu buvo nustatyta, kad 64 % įmonių yra suinteresuotos taikyti BPMN savo veikloje, kad supaprastintų verslo procesus. Dauguma įmonių kelia paprastą tikslą – sutaupyti pinigų mažinant išlaidas ir didinant produktyvumą.  

Kodėl to reikia? 

Rizika yra didelė. Atkreipkite dėmesį į šiuos statistinius duomenis iš 2018 m. įmonių tyrimo: 

  • 37 % respondentų atsakė, kad jų organizacijos vykdo daug aukšto lygio verslo procesų projektų;  
  • 93 % tyrime dalyvavusių organizacijų vykdo daugelį procesų tobulinimo projektų;
  • 79 % atsakė, kad modeliuodami analizuojamus ir planuojamus keisti procesus naudoja procesų programinės įrangos įrankius; 
  • be to, 65 % apklaustųjų sutiko arba tvirtai pritarė, kad BPM procesai ir technologijos padėjo jų organizacijoms pagerinti efektyvumą, universalumą ir klientų pasitenkinimą;  
  • vis dėlto dauguma (52 %) respondentų atsakė, jog tik retkarčiais modeliuoja ir dokumentuoja savo įmonės procesus.  

Be efektyvumo didinimo, yra ir kitų svarbių verslo procesų palaikymo motyvų: 

  • klientų pasitenkinimo didinimas; 
  • organizacijos reagavimo į situacijas gerinimas; 
  • verslo koordinavimo ir kontrolės tobulinimas;  
  • naujų produktų ar verslo sričių įvedimas; 
  • naujų reglamentų laikymasis; 
  • reagavimas į unikalius įvykius, pvz., įmonių sujungimą ar įsigijimą. 

Visos įmonės, pradedant nuo IT, finansinių paslaugų, draudimo ir gamybos ir baigiant švietimu, telekomunikacijomis, mažmenine prekyba, kompiuterių ir programine įranga, gali gauti naudos iš patobulintų verslo ar organizacinių procesų.  

Kaip BPMN naudojama? 

BPMN tikslas – visiems suteikti aiškų proceso vaizdą nuo pradžios iki pabaigos. Ji padeda sukurti vizualų kelią, užpildantį spragas, ir parodantį verslo veiklų, kurias reikia atlikti nuo proceso pradžios iki galo, seką.  

Štai keletas privalumų, kuriuos įmonės gali gauti naudodamos BPMN: 

  • paprastesnis bendravimas ir bendradarbiavimas siekiant tikslo; 
  • paprastai vizualiai parodomi veiksmai; 
  • galimybė pritaikyti atsižvelgiant į suinteresuotųjų šalių vaidmenis (pvz., analitikai, proceso dalyviai, vadybininkai, kūrėjai, išorinės komandos ir konsultantai); 
  • procesų metu kylančių problemų, kurias reikia išspręsti, nustatymas;
  • įžvalgos apie sritis, kurias galima patobulinti; 
  • skatinimas siekti aukštesnės kokybės rezultatų. 

Procesų modeliavimo pavyzdžiai 

Orientuoti į verslą 

Daugelis specialistų ir organizacijų nori modeliuoti labai aukšto lygio į žmones orientuotus procesus. Šiuo atveju, taikant keletą simbolių, reikia mažiau išsamių žinių apie BPMN, todėl notacija yra paprasta. Tačiau šiuos modelius taip pat galima koreguoti ir padaryti itin išsamiais, pritaikant IT ar technika užsiimančioms suinteresuotosioms šalims.

Štai keletas procesų tipų, kurie gali būti vizualiai pavaizduoti eigų schemose, pavyzdžių: 

  • klientų nusiskundimų telefonu tvarkymas; 
  • produktų pardavimas internetu; 
  • gamybos darbo eiga; 
  • draudimo pretenzijų apdorojimas; 
  • darbuotojų samdos diagramos; 
  • supažindinimo metodai; 
BPMN proceso šliuzo diagrama
BPMN proceso su šliuzu diagramos pavyzdys

Orientuoti į techniką 

Kaip buvo minėta anksčiau, galite kurti reikiamo detalumo diagramas. Pavyzdžiui, pavaizduodami į IT orientuotas proceso eigas, kodavimą ir kt.: 

  • B2B žiniatinklio tarnybas; 
  • vizualizuodami kodo vykdymą programoje; 
  • iliustruodami žiniatinklio svetainės ar programos struktūrą; 
  • parodydami, kaip vartotojai naršo svetainėje;  
  • parodydami duomenų srautus duomenų įrašų, procesorių ar ryšio tinklų sistemose. 

