Keturios el. pašto valdymo gudrybės

Ar vien mintis apie daugybę el. laiškų verčia jus nervintis? Ar jūsų el. pašto dėžutė yra pilna neskaitytų laiškų ir atidėtų vėlesniam laikui užduočių? 

Taip neturi būti. Svajonė apie tvarkingą gautųjų laiškų aplanką gali atrodyti nepasiekiama, bet ji yra arčiau, nei manote. 

El. paštas, kaip ir bet kuris kitas tinkamai naudojamas įrankis, palengvina gyvenimą. Turėdami intelektualų planą, savo gautųjų laiškų aplanką galite paversti viena geriausių pagalbinių bendravimo priemonių.  

El. paštas yra jūsų tapatybės dalis – akylai jį saugokite 

Šis principas gali būti laikomas auksine el. pašto valdymo taisykle. Užimtiems žmonėms yra laibai svarbu, kad jų el. pašto adresą gautų tik tie, kam jo reikia. Jeigu yra per daug vietų, kuriose pateikiate el. pašto adresą, be abejo, gautųjų aplankas bus perpildytas.  

Vienas asmens tapatybės apsaugos būdų yra kelių el. pašto adresų naudojimas. Turite savo „tikrąjį“ el. pašto adresą – tą, kurį naudojate kasdien. Kitą el. pašto adresą galite naudoti pildydami formas, pirkdami internetu ir t. t. Jei naudosite šį antrą adresą, reklaminiai pranešimai ir kiti nepageidaujami el. laiškai nepateks į jūsų pagrindinę el. pašto dėžutę ir ji liks tvarkinga.  

Pasaulyje, kuriame daugybė žmonių stengiasi rasti darbo ir asmeninio gyvenimo pusiausvyrą, atskiri el. pašto adresai yra puiki pradžia. Tiesiog naudokite programą, kuri padės laikyti paskyras vienoje vietoje, bet tvarkyti jas atskirai.  

Neatidėliokite 

Prokrastinacija gali sukelti problemų daugelyje jūsų gyvenimo sričių. Ir tai tikra tiesa, kai kalbame apie el. laiškus. Jeigu gavę el. laiškų, netvarkote jų iš karto, greitai turėsite netvarką.  

Pabandykite sudaryti gautųjų laiškų tvarkymo grafiką. Pavyzdžiui, galite planuoti tvarkyti el. laiškus tris kartus per dieną. Atlikite šią užduotį ryte, po pietų ir prieš eidami namo. Jeigu tvarkysite savo el. paštą tris kartus per dieną, vėliau šis darbas neužims visos dienos.  

Siekiant šio tikslo pravers technologijos. Išbandykite „iOS“ skirtą „Outlook“ funkciją Leisti mano el. laiškus.  Ši funkcija garsiai skaito el. laiškus ir pateikia patogią gautųjų laiškų ir kalendoriaus suvestinę. 

Nesvarbu, ar naudojate šią funkciją norėdami sužinoti, kas naujo jūsų darbo gautųjų aplanke, ar asmeninėje paskyroje, galite klausytis ir greitai rūšiuoti laiškus, naudodami paprastas balso komandas arba perbraukdami vienu pirštu. Norėdami atsakyti į el. laišką, tiesiog padiktuokite trumpą pranešimą ir išsiųskite jį. Ši funkcija puikiai tinka, kai norite pabaigti užduotis ryte važiuodami į darbą arba per pietų pertrauką, kai rankos yra užimtos.  

Naikinimas be gailesčio 

Naikinti el. laišką gali būti sunku. Net jei nemanote, kad šio laiško reikės ateityje, vis tiek sunku paspausti mygtuką. Tačiau turite tai padaryti.  

Labai svarbu naikinti neaktualius el. laiškus, nes juos palikus, gali tekti sumokėti proto ramybe. Žinodami apie netvarką gautųjų laiškų aplanke, galite jausti nerimą, net jei šitie laiškai nėra svarbūs. Reguliariai naikindami darbo el. laiškus, žengiate mažą žingsnį link streso lygio mažinimo.  

Vis dar nesate tikri, kad galite išsiugdyti šį įprotį? Išbandykite tarpinį variantą. Vietoj to, kad naikintumėte el. laiškus nedelsdami, perbraukite ir nustatykite, kad jie grįžtų į gautųjų aplanką patogesniu laiku. Likusius pašalinkite ir mėgaukitės savaitgaliu.   

Nereikia rašyti romano 

Kartais visi naudojame per daug žodžių. Rašant el. laiškus, lengva užsimiršti, ir parašyti per daug, nors dažniausiai tą patį galima pasakyti trumpesniu pranešimu. 

Mokykitės rašyti trumpesnius laiškus, kai susirašinėjate su kolegomis ir klientais, taip pat su draugais ir šeimos nariais. Rašydami trumpesnius el. laiškus, sutaupysite laiko, be to, jūsų pranešimas bus aiškesnis.  

Trumpų, informatyvių el. laiškų rašymas yra menas. Praktikuodamiesi jį įvaldysite, nors iš pradžių tai gali atrodyti sudėtinga. Netrukus pastebėsite, kad daugumą jūsų pranešimų sudaro vos keli sakiniai.  

Be to, norėdami greitai ir glaustai išdėstyti keletą minčių, galite naudoti ženklelių taškus. Jūsų pranešimų gavėjams patiks toks glaustumas, o jūs kasdien nuveiksite daugiau. 

Darbo pradžia su „Microsoft 365“

Tai jums pažįstamas „Office“ ir papildomi įrankiai, kurie padės geriau bendradarbiauti ir daugiau atlikti bet kuriuo metu, bet kurioje vietoje.

Pirkti dabar
Susijęs turinys
Įmonės auginimas

5 priežastys, kodėl verta sujungti debesies programas

Skaitykite daugiau
Verslo patarimai

Kaip fono suliejimas ir virtualus fonas sutelkia dėmesį į jus

Skaitykite daugiau
COVID-19

5 būdai, kaip dirbti namuose, kad jaustumėtės taip, lyg būtumėte biure

Skaitykite daugiau

Verslo įžvalgose ir idėjose nėra profesionalių mokesčių arba finansinių konsultacijų. Kreipkitės į savo mokesčių arba finansų specialistą, kad aptartumėte jūsų situaciją.