Naudodami sudėtingesnes versijas galėsite modeliuoti sudėtingus verslo įvykius, pvz., pranešimus, laikmačius, verslo taisykles ir klaidų sąlygas. Panagrinėkime daugiau šių sudėtingų BPMN versijų.  

BPMN 2.0 versijos elementai ir simboliai 

BPMN notacijoje yra penkių pagrindinių kategorijų elementų, o juose – daug įvairių formų bei simbolių. Pateikiamą trumpą jų apžvalgą. 

Srauto objektai 

Jie parodo verslo proceso veikimo būdą ir apima: 

  • veiklą: asmens ar sistemos atliekamą darbą arba užduotis (parodyta kaip stačiakampis užapvalintais kampais); 
  • įvykius: kas vyksta proceso metu: pradžioje, viduryje ir pabaigoje (parodyti kaip apskritimai); 
  • šliuzus: parodo proceso sekos eigos kelią (parodyti kaip deimantai). Kita išsami informacija gali apimti sprendimų aspektus. 

Duomenų objektai 

Jie suteikia informacijos apie proceso duomenis. Duomenys pateikiami keturiais būdais: 

  • duomenų įvestys (parodytos kaip puslapis su vienu užlenktu kampu ir rodykle dešinėn) – tai užduotys, kurios priklauso nuo duomenų. Jų negalima perkelti į priekį, kol bus surinkti konkretūs duomenys; 
  • duomenų išvestys (parodytos kaip puslapis su vienu užlenktu kampu ir ištisine rodykle dešinėn) naudojamos siekiant parodyti, kada procesas generuoja duomenis; 
  • duomenų rinkimas (parodytas kaip lapas su vienu užlenktu kampu ir trimis ištisinėmis linijomis apačioje per vidurį) – tai bet koks duomenų rinkimo veiksmas, kurio reikia procesui;  
  • duomenų saugyklos (parodytos kaip konteineris) naudojamos kaip vietos, kuriose renkami visi duomenys, gauti iš proceso. 

Jungiamieji objektai 

Jie jungia srauto objektus tarpusavyje arba su kita informacija ir parodo proceso srautą: 

  • sekos srautai (parodyti kaip ištisinė rodyklė dešinėn) vaizduoja vykdomų veiklų tvarką; 
  • pranešimų srautai (parodyti kaip punktyrinė rodyklė dešinėn su apskritimu kairiojoje pusėje) parodo pranešimus ir srauto tarp dalyvių tvarką; 
  • sąsajos (parodytos kaip punktyrinė linija) sieja tekstą ir artefaktus su įvykiu. 

Takeliai 

Šis terminas reiškia telkinius ir kryptis.  

  • Telkinys: vieno proceso „konteineris“. 
  • Kryptys: klasifikuoja veiklą telkinyje. Rodomos horizontaliai arba vertikaliai, jos padalija telkinį į skyrius ir parodo atsakomybę bei įvykių vietą.  

Artefaktai 

Jie suteikia papildomos informacijos apie procesą. Yra dviejų tipų artefaktai: 

  • grupės: parodytos kaip dėžės su įpjova; jos apima elementų grupes, parodydamos, jog jie yra susiję;  
  • tekstinės anotacijos: tiesiog pastabos (prieš kurias dedamas vienas atidaromasis skliaustas), kurias skaitytojai gali lengvai matyti nesigilindami į smulkmenas. Jos dar vadinamos komentarais. 

BPMN supaprastinimas naudojant programinę įrangą 

Kai reikia sukurti savo diagramą, nėra reikalo iš naujo išradinėti dviračio, ypač jei dar tik pradedate naudoti BPMN.  

Naudodami programinės įrangos įrankį galėsite greičiau kurti savo diagramas ir dėl to jūsų verslo procesų modelis taps efektyvesnis. Būtinai rinkitės programinę įrangą, leidžiančią: 

  • sparčiai pradėti sudaryti diagramas ir lengvai kurti BPMN srautų schemas naudojant paruoštus šablonus ir pavyzdžius;  
  • suteikti diagramoms profesionalią, patrauklią išvaizdą naudojant iš anksto paruoštas temas ir efektus; 
  • panaudoti intuityvias funkcijas, pvz., nuvilkimo, lygiavimo ir padėties nustatymo bei automatinio susiejimo, kad galėtumėte efektyviau kurti diagramas;  
  • dirbti turinio ekosistemoje, suteikiančioje pagrindinių BPMN 2.0 versijos formų (ir ne tik) rinkinį, sudarytą iš daugybės grafiškai skirtingų simbolių;  
  • gauti palaikymo lygį, kad galėtumėte kurti tiek bazines BPMN diagramas, tiek ir išsamesnes diagramas, apimančias išskirtinę logiką, išteklių ir vaidmenų informaciją, bazinę duomenų srauto informaciją ir bendravimo tarp dalyvių informaciją; 
  • ieškoti klaidų tikrinant savo diagramą pagal 76 logines taisykles, susijusias su vaizdinių elementų tikslumu, atsižvelgiant į BPMN 2.0 versijos standartą, ir gauti problemų sąrašą, kurį reikia peržiūrėti; 
  • įkelti savo pasirinktinį vaizdinių elementų tikslumo loginių taisyklių rinkinį;  
  • laisvai bendrinti savo darbą kaip saugų žiniatinklio saitą, priedą, atvaizdą ar PDF ir atsakyti į komentarus internetu; 
  • bendradarbiauti su kitais žmonėmis naudojant redagavimo vienu metu, komentavimo ir anotacijų funkcijas. 
  • bendrai redaguoti diagramas visiems komandos nariams, siekiant išlaikyti vieną tiesos versiją ir iki minimumo sumažinti prieštaravimus tarp versijų;  
  • matyti, kas dirba su konkrečiomis diagramos dalimis, gauti pranešimus apie pakeitimus ir pasirinkti, kada šiuos pakeitimus reikia sujungti į pagrindinį failą; 
  • integruoti su duomenimis susietas diagramas į „Power BI“ ataskaitų sritį. Šis integravimas gali padėti skatinti operacijų ir verslo analizę, todėl galėsite geriau suprasti bendrą vaizdą; 
  • automatizuoti verslo proceso darbo eigas savarankiškai, paspartinant kūrimo procesą ir suteikiant IT specialistams daugiau laiko sutelkti dėmesį į strategines iniciatyvas; 
  • pasiekti diagramas beveik iš bet kur naudojantis naršykle ar „iPad®“ programėle.

Darbo pradžios patarimai 

Pradedant įtvirtinusių verslo procesų savininkais ir baigiant analitikai, verslo procesų supaprastinimas yra naudingas visiems, nesvarbu, kokie paprasti ar sudėtingi jie būtų. Jei atrodo, kad informacijos yra truputį per daug, nepamirškite, kad galite sukurti paprastą BPMN diagramą ir ja remtis. 

Jei norite pamatyti, kaip ji veikia, yra daugybė šablonų ir mokomųjų vaizdo įrašų , kurie gali padėti sukurti bazinę diagramą, o šiek tiek susipažinę galėsite įtraukti daugiau informacijos. Norėdami sužinoti daugiau apie BPMN atitinkančių procesų ir programinės įrangos naudojimą žr. šį nuoseklų vadovą. 

Darbo pradžia su „Microsoft 365“

Tai jums pažįstamas „Office“ ir papildomi įrankiai, kurie padės geriau bendradarbiauti ir daugiau atlikti bet kuriuo metu, bet kurioje vietoje.

Pirkti dabar
Susijęs turinys
Produktyvumas

5 būdai, kaip integruotos internetinio kalendoriaus programos padidina produktyvumą

Skaitykite daugiau
Produktyvumas

Įdomesni susitikimai naudojant skaitmenines interaktyviąsias lentas

Skaitykite daugiau
Produktyvumas

5 būdai, kaip apklausos gali padidinti dalyvavimą susitikimuose internetu

Skaitykite daugiau
Produktyvumas

5 būdai, skirti bendradarbiauti nuotoliniams darbuotojams

Skaitykite daugiau

Verslo įžvalgose ir idėjose nėra profesionalių mokesčių arba finansinių konsultacijų. Kreipkitės į savo mokesčių arba finansų specialistą, kad aptartumėte jūsų situaciją.